Mapa conceptual - Comunicación organizacional

Introducción

Desde que Kurt Lewin demostró en la década de 1930 que los grupos pueden ser estudiados de una manera sistemática y con un rigor científico, se han generado una gran cantidad de investigaciones al respecto. Entre estas, el investigador Herbert Simon llegó a la conclusión de que la organización era un grupo compuesto por otros grupos.

Grupo

Es un conjunto de personas, que interactúan entre sí y que comparten un destino común, poseen estructura organizacional y se comunican a través del tiempo para lograr los objetivos.

Los grupos pueden ser categorizados de acuerdo con sus características o propiedades, como el número de miembros que la integran, el grado de cohesión, el nivel de intimidad, entre otros ámbitos.

Tipos de grupos

Normalmente son diferenciados en primario-secundario, formal e informal, grande-pequeño, temporal-a largo plazo o en categorías similares. Sin embargo, estas son las clasificaciones más utilizadas.  

Grupos primarios y secundarios:

Un grupo primario se caracteriza por ser una asociación cercana, cara a cara; sus miembros cooperan, simpatizan y se identifican mutuamente. Se le llama primario en el sentido de que son fundamentales en la socialización y los ideales de los individuos. Un ejemplo sería la familia.

Un grupo secundario suele ser grande y sus miembros solo tienen contacto intermitente entre sí. La comunicación intergrupal es indirecta, es decir, se da más por medio de mensajes escritos que con expresiones verbales. Además de que tienen una interacción formal, impersonal y socialmente distinta.

Grupos formales e informales:

Los grupos formales poseen una firme estructura social, establecida, creada frecuentemente por autoridades externas. Tienen normas explícitas y formales, cada integrante tiene un papel específico así como está consciente de las relaciones internas en el grupo.

En los grupos informales la estructura surge a lo largo de la interacción: las normas, papeles y relaciones suelen ser implícitos más que explícitos. Estos grupos son pequeños y cohesionados que los grupos formales.

Grupos orientados hacia una tarea y grupos experienciales:

Los grupos orientados hacia una tarea se forman con el propósito específico de realizar una labor externa al grupo, por ejemplo:

•  solucionar un problema
•  llegar a una decisión
•  elaborar un producto, etc.

Los grupos experienciales están formados por miembros que esperan beneficiarse con la experiencia del grupo en sí, los fines de estos grupos son terapéuticos con enfoque a corregir lo que ocurre “dentro” de los individuos o de los mismos grupos.

Tipos de grupos organizacionales

Grupos de coordinación:

Se utiliza para lograr una buena coordinación entre diferentes áreas de la empresa.

• Equipo por proyecto

Se establece normalmente en organizaciones de alta tecnología y es muy eficaz para lograr el desarrollo de nuevos productos.

• Ad hoc o fuerza de trabajo

Se crean frecuentemente con el fin de resolver problemas particulares se utiliza para aumentar la efectividad organizacional ya sea por mejoras de calidad o en reducción de tiempo.

• Self-directed work team

Se podría decir que es la innovación más reciente en grupos de coordinación. Se traduce como "grupo de trabajo autodirigido" y consiste en un conjunto de empleados que tienen la responsabilidad de supervisar su propio trabajo. Cada miembro maneja su carga laboral, planea y organiza el trabajo, toma decisiones y realiza acciones necesarias para resolver problemas.

• Los círculos de calidad:

Consiste en un pequeño número de empleados que se reúnen voluntariamente para analizar y solucionar problemas laborales.

Grupos de dirección:

Estos grupos tienen como función guiar la dirección de la organización.

• Consejo directivo:

Los dueños de la empresa escogen a personas prominentes en el mundo de los negocios, la política o la educación, quienes a su criterio, pueden aportar guía y claridad al negocio.

La mayoría de los miembros de un consejo pertenecen a otros consejos distintos lo que crea una red interorganizacional bastante poderosa.

• Comité permanente:

Este se establece por un tiempo indefinido para atender algún asunto estratégico de la empresa. Por ejemplo, una institución puede crear un comité permanente que se encargue de revisar y monitorear las compensaciones y beneficios de los empleados.

Desarrollo del grupo

La naturaleza y extensión del desarrollo puede variar. Por lo general el contenido de la interacción puede ser clasificado de diferentes formas aunque una observación cuidadosa revela elementos comunes que permiten integrar un modelo de desarrollo de grupo consistente en cuatro fases fundamentales las cuáles son:

Formación:

La formación de un grupo puede durar desde un día hasta varias semanas, dependiendo del tiempo necesario para que los miembros se conozcan y puedan establecer la tarea que el grupo debe lograr. En esta fase la interacción es cautelosa, se caracteriza por un lenguaje ambiguo y la conformación de los acuerdos, y se obtienen pocos resultados concretos, así que concluye hasta que las normas están relativamente claras.

Conflicto:

En esta etapa el conflicto es una respuesta normal y esperada en la fase de formación. En este periodo ya no se enfatiza la solidaridad como en la etapa de formación. Aquí se resalta la individualidad: la reacción emocional de los integrantes al ser absorbidos por el grupo. Durante esta etapa los miembros del grupo pierden parte de su identidad grupal, la confusión sobre los objetivos aumenta y poco trabajo logra llevarse a cabo. Las discusiones que caracterizan esta fase por lo regular se deben a dos temas: el primero es la distancia emocional que deben guardar los miembros entre sí, y el otro tema va de qué tan competente es el líder, es decir, hay un problema por el control.

Regulación:

Consiste en varios niveles de balance básicamente, se crea un equilibrio entre la individualidad y la grupalidad, entre los objetivos personales y colectivos, así como se define el papel del líder y de la autoridad.

Esta fase se caracteriza principalmente por la cohesión del grupo, mejorando, por mucho, el funcionamiento del grupo como unidad.

Desempeño

Esta es la última etapa del desarrollo. Esta es una fase de consenso y productividad. El espíritu del grupo es elevado y los integrantes se esfuerzan por participar y contribuir al éxito del grupo.  

Es común que, finalizando esta etapa el desempeño decrezca. Hay un aumento de impuntualidad, ausentismo, y baja concentración, así como una disminución generalizada del nivel de involucramiento, y sentimientos de ansiedad y tristeza al notar que el ciclo de vida del grupo ha llegado a su fin y, por lo mismo, los miembros tendrán que desintegrarse.  

Composición del grupo

Al llegar una etapa de desarrollo relativamente estable, los procesos y el funcionamiento de la organización son influenciados por diversas variables, algunas de estas son la composición del grupo, su estructura, su liderazgo, las redes de comunicación y las metas y tareas.

Cuando decimos composición del grupo nos referimos a los miembros. Particularmente, a las características personales y la idiosincrasia de los integrantes del grupo, su manera de comportarse, sus reacciones típicas hacia los otros, etc.  

Los procesos grupales reciben influencia en dos aspectos:

El primero es que las características de los miembros pueden determinar  su propio comportamiento en el grupo y cómo reaccionan respecto a los demás miembros.

Y, segundo: la combinación de las características representadas por los miembros tiene un efecto importante sobre el comportamiento del grupo.

Tamaño

El tamaño de grupo hace referencia al número de integrantes.

Las contribuciones que pueda hacer algún miembro del grupo dependen del número de personas que lo conforman, por lo que el tamaño es relevante para un buen funcionamiento. Algunos aspectos en los que puede afectar el tamaño son en la cantidad de talentos que le son accesibles al grupo, es decir, qué tantas habilidades, aptitudes o conocimientos podemos encontrar en los miembros; otro aspecto sería el grado de participación, las relaciones entre el líder y los demás así como los resultados de la misma interacción.

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