Manual De Normas Yprocedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

FARMACIA MULTIFARMACIAS

INTRODUCCIÓN

1. ASPECTOS ESENCIALES PARA GARANTIZAR UN MEJOR CONTROL TÉCNICO Y ECONÓMICO.

2. ATENCIÓN FARMACÉUTICA

2.1. Definición

2.2. Supervisión de la terapia medicamentosa

2.3. Servicios de Información de Medicamentos

2.4. Farmacovigilancia

2.5. Gestión y Aseguramiento de la calidad

3. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN DE LAS FARMACIAS

4. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN GENERAL DE LAS FARMACIAS

4.1. Áreas Fundamentales

4.2. Del Personal

4.3. De las Funciones Generales

5. EL ALMACÉN

5.1. Definición

5.2. Creación y Habilitación

5.3. Organización

5.4. Normas Generales de Almacenamiento

5.4.1 Conservación de las existencias

5.5. Procedimiento para la Confección del Pedido de Medicamentos

5.6. Control del Inventario

5.6.1. Subsistema de control

5.6.2. Recepción de Medicamentos, Efectos Médicos y Otras Mercancías

5.6.2.1. Recepción Preliminar

5.6.2.2. Recepción Detallada. El Informe de Recepción.

5.6.2.3. La Reclamación (mercancías)

5.6.3. Entrega de Productos por el Almacén (despacho)

5.6.3.1. Traslado al área de dispensación

5.6.3.2. Traslado al Dispensario

5.6.3.3. Entrega de productos a Otras Unidades

5.6.4. Devoluciones

5.6.5. Conteos Periódicos

5.6.5.1. Por el Responsable del Almacén

5.6.5.2. Por el Administrador

5.6.5.3. Por la Unidad Administrativa

6. EL ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

6.1. Definición y Organización

6.2. Existencia, Solicitud y Recepción de Medicamentos y Otros Productos en el

Área de Dispensación

6.3. Control del Inventario

6.3.1. Subsistema de Control

6.4. Procedimiento para el Expendio-Dispensación de Medicamentos

6.4.1. Dispensación de Productos a Través de Receta Médica.

6.4.2. Dispensación de Productos que no Requieren de Receta Médica

6.4.3. Procedimientos para la Dispensación de Medicamentos a través de la tarjeta

control

6.5. Servicio de Localización de Medicamentos

6.6. Servicio de mensajería

6.7. Formas de realizar el cobro al público

6.8. Entrega de medicamentos ordenados por Asistencia Social

6.9. Entrega de medicamentos de donación

6.10. Liquidación de caja

6.11. Entrega del turno

6.12. Conteos periódicos

6.12.1. Por el responsable de turno

6.12.2. Por el Administrador

6.12.3. Por la Unidad Administrativa

7. EL CONSULTORIO

7.1 Definición y Organización

8. CONSERVACIÓN DE LAS EXISTENCIAS CON LA CALIDAD REQUERIDA

8.1 Normas técnicas de almacenamiento

8.2 Control de las fechas de vencimiento

8.3 Loteo de los medicamentos

9. CONTROL DE PRODUCTOS CONTROLADOS Y PSICOTROPICOS

9.1. Control de controlados y psicotrópicos

10. INVENTARIO FÍSICO DE MERCANCÍAS

10.1. Condiciones de obligatoriedad

10.2. Organización del inventario

10.3. Método de realización del conteo físico

10.4. Valoración del inventario

10.5. Certificación y ajuste

10.6. Documentación

11. DETERMINACIÓN DE ABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTO

11.1 Metodología para el cálculo de los Máximos y Mínimos Optimos.

12. ÁREA TÉCNICO-ADMINISTRATIVA

12.1 Del almacén

12.2 Área de dispensación

12.3 Del consultorio

12.4 A justes del inventario

12.5 Del Reporte de Operaciones

12.6 Control de los Activos Fijos

12.7 Control de los Fondos Fijos

12.8 Del Control de Asistencia

12.9 Control del Fondo para Cambio

12.10 Conceptos de “Precio Público” y de “Otros Precios”

12.11 Implementación del Control Interno

12.12 Del Plan de Prevención

13. LEGISLACIÓN

13.1 Precios

13.2 Funciones

14. GLOSARIO

INTRODUCCIÓN

El manual de normas y procedimientos corresponde a la necesidad de aportar nueva información para actualizar la estructura organizacional de estas unidades comerciales farmacéuticas. Estableciendo el marco Normativo que fundamenta a los criterios de racionalidad, eficiencia y productividad operativa orientados hacia el logro de los objetivos institucionales.

La elaboración de este documento parte fundamentalmente de la necesidad de definir y establecer una estructura organizacional en estas unidades comerciales farmacéuticas, estableciéndose una nueva configuración de las áreas básicas que la integran, la cual a su vez, propone la definición y asignación de puestos y funciones en base a las actividades y responsabilidades de cada empleado y/o grupo de trabajo. Así como el establecer un conjunto de normas que definan las reglas aplicables a los procesos operativos, requeridas para desarrollar las actividades diarias de los trabajadores con los mayores niveles de seguridad, conocimiento, organización y eficiencia en todas las instalaciones en donde presten sus servicios.

Se considera que este Manual ayudará a alcanzar los objetivos fijados, además de unificar los procesos operativos en todas las unidades comerciales farmacéuticas.

Para evitar puntos débiles en el sistema de control de la venta y almacenamiento de medicamentos, se han plasmado, en este documento, procederes más apropiados y se incluyen con especial énfasis temas sobre:

- Procedimiento y periodicidad de los controles

- El área de Atención al Público

- Los Procedimientos de la Administración

- El Consultorio

- Control de productos controlados y psicotrópicos

- Atención Farmacéutica

- Gestión y Aseguramiento de la Calidad

Con el propósito de destacar la importancia de un grupo de acciones que son determinantes y sobre las cuales es necesario particularizar su atención, se presentan éstas de forma resumida en el capítulo 1, como: Aspectos Esenciales para garantizar un mejor Control Técnico y Económico.

Queda como obligación por parte de todos los empleados de las unidades comerciales farmacéuticas, el necesario estudio del Manual, el dominio del mismo y su participación para su enriquecimiento con la práctica cotidiana. Tiene una extraordinaria importancia para el perfeccionamiento de la atención y los servicios que se pretenden brindar a todos los clientes (internos y externos), así como del más efectivo control del destino de los medicamentos (almacenamiento y venta).

1. ASPECTOS ESENCIALES PARA GARANTIZAR UN MEJOR CONTROL TÉCNICO Y ECONÓMICO

CONTROL TÉCNICO

1. Cada unidad comercial farmacéutica debe tener un Cuadro Básico de Medicamentos que estará definido por productos de rotación en la zona donde se ubica la unidad comercial farmacéutica.

2. Todos los medicamentos deberán estar registrados correctamente en el sistema

SAV con la descripción y presentación del producto bien definidas, así como

su código de barras, precio venta, costo compra, iva, clasificación, etc.

3. Todos los productos deberán tener establecido un Máximo y Mínimo, calculado

preferentemente según su venta y demanda.

4. Controlar las fechas de caducidad de los productos manteniéndolas identificadas.

Eticketar con etiquetas verdes los productos que tengan una caducidad de seis

a tres meses, y con una etiqueta naranja las que tengan una caducidad menor

a tres meces, en ese tiempo se tiene que dar una solución para que el producto se

venda, ofertándolo o que se traspase a otra unidad comercial farmacéutica

donde pueda venderse más rápido (este proceso se controlara de esta forma,

mientras se analiza y define la regla de negocio para que se desarrolle en el

sistema SAV la opción para su control).

5. Conservar los medicamentos según las condiciones establecidas en las normas de

almacenamiento respectiva.

6. Los productos controlados, psicotrópicos y refrigerados estarán almacenados

separados del resto de los productos, bajo condiciones de seguridad y controles

adicionales requeridos por el producto y estipulados por la empresa.

7. Mantener los productos retenidos (devoluciones, mermas y vencidos) debidamente

identificados y separados del resto de las existencias; ya con la afectación del

ajuste en el sistema SAV.

8. Vender o utilizar primero el producto con fecha de vencimiento más próxima.

9. Solicitar recetas médicas en la venta de productos que así se especifique por la

cofepris.

10. Verificar que la receta médica tenga todos los datos requeridos. Fecha, firma del

medico y/o sello

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