Manual y Política de mesa de control

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

Índice

1. Nomenclatura.        2
2. Generalidades        2
3. Objetivo General        3
4. Objetivos específicos        3
5. Posición en el organigrama de la mesa de control.        4
6. Funciones        5
7. Facultades        6
8. Concepto de Mesa de Control y mesas revisoras        7

1.- Trámite de las operaciones        7

2.- Propósitos de la mesa de control:        8

1. Políticas        9

Política 1.        Trámite de las operaciones        9

Política 2.        Responsabilidades de la Mesa de Control de Crédito        9

Política 3.        Ajustes y modificaciones a términos y condiciones        10

Política 4.        Observaciones y rechazo de operaciones no resueltas        10

Política 5.        Control interno        11

Política 6.        Registro de operaciones revisadas        11

Política 7.        Liberación de recursos        11

Política 8.        Entrega de Recursos        12

Política 9.        Detección de anomalías y acciones específicas a realizar.        12

Política 10.        Lista de verificación del expediente de crédito        14

Política 11.        Documentos adicionales, en créditos especiales        14

Política 12.        Investigación de campo.        15

1. Procedimiento        16
2. PROCEDIMIENTO DE MESA DE CONTROL        16

Operador de Mesa De Control.        16

Ejecutivo de Crédito.        18

1. MACROPROCESO DE MESA DE CONTROL.        19
2. Lineamientos generales de la mesa de control de crédito        20

Socio y/o Aval(es)        20

Crédito        23

Garantía Hipotecaria        24

Garantía Prendaria        24

Garantía Líquida        25

Nomenclatura.

“Sistema Delfín”: Core bancario o sistema operativo que utiliza la cooperativa.

Cooperativa: Caja Popular Cortazar S.C. de A.P. de R.L. de C.V.

“OSI”: (Orden de Seguimiento Interno) Documento de aplicación para la mesa de control.

Sistema de Administración de Mesa de Control: Sistema diseñado para dar seguimiento oportuno a las observaciones o incidencias en los expedientes que pasan por revisión de la “Mesa de Control”

Generalidades

La Mesa de Control es la unidad que tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones autorizados para las operaciones crediticias, antes de la entrega de los recursos al acreditado.

La función de la Mesa de Control debe ser centralizada y podrá ser auxiliada por las mesas revisoras de las sucursales, quienes verifican que las operaciones se encuentren instrumentadas conforme a la normatividad aplicable y necesariamente en los términos y condiciones en que fueron autorizadas, además revisa documentalmente el cumplimiento de las condiciones precedentes.

Una vez que la Mesa de Control haya verificado el cumplimiento de los términos y condiciones con los que fue aprobado el crédito, se instruye para que se ministren los recursos al acreditado.

El Contralor de Crédito estará a cargo de la Mesa de Control como ente revisor del cumplimiento, pudiéndose nombrar a un jefe o persona responsable de coordinar el trabajo del personal de este departamento. Dicho personal deberá ser independiente del personal involucrado en las etapas anteriores del proceso de crédito, con el fin de evadir el conflicto de interés de la operación.

Esta unidad se integra con un mínimo de 1 persona, sin contar con un máximo, ya que el número de integrantes se definirá de acuerdo con la carga y volúmenes de trabajo que tenga cada sucursal, pudiendo ser de manera centralizada o descentralizada.

Es descentralizada o sub mesa de control, cuando los volúmenes y cargas de trabajo en una sucursal sean mayor o igual a 450 operaciones de revisión mensuales, se conformará la mesa de control descentralizada con un elemento y deberá agregarse un elemento por cada 450 “ÍTEMS” u operaciones de crédito mensuales adicionales, para este caso se deberá de considerar la cantidad de incidencias que se tengan ya que la revisión será de la misma manera como si se fuera a checar por primera vez.

La Mesa de Control será centralizada, cuando los volúmenes y cargas de trabajo no alcancen las 450 operaciones por lo que no se justifica la presencia de un elemento de la mesa de control en la sucursal. La operación de la mesa de control deberá centralizarse, de tal manera que el conjunto de dos o más sucursales tengan como máximo 450 operaciones y deberá agregarse un elemento por cada 450 “ÍTEMS” u operaciones adicionales.

Objetivo General

El presente documento tiene como objetivo dar a conocer formalmente las disposiciones que rigen a la mesa de control de crédito y que están relacionadas con las operaciones de crédito a las que deben apegarse todas las áreas de la Cooperativa que estén involucradas en el Proceso de Crédito, con el propósito de que, al aplicarlas, se garantice una operación ágil, eficiente, segura, homogénea y apegada a la legislación, así como a las disposiciones generales de las autoridades regulatorias que rigen a la Sociedad.

Objetivos específicos

1. Definir, establecer, difundir y asegurar el desarrollo de un Proceso de Crédito homogéneo para las operaciones crediticias de la Cooperativa.
2. Proveer a todos los niveles de la Cooperativa la reglamentación necesaria para ejecutar de manera sistemática y eficiente el cumplimiento del acopio de la documentación necesaria tanto para evaluar como para autorizar un crédito.
3. Cumplir con las disposiciones, lineamientos, normas y políticas que emita el Consejo de Administración en materia de crédito que tenga la Cooperativa.

Posición en el organigrama de la mesa de control.

Informa a:                                Contralor de Crédito                

Supervisa a:                                Gerencias de Sucursales

Relaciones de coordinación o staff:         Gerente de Operaciones.

[pic 4]

Funciones

1. Recibir y registrar en el “Sistema de administración de mesa de control” los expedientes a revisar, para el caso de los expedientes electrónicos se dará seguimiento y control en el orden en el que se recibieron.
2. Revisar que la documentación que integra el expediente de crédito se encuentra en orden de acuerdo con lo establecido en el documento “OSI” (Orden de Seguimiento Interno) que le corresponde.
3. Revisar que la documentación correspondiente a cada crédito esté completa, en base a la normatividad establecida en el manual de crédito y las políticas correspondientes, así como a cada una de las directrices institucionales.
4. Registrar en el “Sistema de administración de mesa de control” las operaciones revisadas.
5. Revisar la elaboración de contratos (múltiple de crédito o contratos específicos para algunos tipos de créditos) a partir de la documentación requerida y condiciones autorizadas.
6. Revisar que la documentación esté completa y correcta en datos y firmas, de acuerdo con las condiciones del crédito.
7. Verificar que los montos máximos de financiamiento por acreditado o grupos de acreditados como lo son los créditos relacionados y créditos de riesgo común, según sea el caso, están acordes a lo establecido en la normativa.
8. En caso de que esté completa y validada la información Informar la decisión de la revisión por “Mesa de Control” al área de crédito para que pueda solicitar los recursos al área correspondiente, y a su vez se pueda registrar la operación del crédito en el “Sistema Delfín”.  
9. En caso de que no esté ordenada, completa o validada la información, hacer del conocimiento del crédito que el expediente no está correcto y registrar la incidencia.
10. Registrar en el “Sistema Delfín” la liberación del crédito.
11. Imprimir y firmar la autorización de “Mesa de Control” para que se pueda integrar el original al expediente de crédito.
12. Asegurar que los documentos valor, una vez revisados, se envíen al responsable de su resguardo.
13. Realizar la conciliación de documentos valor con el personal responsable de su resguardo.
14. Realizar la conciliación de operaciones registradas en el Sistema Operativo en el área de crédito contra los registros de Mesa de Control, para que en su caso se tomen acciones correctivas oportunamente.
15. Informar de manera general las causas de rechazo de los expedientes de crédito por los casos de créditos detectados que presentan errores, omisiones o ausencias de datos o de documentos.
16. Elaborar el informe mensual correspondiente por los créditos que acepte como completos y correctos, así como la estadística de las anomalías presentadas en el mes, tanto por incidencia como por cada ejecutivo de crédito o personal encargado de la integración de expedientes.
17. Llevar el control de los informes elaborados con motivo de sus funciones.
18. Entregar la documentación revisada al área que originalmente se la remite para su revisión.
19. Realizar diariamente registro de actividades.
20. Desempeñar las demás funciones y actividades que se relacionen directamente con las descritas anteriormente.

Facultades

1. Establecer sub mesas de control o grupos de trabajo para el desarrollo de sus funciones, estableciendo la normatividad que regulará su integración y funcionamiento.
2. Regresar e informar de manera general sobre los créditos que carezcan de uno o más documentos que se establecen en la normatividad para créditos.
3. Emitir observaciones derivadas de sus funciones, indicando en su caso los plazos para su corrección.
4. Establecer los horarios para la recepción y revisión de la documentación que corresponde en la instrumentación jurídica de los créditos.
5. Establecer las políticas que coadyuven a su funcionamiento y obtener la aprobación por el órgano que tenga las facultades correspondientes.
6. Participar en los comités para la actualización de políticas y procedimientos de crédito.
7. Informar por escrito y de manera inmediata las anomalías encontradas a los órganos y a los responsables de la operación correspondiente.
8. Informar por escrito de manera inmediata acerca de la alteración de la documentación que realice cualquier empleado que participe en el proceso de crédito; en primera instancia a Contraloría de Crédito, con copia a la Gerencia de operaciones.
9. Solicitar por escrito la separación temporal o permanente del puesto en caso de encontrar alteración en la documentación por parte del personal que integra el expediente de crédito, apegándose al reglamento interior de trabajo.
10. Solicitar por escrito la suspensión laboral temporal o permanente en caso de dos o más acciones reiteradas de omisión o alteración de documentos por parte del personal que integra el expediente de crédito, apegándose al reglamento interior de trabajo.

Concepto de Mesa de Control y mesas revisoras

La Mesa de Control es la unidad que tiene como propósito asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones autorizados para las operaciones crediticias, antes de la entrega de los recursos al acreditado. Estará centralizada en la oficina Corporativa de la Cooperativa y podrá tener mesas de control auxiliares descentralizadas y éstas estarán ubicadas en algunas de las sucursales.

...