Manual de declaración / rendición de gastos plataforma de seguimiento y control (S&C) VIII Concurso Proyecto asociativo de divulgación y valoración científica y tecnológica explora 2019-2022

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MANUAL DE DECLARACIÓN /RENDICIÓN DE GASTOS PLATAFORMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL (S&C) VIII CONCURSO PROYECTO ASOCIATIVO DE DIVULGACIÓN  Y VALORACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA EXPLORA  2019-2022

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 3 2. ASPECTOS GENERALES........................................................................................................... 4

2.1 Garantías.............................................................................................................................. 4 2.2 Deudores.............................................................................................................................. 4 2.3 Documentación Original de respaldo......................................................................... 5

3. DECLARACIÓN EN LINEA EN PLATAFORMA DE SEGUIMIENTO Y  CONTROL ................................................................................................................................................. 5

3.1 Procedimiento de Declaración de gastos en línea................................................ 5 3.2 Rendición de Gastos ........................................................................................................ 7 3.3 Revisión de gastos.......................................................................................................... 10 3.4 Reintegro de fondos....................................................................................................... 10

4. GASTOS IMPUTABLES AL PROYECTO .......................................................................... 11

4.1 Gastos imputables .......................................................................................................... 11 4.2 Reitemizaciones de Presupuesto............................................................................... 11

5. ITEMS FINANCIABLES Y DOCUMENTOS DE RESPALDO..................................... 13

5.1 Ítem Gasto en Personal................................................................................................ 16 5.2 Ítem Costos de producción ......................................................................................... 17 5.3 Ítem Pasajes y Viáticos................................................................................................. 18 5.4 Ítem Equipamiento......................................................................................................... 19

6. COMPRAS Y/O ADQUISICIONES........................................................................................ 21

6.1 Compras y/o adquisiciones para Instituciones Públicas .................................. 21 6.2 Compras y/o adquisiciones para Instituciones Privadas y/o Personas  Naturales ......................................................................................................................................... 21

7. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ...................................................................................... 23

7.1 Boletas de Compras y Ventas .................................................................................... 23 7.2 Facturas de Compras y Ventas.................................................................................. 24 7.3 Liquidaciones de Remuneraciones ........................................................................... 24 7.4 Boletas de Honorarios o Servicios............................................................................ 24

8. ANEXOS Y FORMULARIOS...................................................................................................... 25

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1. INTRODUCCIÓN

El propósito de este Manual es entregar a los/as Directores/as de concursos de proyectos Explora de CONICYT, un conjunto de instrucciones para facilitar la presentación de las Declaraciones y/o Rendiciones de Gastos de cada una de las actividades e ítems asociados al presente Concurso.

Este Manual explicita y desglosa los diferentes ítems financiados por el Programa Explora de  CONICYT y otorga instrucciones para declarar los aportes realizados por la Institución  Beneficiaria y/o Patrocinante (en caso de que corresponda), así como también indica la forma  de ingresar los datos para que sean aceptados y los documentos que se requieren para  respaldar cada uno de éstos.

Una vez aprobado el convenio entre las partes, a través de acto administrativo de CONICYT  se citará a el/la Director/a General del proyecto, o quien este determine, a una capacitación  para uso y manejo de la Plataforma de Seguimiento y Control (S&C) de proyectos, la cual es  un sistema online en donde se deberá realizar la declaración de los gastos asociados a su  proyecto e ingresar la información de los documentos de respaldos. Los gastos asociados a la  capacitación en el uso del sistema podrán ser imputados al proyecto.

Los principales usuarios del presente manual, serán, por una parte, los/as Directores/as de  Proyecto y sus equipos de trabajo que preparan los informes de gastos a enviar a CONICYT,  y por la otra, el equipo de trabajo del Programa Explora de CONICYT.

La descripción de normas y procedimientos contenidos en el presente manual son obligatorios  y se entenderán conocidos en primera instancia por todos/as los/as “Postulantes” al presente  Concurso, especialmente para evaluar con las diferentes Instituciones Bancarias si cumplirán  los requisitos de obtención de la “Cuenta bancaria exclusiva” y el “Documento en Garantía”  necesarios para la posterior transferencia de recursos desde CONICYT, en caso de que la  propuesta postulada resulte adjudicada. Por lo tanto, es obligatorio que los postulantes al

presente Concurso que resulten ser adjudicados, cumplan con todos estos requisitos, y en el  caso de que así no fuere, su adjudicación será declarada Nula.

Por otro lado, el Programa Explora de CONICYT No aceptará solicitudes para autorizar gastos  no se ajusten a las instrucciones señaladas en el presente documento, por tanto, estos excesos  serán considerados “gastos rechazados” que deberán ser asumidos por las /los  beneficiarios/as. De la misma manera, en caso de que hubiere alguna inconsistencia entre  alguna de estas normas y procedimientos descritas con lo establecido en el respectivo

convenio suscrito por ambas partes (CONICYT y el/la Beneficiario/a), prevalecerá lo  establecido en el convenio y en las Bases respectivas.

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2. ASPECTOS GENERALES

CONICYT, a través del Departamento de Administración y Finanzas y la Unidad Control de  Rendiciones, es responsable del Control y Fiscalización de los recursos transferidos, respecto  a montos y forma de rendir.

La revisión y evaluación de los gastos enviados por Beneficiarios(as) de carácter Privados(as)  es realizada por el(la) Analista de Rendición de Cuentas de UCR/DAF en base a la  documentación física original enviada por el(la) Director(a) de Proyecto. La pertinencia de los  gastos la debe ver el programa.  

2.1 Garantías 

Garantías Instituciones Privadas

Para las Instituciones Nacionales no pertenecientes a la administración de Estado, al momento  de la firma del convenio con CONICYT, deberán garantizar el fiel uso de los recursos y su  administración, según lo dispongan las cláusulas indicadas en el mismo, mediante boleta de  garantía bancaria pagadera a la vista, vale vista endosable o póliza de seguro de ejecución  inmediata. Dicho documento debe tener una vigencia de a lo menos 240 (doscientos cuarenta)  días corridos adicionales a la fecha exigible de la Rendición de Cuentas por cada desembolso  o cuota respecto del período a cubrir con ella, y en caso que sea la última cuota a desembolsar  debe ser garantizado por un plazo no menor a seis meses (180 días) a contar de la fecha de  finalización del proyecto. Es importante notar que este documento debe incluirse en el ítem  “Gastos operacionales”, al momento de presentar el presupuesto en el proyecto.

Los gastos por concepto de trámite de garantías podrán ser rendidos con cargo al proyecto  siempre y cuando sean ejecutados a partir de la fecha de la resolución aprobatoria de fallo de  concurso, respetando los tramos de compras descritos en este manual.

Garantías Instituciones Públicas

En el dictamen N°15.978/10 de la Contraloría General de la República, se señala que, en las  instituciones nacionales pertenecientes a la administración del Estado, no existe obligatoriedad  de garantizar o asegurar el cumplimiento de compromisos contraídos entre Órganos de la  Administración de Estado; por lo cual CONICYT no exigirá la presentación de garantías a  Instituciones del Estado, por recursos que transfiere en el marco de convenios suscritos por  las partes.

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