Manual De Normas Y Procedimientos

Republica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del poder popular para la educación

Instituto universitario de tecnología

Pedro Emilio Coll

Manual de normas y procedimientos del departamento de compras

Realizado por:

• Sharain Gavidia C.I 25.323.883

• Oslay Monsalve C.I 25.902.841

• Euro Roo C.I23.258.613

• Elizabeth Soto C.I 25.659.636

Maracaibo, agosto del 2014

Departamento de compas

Manual de normas y procedimientos

Contenido del manual.

• Introducción.

• Base legal.

• Consolidacion y Programacion de compras institucionales

• Analisis de la programación de compras institucional

• Sumario de contrataciones trimestrales.

• Asignación de claves a usuarios.

• Seguimiento a la orden de compra

Departamento de compras

Manual de normas y procedimientos

Introduccion del Manual

INTRODUCCION

El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras

constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo

requieran, la información ordenada y concisa acerca de los actividades

relacionadas con el proceso de contratación para el suministro de bienes y

prestación de servicios.

Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como

medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en

ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran

necesarios para el mejor desempeño de las actividades.

En este sentido, para las unidades administrativas este manual servirá de

apoyo en el proceso administrativo, por cuanto busca sistematizar las

actividades que presentan relación directa con el Departamento de Compras y

Comisión de Contrataciones de Bienes y Servicios, con el fin de eliminar la

duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información

oportuna y claridad en la ejecución de las actividades.

Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las

necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el

entorno que influyan directamente en las actividades internas. En función a

esto, el Departamento de Compras deberá informar al Departamento de

Organización y Métodos para las modificaciones o actualizaciones respectivas

.

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Manual de normas y procedimientos

Base legal

Base legal.

1. Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público Artículo 134.

Decreto 6,233 Julio 2008.

2. Ley de Contrataciones Públicas. Decreto 5.929 de fecha 11 de Marzo de

2008, Gaceta Oficial N°.5.877 de fecha 14 de Marzo de 2008.

3. Reforma Parcial Decreto N°.5.929, Gaceta Oficial N°.39.165 de fecha 24

de Abril de 2009.

4. Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas. Gaceta 39.181, de fecha

19 de Mayo de 2009.

5. Ley de Universidades Artículo 9, numeral 1 y artículo 26 numeral 21.

6. Normas Generales de Control Interno.

7. Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

Gaceta 28.

8. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad

Centroccidental “Lisandro Alvarado”

9. Normativa Interna de la UCLA para el Control de Anticipo para Gastos y

Anticipo a Proveedores.

10. Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial

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Manual de normas y procedimientos

ConsolidacionProgramacion de compras institucionales

 Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para la consolidación de la programaciónde compras a nivel institucional a fin de remitirla ante el Sistema Nacional deContrataciones, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley de ContratacionesPúblicas y su Reglamento.

 Normas especificas:

1. El Departamento de Compras, será la unidad encargada de suministrar las pautas a las unidades administrativas para la programación de las compras anuales.

2. Cada unidad académica-administrativa, será la responsable de la transcripción de los registros correspondientes a la programación de compras.

3. El Departamento de Compras, informará mediante circular el lapso establecido para la elaboración de la programación de compras y la transcripción en el SIAD y en el módulo de programación de compras del Servicio Nacional de Contrataciones.

4. El Departamento de Compras será el cuentadante ante el Sistema Nacional de Contrataciones y deberá monitorear a través del módulo Programación de Compras, los movimientos ejecutados por las diferentes unidades

5. El Departamento de Compras, deberá dar acceso al Sistema Integrado

Administrativo (SIAD) para que las unidades ingresen la información relacionada con la programación de compras.

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ConsolidacionProgramacion de compras institucionales

Descripcion del procedimiento.

Responsable Actividad

Jefe de Compras 1. Remite vía Web circular a las Unidades Académico-Administrativas informando el lapso en el cual estará abierto el modulo de programación de compras para la información respectiva.

Unidad Academica-Administrativa 2. Ingresa en el SIAD al Módulo Programación de Compras, y registra las compras a efectuar durante el ejercicio fiscal, en el lapso establecido por el Departamento de Compras.

3. Emite reporte de consolidación de compras.

4. Ingresa al Sistema Nacional de Contrataciones en el Modulo Programación Electrónica de Compras y transcribe la información de la programación de compras para el ejercicio fiscal de acuerdo al instructivo respectivo.

5. Informa al Departamento de Compras vía telefónica o correo electrónico sobre la transcripción de la información sobre la programación de compras para su revisión.

Jefe de compras y funcionarios del dpto. de compras 6. Revisa en la página web del Sistema Nacional de

Contrataciones a través del Módulo Electrónico de

Programación de Compras la información transcrita por el funcionario responsable de cada unidad académicaadministrativa.

Unidad academica-administrativa 7. Informa al Departamento de compras a través de Memorándum o correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción de la Programación de Compras.

Jefe de compras 8. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Programación de Compras.

9. Emite reporte de unidades que no completaron la transcripción.

10. Emite reporte de Programación Consolidada.

11. Genera un listado para verificar el registro de la información por parte de las unidades académicas-administrativas.

12. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones, listado con la información que han transcrito cada una de las unidades y efectúa la conciliación con los reportes del SIAD.

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ConsolidacionProgramacion de compras institucionales.

Descripción del procedimiento

Responsable Actividad

Jefe de compras 1. Realiza el cierre de la Programación de Compras al Sistema

Nacional de Contrataciones.

2. Emite el Certificado de envío de la data por el Modulo de Programación de Compras del SNC.

Sistema nacional de contrataciones (SNC) 3. Verifica los registros de la Programación de Compras:

13.1. Si existe alguna discrepancia, emite correo electrónico al Jefe de Compras y a la Unidad Académico - Administrativa, detallando los ítems a

modificar y apertura nuevamente el Sistema.

Jefe de compras 4. Monitorea que cada funcionario realice las correcciones

pertinentes.

a. Si toda la información está correcta, genera automáticamente el consolidado de la Universidad como

único ente en el Sistema Nacional de Contrataciones.

b. Elabora memorando informativo al Vicerrectorado Administrativo con una copia a la Dirección de Servicios

Generales y Rectorado donde se indica el cierre de la Programación anual de compras.

c. Entrega copia del reporte de aprobación emitido por el Sistema Nacional de Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo respectivo.

secretaria 5. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva en la carpeta correspondiente.

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Analisis de la programación de compras institucional.

 Objetivo: Establecer las actividades a ser ejecutadas para el análisis de laprogramación de compras institucional que permita un desembolso financiero por parte de la Universidad con criterio de eficiencia, eficacia y economía.

 Normas Específicas

1. Al inicio del ejercicio fiscal y una vez consolidada la Programación de Compras Institucional, el Departamento de Compras informará a las unidades ejecutoras la adquisición de bienes o contratación de servicios que por su monto (a nivel institucional) superen las 2.500 U.T y deben ser centralizadas a través de esta unidad, a objeto que las mismas se planifiquen de acuerdo a sus necesidades.

2. El Departamento de Compras, a los efectos de garantizar el suministro de bienes y prestación de servicios que por sus características o recurrencia dificulten planificar la modalidad de selección de contratistas, podrá establecer un contrato marco bajo el esquema de lista de precios e informará oportunamente a las unidades académicas y administrativas el procedimiento a seguir para esta modalidad.

3. El Departamento de Compras de forma conjunta con la Comisión de Contrataciones emitirá el cronograma de las contrataciones, que posibilite a las unidades académicas y administrativas establecer sus requerimientos oportunos.

Descripción del procedimiento.

Responsable Actividad

Jefe de compras 1. Una vez realizada la conciliación de las compras a nivel institucional, analiza los rubros que fueron considerados por las unidades ejecutoras y determina mediante análisis técnico aquellos que por su cantidad y monto superan las unidades tributarias establecidas a nivel Institucional.

2. Elabora el listado de rubros centralizados.

3. Presenta listado de rubros centralizados al Vicerrectorado

Administrativo para su consideración.

4. Emite circular para las unidades académicas-administrativas

señalando los rubros centralizados y la fecha de recepción de las requisiciones.

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Sumario de contrataciones trimestrales.

 Objetivo:

Establecer las actividades a ser ejecutadas para informar al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de las adquisiciones de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras por cada procedimiento previsto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento efectuadas por las unidades académicas-administrativas de la UCLA.

 Normas Específicas:

1. El lapso establecido para que las unidades ejecutoras transcriban la información en el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD será de 15 días continuos a partir del cierre del trimestre.

2. La información a transcribir en el Sumario de Contrataciones, se realizará a través de la página web www.snc.gob.ve. En el modulo denominado “Módulo Sumario de Contrataciones” diseñado por el Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) de acuerdo al instructivo respectivo.

3. El Director y/o responsable de cada unidad académica-administrativa, deberá revisar el resumen de los procesos de contratación ejecutados antes de notificarle al Departamento de Compras que culminó la transcripción de la información satisfactoriamente.

Formularios utilizados.

Descripcion Origen Responsable Medio

Sumario de contrataciones

SIAD Unidad académico-administrativa Electrónico-fisico.

Descripción de procedimiento

Responsable Actividad

Jefe de compras 1. Envía circular, en el que informa a las unidades que el Modulo de Sumario de Contrataciones del SIAD y SNC, estará abierto en un período determinado para la transcripción de las compras realizadas.

Unidad académico-administrativa. 2. Ingresa al SIAD y realiza Sumario de Contrataciones y el cierre correspondiente.

3. Emite reporte de Sumario Consolidado.

4. Registra en el Modulo del SNC Sumario de Contrataciones, las compras efectuadas durante determinado Trimestre, en el lapsoestablecido para ello.

Departamento de compras

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Sumario de contrataciones trimestrales.

Descripción del procedimiento

Responsable Actividad

Jefe de compras y/o funcionarios del departamento. 5. Monitorea a través del Módulo de Sumario de Contrataciones del Sistema Nacional de Contrataciones a los usuarios responsables de cada unidad con el fin de verificar el cumplimiento de la transcripción correspondiente.

Unidad academica-administrativa. 6. Informan al Departamento de compras vía correo electrónico, la culminación de la fase de transcripción del Sumario.

Jefe de compras 7. Terminado el plazo, cierra el Módulo de Sumario de Contrataciones.

8. Emite reporte de unidades que no cerraron.

9. Emite reporte consolidado de sumario trimestral.

10. Solicita vía correo electrónico al Sistema Nacional de Contrataciones, el reporte del sumario trimestral a nivel institucional.

11. Verifica la información que han transcrito cada una de las unidades y luego realiza la conciliación con los reportes del SIAD.

a. Si posee errores la información en el sistema, se le informa tanto por correo electrónico como vía

telefónica a la unidad responsable a fin de que verifique la información.

b. Si no posee errores, de acuerdo a los parámetros establecidos en el módulo genera el cierre del

trimestre ejecutado a través del sistema.

12. Emite en Modulo de Sumario de Contrataciones del SNC, el certificado de envío de los datos transcritos por las unidades académico-Administrativas.

13. Entrega copia del reporte emitido por el Sistema Nacional de

Contrataciones (SNC) a la secretaria para el archivo

respectivo.

secretaria 14. Recibe reporte emitido por el SNC y archiva.

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Manual de normas y procedimientos.

Asignación de claves a usuarios.

Objetivo:

Establecer las actividades a ser ejecutadas para la asignación de claves a los usuarios que utilizarán el Sistema Nacional de Contrataciones para el registro de la información correspondiente al proceso de compras.

Descripción del procedimiento.

Responsable Actividad

Unidad academica-administrativa 1. Envía memorando al Jefe de Compras indicando los datos de identificación del funcionario designado por el Jefe de la Unidad,

el cual será responsable de accesar a los Módulos del Sistema Nacional de Contrataciones.

Jefe de compras 2. Recibe el memorando e ingresa al sistema para crear las claves

y editar la información de cada usuario.

3. Si el funcionario va a ingresar al modulo de programación de compras, el Sistema Nacional de Contrataciones le crea directamente la contraseña.

4. Si la clave será usada para ingresar a los módulos de

programación de compras, sumario de contrataciones y Evaluación del Desempeño, envía memorando al funcionario designado por el Jefe de la Unidad Académico - Administrativa

en el que indica el login y contraseña para accesar a dichos módulos.

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Manual de normas y procedimientos.

Seguimiento a la orden de compra.

 Objetivo:Establecer las actividades a ser ejecutadas para el seguimiento de las órdenes de

compras emitidas y no servidas que permita el cumplimiento oportuno por parte de los proveedores seleccionados.

 Normas Específicas:

1. Es responsabilidad de cada Jefe Sectorial de Compras de las secciones adscritas al Departamento de Compras, realizar el seguimiento de las órdenes de compras e informar al Director de Servicios Generales, cualquier inconveniente que se presente.

2. El Departamento de Compras previa notificación de la unidad receptora del bien o servicio, deberá informar al Registro de Proveedores y Contratista de la Institución, sobre los proveedores que no hayan cumplido con la entrega del bien o prestación del servicio a la fecha estipulada en la orden de compra, con la finalidad de que canalice a través de la Consultoría Jurídica la rescisión del contrato y la ejecución de las fianzas antes de su vencimiento.

3. Trimestralmente, la Dirección de Servicios Generales a través del Departamento de Compras deberá informar al Vicerrectorado Administrativo sobre la ejecución de la programación y el cumplimiento de los proveedores.

Formularios utilizados

Código Descripción origen responsable Medio

MPC-F.07 reporte de ordenes de compra Departamento de compras Jefe de compras / jefe sectorial de compras Electrónico-fisico

Descripción del procedimiento.

Responsable Actividad

Jefe de compras 1. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y genera

mensualmente el reporte de órdenes de compras para verificar el status de la misma.

2. Analiza junto al Jefe Sectorial de Compras el reporte de compras, señalando las órdenes de compras emitidas y no servidas a la fecha.

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Seguimiento a la orden de compra.

Descripción del procedimiento.

Responsable Actividad

Jefe sectorial de compras 3. Se comunica con la unidad y los proveedores asignados a cada

orden de compra que se encuentre pendiente para verificar la situación que presenta.

4. Elabora informe a la unidad en caso de que la misma no esté servida, indicando los motivos señalados por el proveedor.

5. Recopila la información obtenida del seguimiento efectuado y junto con el Jefe de Departamento, elabora un informe dirigido

al Vicerrectorado Administrativo con copia al Registro de

Proveedores y Contratistas de la UCLA para su conocimiento y

fines consiguientes.

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