MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES COORATIENDAS VILLA ANDREA S.A

MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

COORATIENDAS VILLA ANDREA S.A

Bogotá, Noviembre- 2020

Servicio Nacional de aprendizaje SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

Competencia

Coordinar Talento Humano

“Entregable proyecto”

Elaborado por:

Karen Manuelita Rodríguez

Daniela Rojas Barreto

Valentina Sánchez

Juan David Silgado Guzmán

Juan Sebastián Silva Medina  

Ficha:

2144957

Bogotá D.C

2020

Tabla de contenido

Introducción

Implementar herramientas que permitan el desarrollo proactivo en las distintas áreas administrativas es de suma importancia por ello se implementa  un manual de procesos estructurado y enfocado en lograr identificar una empresa más organizada, analizando los factores como mapa de procesos en el cual se halla una caracterización de los diferentes procesos y procedimientos y por consiguiente diagramas de flujo en donde se identifica un orden clarificado de los pasos a seguir para el cumplimiento satisfactorio de los procesos además de esto se debe tener en cuenta un análisis de descripción de cargos el cual se evidencia las funciones a desarrollar por la persona que ocupe dicho cargo analizado. Pues si bien esto es importante para  permitir el desarrollo y mejora de distintas áreas de la empresa creando una visión hacia el orden y funcionalidad adecuada de la compañía.

El manejo adecuado de dichas herramientas permite que la entidad cuente con un orden apropiado frente a los procesos organizacionales ya que permiten el crecimiento para lograr un  desarrollo satisfactorio frente a los manejos de internos y externos de la organización

Objetivo General

• Establecer una organización de las diferentes funciones y procesos desarrollados en la empresa de tal modo que se logre la eficiencia y eficacia en la misma

Objetivos Específicos

• Especificar las capacidades, responsabilidades y habilidades requeridas para cada puesto de trabajo esto en las diferentes dependencias de la empresa  
• Establecer niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidades para el funcionamiento de la empresa
• Identificar de forma detallada y profunda el desarrollo de los distintos procesos y procedimientos que realiza la empresa con el fin de dar seguimiento a ellos y cumplir a cabalidad el objetivo de los mismos

Alcance

Se dirige a todo el personal implicado dentro de la micro empresa Cooratiendas villa Andrea S.A ya que el manual de procesos y procedimientos se establece para el cumplimiento de responsabilidades asignadas en las diferentes actividades realizadas allí  esto con el fin de ayudar en el cumplimento de las metas, desempeños y  desarrollo de la empresa. Como tienda de compras y servicios se destinan todos los esfuerzos a la gestión de ventas y comercialización de productos por ello es importante tener clarificación de los puestos de trabajo y por ende las funciones que estos deben realizar esto para lograr eficiencia y eficacia en la empresa

Términos y definiciones

Organigrama: El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional y el capital humano de una organización, que muestra la línea de reporte de todos los puestos y empleados, así como la relación entre los diferentes departamentos.

Manual de funciones: Es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.

Cargo: Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un organismo o una empresa “desempeñar un cargo”. Agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa

Mapa de procesos: Diagrama de valor, un inventario grafico de los procesos de una organización.

Proceso: Un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario

Procesos estratégicos: Son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo opera el negocio y cómo se crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización

Procesos misionales: Son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general, en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que emplean los mayores recursos

Procesos de soporte: Son aquellos que sirven de soporte a los procesos claves y a los procesos estratégicos. En muchos casos, estos procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios

Procedimientos: Es la forma específica de realizar un proceso o una parte del mismo.

Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de una secuencia de acciones rutinarias de pasos que se realizan, se basa en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas.

Símbolos: Es utilizada para la elaboración de diagramas de flujo, Cada símbolo tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interacción como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa.

Análisis y descripción de cargos: Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada

Entrevista: Aplica al empleado de forma individual, grupal y al supervisor uno de los mejores por ser de carácter presencial y las preguntas están relacionadas con el grado de instrucción del empleado experiencias y las funciones que tiene dentro de una empresa.

Cuestionario: Garantiza precisión y homogeneidad, deben ser idénticos en los mismos tipos de cargos, reflejan el nivel e identificación del empleado.

Observación: Dirigida a los empleados de las labores repetitivamente como operadores de línea de montaje, maquinaria y secretarios entre otros.

Bitácora de empleados: El empleado debe llevar un registro personal, en el registran sus actividades cotidianas, donde también anotan el tiempo que dedican a cada tarea.

Objetivo: Fin que se quiere alcanzar y al cual se dirige una acción 

Estrategia: Serie de acciones muy meditadas, encaminadas hacia un fin determinado.

Claridad: Proporcionar la información clara ordenada y concisa

Comunicación: Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre algún proceso y facilita la comprensión de ello.

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