Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno

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CONTENIDO

I.        ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL        

II.        PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA        

OBJETIVOS DE LOS FONDOS        

ASPECTOS GENERALES        

REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES        

III.        PROCESO DE PAGOS POR MEDIO DE CHEQUES        

Aspectos de Control Interno        

IV.        PROCESO ELABORACION CONCILIACIONES BANCARIAS        

PROCESO DE ELABORACIÓN        

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO        

V.        PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS        

PLANEACIÓN COMPRA DE ACTIVOS FIJOS        

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO        

VI.        CONTROL Y USO DE VEHICULOS        

VII.        PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS        

VIII.        REGLAMENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE        

DEFINICIONES        

INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno, está elaborado para apoyar el Fortalecimiento y la capacidad de administración y de Control Interno de los Gestores Descentralizados para la prestación de Servicios de Salud de la Secretaría de Salud.

En el Manual se describen procedimientos, para generar ambientes de control de interno adecuados, que apoyara al sustento de la razonabilidad de las cifras que se presentan en los Estados Financieros preparados por el Gestor.

Este manual se complementa con el manual de formatos administrativos y de control interno que servirán para implementar cada una de los controles descritos en el Manual.

1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

1.1        Aprobación del Manual

El Manual de Procesos Administrativos y de Control Interno del Proyecto Salud, fue aprobado por la Corporación Municipal

1. Administración del Manual.

El Manual de Procesos Administrativos y de Control Interno será administrado por el Administrador del Proyecto.

1. Modificaciones del Manual

Las modificaciones que se efectúen al presente Manual, serán aprobadas por la Corporación Municipal, conjuntamente con la administración  del Proyecto, este las comunicara por escrito a los áreas involucradas.

1. Proceso de inducción sobre el manejo del Manual.

El Administrador del Proyecto, al poner en práctica este Manual, dará al personal involucrado en cada proceso, la inducción sobre el uso de este documento. Además velara porque a los nuevos empleados que se contraten, al iniciar sus funciones, lean detenidamente el mismo y se les capacite sobre su manejo, así como sobre el funcionamiento  del software que se utilice para la sistematización de los procesos detallados en cada capitulo.

1. Uso del Manual

La Corporación Municipal de Gracias Lempira y la administración  del Proyecto de Red Descentralizada de Salud, velara porque las políticas, normas y procedimientos indicados en este Manual, sean aplicados en forma uniforme  y consistente, al imprimir el documento, tendrá el cuidado que a las hojas se les asigne números alternos de tal manera que en el futuro se facilite la inclusión de nuevas hojas, por cambios o modificaciones debidamente aprobados.

1.6        Control de Calidad del Trabajo Administrativo

Es indudable que todo trabajo o producto del esfuerzo humano, debe someterse a un control de calidad.  Por lo tanto, el trabajo que realiza el personal administrativo, debe sujetarse a un control de calidad.

El control de calidad es un concepto que incluye la independencia de la Administración con respecto a las otras Áreas de Servicios que integran la estructura organizacional del Proyecto. Para implantar el control de calidad, se debe considerar los siguientes aspectos:

1. Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las oficinas que conforman la Administración mantienen cierta independencia con respecto a las unidades que manejan la gestión y administración de los servicios que brinda el Proyecto.
2. Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
3. Asegurarse que los empleados que realizan funciones de custodia de dinero así como la aprobación de pagos hayan rendido las garantías del caso.
4. Establecer un plan de capacitación profesional.
5. Establecer un sistema de promoción y desarrollo del personal.
6. Establecer un sistema de planeación, organización, ejecución y supervisión de los procesos detallados en este Manual en todas sus etapas, para comprobar que estos se aplican consistentemente.
7. Poner en práctica un modelo  de supervisión y seguimiento para comprobar que los elementos establecidos para mantener el control de calidad, se están cumpliendo.
8. Dotar de los recursos materiales y tecnológicos que requieran en la Administración.
9. Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las diferentes áreas involucradas en este Manual.
10. Velar porque el resto de las áreas que integran la estructura del Proyecto en sus diferentes niveles, apoyen a la Administración, en suministrar la información en forma eficiente y oportuna

1. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

OBJETIVOS DE LOS FONDOS

Los fondos de Caja Chica en el Proyecto Salud descentralizada de Gracias Lempira se constituirán con el objetivo de realizar pagos menores de bienes y servicios que permitan realizar una gestión y administración en forma, eficiente, económica y eficaz.

ASPECTOS GENERALES

1. La constitución de los fondos de Caja Chica será autorizada por la Corporación Municipal.
2. Los responsables de la custodia y manejo de los fondos de Caja Chica antes de recibir los valores debidamente autorizados deberán rendir mediante pagare a favor del PROYECTO DE SALUD, de Red de Gracias, una garantía equivalente al 100% del monto del fondo.
3. El fondo de Caja Chica será asignado al Administrador del Proyecto.
4. Para la constitución de un fondo de Caja Chica, el Administrador del Proyecto, solicitara la creación del mismo. Para ello elaborara los formularios Caja Chica 001 y 002.
5. Los reembolsos de los fondos de Caja Chica se realizaran cuando se haya cumplido con cualquiera de las siguientes condiciones:

1. El responsable del fondo deberá solicitar reembolsos cuando haya agotado el 70% del monto total del fondo o al final de cada mes, cualquiera que ocurra primero.  Para ello se deberá seguir el proceso de pago detallado en el capítulo III de este Manual.
2. Al final de cada mes.
3. Cualquiera de las condiciones antes descritas que ocurra primero, para la solicitud de reembolsos se utilizara el formulario Caja Chica-004.

1. El Alcalde Municipal o la persona que el designe  y el Auditor de la Gestión, serán los responsables de realizar arqueos periódicos y sorpresivos para determinar el adecuado manejo del fondo y el cumplimiento del presente reglamento.  Para ello utilizaran los formularios Caja Chica-005 y 006.
2. El encargado del fondo es el UNICO responsable por cualquier faltante o pago incorrecto que por medio de este se haga.  Si el responsable del fondo dejase de laborar en el Proyecto por cualquier razón, deberá antes de que se le haga efectivo el pago de su último salario o prestaciones sociales cumplir con lo siguiente:
3. Presentar la liquidación del fondo incluyendo la devolución del efectivo y documentos pendientes de reembolso.

1. Pagar cualquier faltante pendiente.
2. Regresar la caja metálica con su llave asignada para el uso del fondo.

REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES

1. El responsable del fondo asegurará que los comprobantes cumplan con los siguientes     requisitos:

1. Estar emitidos a nombre del Gestor
2. Estar elaborados en lápiz tinta o máquina de escribir.
3. Que no contengan borrones ni tachaduras.
4. Que contengan evidencia que los documentos hayan sido revisados.
5. Que se les haya estampado la palabra PAGADO por medio del uso de un sello o utilizando lápiz tinta.
6. Que contenga la fecha.
7. Que los documentos sean originales.
8. Que en los documentos se indique para que se usarán los materiales adquiridos o servicios pagados y que existe evidencia de la persona que los recibió a satisfacción.

1. Cuando haya necesidad de entregar dinero a personas para realizar compras, se debe elaborar un comprobante o vale para compras; para ello se debe utilizar el ejemplo del formulario Caja Chica-007.
2. La persona a quien se le entregue dinero para realizar este tipo de pagos o compras, deberá presentar la factura o recibo pagado o devolver el dinero a más tardar en el tiempo de 24 horas hábiles después de haberse entregado el dinero.  Caso contrario la Administración del Proyecto, deducirá del sueldo del empleado o de los beneficios o prestaciones sociales que tenga pendiente.
3. Los faltantes que se encuentran en los Fondos de Caja Chica, se cargarán en Cuentas por Cobrar al responsable de la custodia del Fondo. Estos se deducirán del siguiente sueldo o valor a favor del empleado  responsable
4. Los sobrantes que se encuentran en el Fondo de Caja Chica, se depositaran de inmediato a las cuentas bancarias del Proyecto; dichos valores pasaran a formar parte del patrimonio de la misma.

REGISTRO CONTABLE

        Para facilitar el control y manejo del fondo se seguirán los siguientes pasos:

1. PROCESO DE PAGOS POR MEDIO DE CHEQUES

El proceso para la elaboración del cheque comienza al finalizar el proceso de compras o contratación, o sea cuando los materiales han sido recibidos a satisfacción o que exista evidencia de que los servicios han sido recibidos o cuando existe un documento contractual que soporte el pago.

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