Manual De Organizacion Ejemplar

. Introducción

Una de las principales causas del desarrollo del presente documento es la necesidad de llevar a cabo en nuestra institucion un plan de desarrollo organizacional consecuente con el crecimiento que va tomando dicha empresa y con la aplicación de herramientas como por ejemplo el Empowerment que favorece para el fortalecimiento de la organización a traves del trabajo en equiop y la motivación. Nuestra empresa en la actualidad cuenta con una organización definida pero informal, en ese sentido todos los integrantes de la organización saben sus funciones, pero existen distorsiones en lo referente a la toma de decisiones, ademas de funciones distorsionadas por parte del nivel directivo, lo que genera desorden en las decisiones y en las responsabilidades.

No existe un diseño formal de los puestos, existe un diseño conceptual y muy general, sobre todo de las aptitudes conductuales y de entorno especialmente.

El proyecto que desarrollo en este trabajo involucra y esta dirigido a el personal que labora directamente en la organización, ya que siendo una empresa de servicios de salud considera entonces a personal medico, administrativo y asistencial, además se analiza puestos de todos los niveles entre ellos el gerente, director médico, etc.

Una razón mas a considerar es que personalmente considero que los aspectos de administración de personal son los principales factores por los cuales una empresa surge en nuestro medio.

2. Análisis de la situación actual de la empresa

La empresa actualmente es considerada una empresa sui generis en el sentido de que se ha especializado en concesiones de servicios de salud, en este sentido estamos frente a una nueva concepción de servicios de salud eminentemente privada, que se basa en sus propios recursos e ingresos.

Su principal giro es el de prestación de servicio de salud, en ese sentido se ha alcanzado muy buenos niveles ya que en su primer año de funcionamiento se ha logrado aumentar la cantidad de atenciones en por lo menos 400%, usando como únicas características principales de nuestro servicio son los siguientes:

n Infraestructura adecuada.

n Presentación e higiene del local.

n Personal medico de excelente nivel.

n calidad en la atención.

En la actualidad, estamos procurando reforzar y desarrollar cuatro aspectos primordiales para continuar nuestro crecimiento los que podemos enumerar de la siguiente manera:

n Aplicación de marketing directo

n Desarrollo organizativo

n Desarrollo de gestion de calidad

De acuerdo a lo ya mencionado el presente trabajo pretende servir de base en el desarrollo organizativo y en el elaboración de un manual de normas y funciones moderno y aplicable, ya que actualmente solo se cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo.

3. Identificación de los puestos

Puestos a describir:

I. Administrativos:

1.CAJERO.-El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes(pacientes), para ello posee un software cuyos requerimientos son básicamente de rapidez en la atención.

Al final del dia el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del dia incluidos los ingresos en efectivo y en tarjetas de credito.

En el caso de de la Clinica contamos con tres tipos de cajeros:

- Cajero principal.

- Cajero centro Odontológico.

2. RECEPCIONISTA DIGITADORA(4).-La recepcionista digitadora se desempeña en el area de admisión, en dicha area se abre las historias clínicas de pacientes de atención ambulatoria, se toman los datos de pacientes que se van a realizar exámenes para carnets sanitarios y exámenes prenupciales, así también se abre historias a los pacientes del centro odontológico.

Bajo esos términos la recepcionista digitadora se encarga de digitar en el sistema informatico los datos de filiación del paciente, y aperturar la historia clínica en forma física, además debe mantener en orden el archivo de historias clínicas. Además tiene funciones como la de programación de citas para cada uno de los consultorios, también dan información sobre todos los servicios que brinda el Clinica a los pacientes.

3.SECRETARIA DE GERENCIA.- La secretaria de gerencia realiza labor de apoyo al director medico y al gerente de la empresa, tipeo en computadora, realiza cotizaciones, concerta citas y ordenamiento de documentos. Realiza también las llamadas concernientes a las actividades de el Director Medico y del Gerente.

4.ASISTENTE CONTABLE.- La asistente contable se encarga de todo el registro y cargado en el sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de ventas, registro de compras, planillas, tramites tributarios, etc.

5.CONTADOR.- Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las actividades normales, debido principalmente a que siendo una empresa concesionaria de un órgano de gobierno local debe de contribuir con un sentido objetivo en buen manejo de los recursos de la empresa.

6.ENCARGADA DE CARNETS SANITARIOS Y PRE-NUPCIALES.- Realiza labores diferenciadas para cada caso en lo referente a carnets sanitarios se encarga del llenado de los datos de filiación a los pacientes en formatos, luego lo guía en el circuito que significa la extracción de una muestra de laboratorio, un placa radiografía y la entrega de un certificado medico y su respectivo carnet sanitario.

En el caso de los exámenes prenupciales se realizan los mismos exámenes uxiliares luego pasa a una consejeria para luego emitirle su respectivo certificado medico del CLINICA.

8.CHOFER.- Su labor es la de movilizar tanto al personal medico y al auxiliar para los servicios médicos a domicilio, de otro lado también moviliza al personal para tramites externos de todo tipo y de a cuerda su disponibilidad de tiempo. Su función prioritaria es la movilización para los servicios médicos a domicilio.

9.ADMINISTRADOR DE REDES.- La labor del administrador de redes se distribuye entre hacer el mantenimiento continuo al sistema, verificación y control de la información que circula en el sistema, de otra parte provee a la gerencia de ciertos datos estadísticos solicitados expresamente y en determinadas frecuencias.

10.ADMINISTRADOR.- Es un puesto de mando medio o intermedio esta encargado de dirigir todo factores endogenos de la empresa así tenemos lo referente a personal, proveedores, levantamiento de inventario de activos, facturación de compañias de seguros, supervisión y gestion de actividades de mantenimiento, desarrollo organización, administración de personal, etc.

11.OPERARIO DE LIMPIEZA (2).- Esta encargado de la limpieza e higiene del local su labor es continua y esta estructurada por areas definidas en las cuales debe de no solo limpiar sino también mantenerlo en buen estado e informar de cualquier deterioro en la infraestructura o en la maquinaria o equipo de la empresa, también el mantenimiento de los baños que son de alta circulación.

12.ASISTENTE FINANCIERO.-

13.AUDITOR MEDICO.-

14.ASISTENTE DE LOGISTICA

II. Personal Asistencial

14.JEFA DE ENFERMERIA.- Es la encargada de supervisar y apoyar en todo lo referente a la parte operativa es decir todo lo que son los procedimientos médicos, en todas las arreadse la clinica, control de insumos, planifica y prevee el abastecimiento de todos los materiales necesariso para el funcionamiento adecuado de los servicios a su cargo, funciona como coordinadora de acciones conjuntas, además tiene una labor de entrenamiento a las técnicas las que se encuentran bajo su mando.

15.ENFERMERA CONSULTORIOS EXTERNOS.- Es la encargada específicamente de todas las actividades de apoyo en el area de consulta externa de la clinica, reporta directamente a la jefa de enfermeria, asimismo en lo referente a abastecimiento es la encargada de preveer todos los insumos y materiales de topico.

16.INSTRUMENTISTA.-

III.Directivos

16.DIRECTOR MEDICO.- Se encarga de labores mixtas como son las compras de insumos del CLINICA, el control de los carnets sanitarios y prenupciales, de todo lo referente al cuerpo medico, coordinación de horarios de médicos, su contratación y su cese respectivamente. Así también el manejo de ctas bancarias.

17.GERENTE.- Su labor se centra en la toma de decisiones y en la planeación empresarial , es el puesto en el cual se centra el mayor poder dentro de la organización, sus decisiones están centradas en lo que es inversión y en los contratos en los representa a la empresa.

6. Análisis de puestos

Descripcion de puestos :

Cajero :

El puesto de cajero posee una serie de características muy importante en si es uno de los mas importantes de la institución, por su alta responsabilidad, por su grado de confianza y en cierta medida por los riesgos que este de por si implica.

Es un puesto administrativo su supervisor inmediato de acuerdo alos resultados del cuestionario y a la impresión del comité directivo, su función principal es la de cobrar todos los servicios que se brinda en el CLINICA.

FUNCIONES :

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