MEJORA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO

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MEJORA DEL PROCESO DE
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO

Fundamentos de la Administración                 Alejandra Pech - 2769402

Profesor: Héctor Rodríguez                        Bertha Hernández - 2769490

Módulo #1 – Tema #3                                Lorena Montemayor - 2769462

Planteamiento del proyecto                        Miguel Fernández – 2767915

19 de enero, 2015                                        Mayabell Mercado - 2677818

INTRODUCCIÓN

Descripción de lo que se pretende analizar en el proyecto, con la finalidad de dar al lector una idea general y su relación con los temas del módulo.

En este proyecto se planteará una problemática de la empresa Ragasa Industrias S.A. de C.V. En la cual se identifico un problema, una falla en el área de administración en el departamento de cuentas por pagar, se implemento un análisis de proceso de pago en la cual se detecto un retraso debido a falta de información y errores por falta de capacitación por el lado de las empresas y parte de los empleados en los documentos que se entregan para realizar pagos a proveedores, el motivo por el cual la falta de comunicación eficaz falla en esta área porque carece de organización.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se realizo un anális en el proceso de cuentas por pagar y se detecto que tiene el margen de 35% de errores al recibir documentos con falta de información del centro de costos por departamento y el envío correcto de información para la forma de pago. Lo anterior impacta retrasando el cierre y en la acumulación de trabajo por lo cual se realizo el análisis para implementar estrategias que corrijan estos errores.

OBJETIVO

Lo que se pretende con este proyecto es obtener procesos ágiles y eficientes en la recepción de la documentación necesaria, implementar las estartegias, informar y capacitar a los empleados y cuantificar el impacto que tuvo la solucion a la problema asi como fluides en la informacion que se requiere que sea clara y consisa.

El alcance será para todas las áreas de oficinas centrales de Grupo RAGASA así como aquellas que tengan operaciones con el grupo.

Las posibles soluciones a la problemática son las siguientes:

• Creación de política con suficiente información para los usuarios.
• Información pública de centros de costos – número de cuenta.
• Responsabilizar a los usuarios del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
• Campañas de concientización y comunicación al personal.
• Plan de entrenamiento (manuales, material electrónico, apoyo visual, entre otros).

MARCO TEÓRICO

RAGASA es una empresa fundada en 1917 por Raúl García en Monterrey, Nuevo León. Es un importante eslabón de la cadena agroindustrial del país ya que atiende la demanda de aceites y productos de origen vegetal. Entre sus maracas se encuentran Nutrioli, Sabrosano, Ave, entre otras.

El método en el que se basa este proyecto es Lean Seis Sigma el cual mide y mejora la calidad en los negocios para eficientizar los procesos repetitivos. En este caso, el enfoque se utilizará para mejorar el tema de pérdida de tiempo en el área de contraloría, evitar el retraso y la falta de pago por error, todo esto con el fin de evitar inconvenientes que se puedan presentar asi como agilizar, capacitar al personal y dar mas fluides a la informacion.

DESARROLLO DEL PROYECTO

Los colabores son parte estrategica de la organización y como persona valiosa y digna, merece un trato congruente y respetuoso.

• ¿Cómo se lleva a cabo la planeación?,

 ¿se realiza de manera correcta de acuerdo con lo visto en clases?

• ¿Cómo se encuentra estructurada la organización?,

la estructura organizacional

•  ¿resulta esta opción eficiente?

• ¿De qué manera se lleva a cabo la dirección de los empleados en la empresa?,se implementa el trabajo en equipo junto con la coordinaion necesaria para su mayor desmpeño laboral asi logrando incrementar la efectividad

•  ¿existen líderes involucrados? Son un grupo de porfecionales, tecnicos calificados y operativos de alta experiencia que se han comprmetido  en lograr su mision y vision, son personas con espiritu empresndedor.

• ¿cómo se motiva a los empleados? Busca mejorar el bieneestar de su gente, sus condiciones y ambiente de trabajo e incrementar la tranquilidad y calidad de vida de sus colaboradores y sus familias, asi mismo, se considera que la seguridad industrial es una responsabilidad admiistraiva con enfoque participativ, cuyo principio fundamental es garantizar la seguridad y protecion de nuestros trabajadores por encima de cualquier compromiso de operación, desarrollado a traves del esfuerzo de nuestra gente, una activa cultura y preveencion de accidentes. Los empleados se realiza una motivacion moral

• En el área de control, ¿cuáles son las medidas de control que se llevan?, constantemente se realizan supervisiones en el area tanto de procesos administrativos y operacionales utilizando lean seis sigma acerelando y consolidando los procesos de mejora continua en ragasa, integrandose al modelo de calidad que rige las operaciones del grupo

•  ¿cómo se toman en cuenta? Mediantente la constante capacitacion de los empleados, implementando el lean seis sigma asi como llevando un seguimiento constante a los procesos e informacion para garantizar la eficiencia y eficacia de la calidad tanto como del servicio a los clientes asi como a los empleados.

• Innovación en las organizaciones

En ragasa se pretente estar inovando continuamente para un mejor desarrollo de la organización planteando nuevos implementos de capacitacion para los empleaos y nuevos metodos de procesos y calidad de productos siempre dando lo mejor de la empresa

• Administración de equipos de trabajo     en la administracion de equips de trabajo se pretende trabajar de la mejor manera procupandonos por los empleados y viendo por su seguridad y bienestar creando un mejor ambiente laboral

• Liderazgo organizacional y control      se trabaja base a fomentar el respecto entre empleados dandoles el lugar que se merecen e ir creciendo con ellos como equipo de trabajo sin distincion entre lideres y empleados llevando un control de las actividades dando seguimientos a los resultados y midiendo el impacto que se genera en el transcurso del proceso.

• Comunicación          la comunicación es muy importante en la empresa ya que asi se detectan mas rapido los posibles problemas, se informan a los altos directivos para buscar una solucion mas adecuada y precisa, con los porveedores se genera un lazo de compromiso manteniendo negociaciones honestas y basadas en criterios de competencia junta con ellos, sin proporcionarles ventajas indebidas que favorescan en la negociacion a unos sobre otros.

            Planeación estratégica

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