Manual De Normas Y Procedimientos

Republica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del poder popular para la educación

Instituto universitario de tecnología

Pedro Emilio Coll

Manual de normas y procedimientos del departamento de compras

Realizado por:

• Sharain Gavidia C.I 25.323.883

• Oslay Monsalve C.I 25.902.841

• Euro Roo C.I23.258.613

• Elizabeth Soto C.I 25.659.636

Maracaibo, agosto del 2014

Departamento de compas

Manual de normas y procedimientos

Contenido del manual.

• Introducción.

• Base legal.

• Consolidacion y Programacion de compras institucionales

• Analisis de la programación de compras institucional

• Sumario de contrataciones trimestrales.

• Asignación de claves a usuarios.

• Seguimiento a la orden de compra

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Manual de normas y procedimientos

Introduccion del Manual

INTRODUCCION

El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras

constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo

requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades

relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y

prestación de servicios.

Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como

medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en

ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran

necesarios para el mejor desempeño de las actividades.

En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de

apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las

actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y

Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la

duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información

oportuna y claridad en la ejecución de las actividades.

Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las

necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el

entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a

esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de

Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas

.

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Base legal

Base legal.

1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134.

Decreto 6,233 Julio 2008.

2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de

2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008.

3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24

de Abril de 2009.

4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha

19 de Mayo de 2009.

5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21.

6. Normas Generales de Control Interno.

7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

Gaceta 28.

8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado”

9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y

Anticipo a Proveedores.

10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial

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ConsolidacionProgramacion de compras institucionales

 Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programaciónde compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional deContrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de ContratacionesPúblicas y su Reglamento.

 Normas especificas:

1. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales.

2. Cada unidad académica-administrativa, será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras.

3. El Departamento de Compras, informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.

4. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras, los movimientos ejecutados por las diferentes unidades

5. El Departamento de Compras, deberá dar acceso al Sistema Integrado

Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras.

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ConsolidacionProgramacion de compras institucionales

Descripcion del procedimiento.

Responsable Actividad

Jefe de Compras 1. Remite vía Web circular a las Unidades Académico-Administrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva.

Unidad Academica-Administrativa 2. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras, y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el lapso establecido por el Departamento de Compras.

3. Emite reporte de consolidación de compras.

4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.

5. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión.

Jefe de compras y funcionarios del dpto. de compras 6. Revisa en la página web del Sistema Nacional de

Contrataciones a través del Módulo Electrónico de

Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa.

Unidad academica-administrativa 7. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras.

Jefe de compras 8. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Programación de Compras.

9. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción.

10. Emite reporte de Programación Consolidada.

11. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas.

12. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones, listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD.

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ConsolidacionProgramacion de compras institucionales.

Descripción del procedimiento

Responsable Actividad

Jefe de compras 1. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema

Nacional de Contrataciones.

2. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC.

Sistema nacional de contrataciones (SNC) 3. Verifica los registros de la Programación de Compras:

13.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico - Administrativa, detallando los ítems a

modificar y apertura nuevamente el Sistema.

Jefe de compras 4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones

pertinentes.

a. Si toda la información está correcta, genera automáticamente el consolidado de la Universidad como

único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones.

b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios

Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.

c. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de

...