Módulo “ADMINISTRACION DE PROCESOS”

MATRIZ DE INVENTARIOS DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

Jerarquía

Procesos

Subprocesos

Estratégicos

Planificación estratégica

• Análisis de la empresa
• Formulación de la empresa
• Programación
• Evaluación y control
• Solicitud de capacitación al personal.

Claves

Importaciones

• Realización del pedido
• Entrega de documentos
• Transporte
• Cruce de frontera
• Almacenaje.
• Control de la mercancía

Claves

Almacenamiento

• Recepción de mercancías.
• Control de mercancías.
• Clasificación de mercancías.
• Ubicación de mercancías.

Claves

Mantenimiento

• Atención al cliente

Claves

Gestión de ventas

• Seguimiento de los clientes actuales
• Visita permanente a sus clientes en los locales
• Post venta

Claves

Gestión de compras

• Continua comunicación con los proveedores

• Control de la calidad de la mercancía

• Planificación de compras

• Generar la compra

Apoyo

Publicidad

• Auspiciantes de eventos.
• Propaganda en radio y televisión.
• materiales para hacer publicidad.

Apoyo

Selección de aspirantes

• Informar la existencia de una vacante.
• Reclutamiento.
• Entrevistar los aspirantes y definir candidatos.
• Contratación.
• Inducción.

Apoyo

Contabilidad

• Facturación
• Declaración de impuestos

MATRIZ DE ACTIVIDADES

Procesos

Subprocesos

Actividades

Planificación Estratégica

Gestión de la calidad

Evaluación y Control

Capacitación del personal

• Control de procesos.
• Realiza una reunión mensual.
• Verificación de los procesos.
• Evaluación de los procesos.
• Presentación de proyectos en mejora de la calidad.
• Elaboración de planes estratégicos.
• Programas de capacitación del personal.
• Capacitación a los empleados cada 6 meses.

Importaciones

• Realizar el pedido a Colombia.
• Contratar a un agente de aduana.
• Realizar los documentos necesarios.
• Llegada de mercancías a Bodegas Terán.
• Cumplir con el aforo designado.
• Nacionalizar la mercancía.
• Contratar un transporte de Bodegas Terán - Águila Bike.
• Llegada de la mercancía a la empresa.

Almacenamiento

Recepción de mercancías

• Descarga de la mercancía.
• Verificar que los documentos de entrega estén correctos.
• Verificar que la cantidad establecida en los documentos de entrega (packing list) coincida con la cantidad de cajas o bultos recibidos.

Control de mercancías

• Comprobar que la mercancía se encuentre en buen estado de embalaje y que no presente señales de haber sido manipulada.
• Crear un documento de ingreso de mercancías que se base en el pedido que se le hizo al proveedor.
• Enlazar el packing list con el documento de entrada de mercancías.
• Comprobar que las referencias y cantidades recibidas coinciden con lo solicitado al proveedor.
• Anexar al documento de ingreso de mercancías un informe de las cantidades recibidas y los faltantes, sobrantes o mercancía en mal estado, en caso de existir.

Clasificación de mercancías

• Desembalar la mercancía con cuidado.
• Separar los diferentes materiales: partes, componentes y repuestos para identificarlos y clasificarlos según su funcionalidad.
• Identificar la mercancía con un registro de manera tal que pueda ser ubicada fácilmente en bodega.
• Anexar al documento de entrega de mercancías un informe de las cantidades recibidas y los faltantes, sobrantes o mercancía dañada, en caso de existir.
• Ubicar la mercancía previamente clasificada en la bodega.
• En caso de existir mercancía sobrante, ubicarla en zona de recepción hasta que sean tratadas.

Contabilidad

Facturación

• Llevar un registro de la facturación de la empresa.
• Llevar un libro contable de la empresa.

Declaración de impuestos

• Realizar la declaración de impuestos ante el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Mantenimiento

Atención al cliente

• Atiende al cliente
• Recibe la orden por parte del cliente sobre lo que necesita su bicicleta.
• Da a conocer el tiempo que se demora y el valor al cliente.
• Emite la orden de cobro según sea el mantenimiento.
• Reporta el ingreso de una bicicleta al taller con el encargado de este departamento.
• Una vez acabado el mecánico avisa a atención al cliente que esta realizado la obra.
• Atención al cliente llama al Cliente para que se acerque a retirar su bicicleta.

Gestión de compras

Continua comunicación con los proveedores

Control de la calidad de la mercancía

Planificación de compras

Generar la compra

• Recibe la orden de mercancía faltante por parte de control de la mercadería.
• Realiza una cotización de presupuesto.
• Llama a los distintos proveedores nacionales y realiza el pedido.
• Realiza los pagos.
• Recibe la mercadería y pasa el proceso de control de la misma.

Gestión de ventas

Seguimiento de los clientes actuales.

Visita permanente a los clientes en sus locales.

Recepción de los pedidos

• Revisa cartera.
• Realiza promociones.
• Envía vendedores a cada ciudad con el fin de saber necesidades de los mismos cada 15 días.
• Cuida el espacio de sus productos en los locales de sus clientes (son mercadistas).
• Promociona marcas.
• Recogen pedidos de los clientes para satisfacer esta demanda.

Publicidad

Auspiciantes de eventos

• Localizar eventos de ciclismo
• Seleccionar los implementos o accesorios para los competidores
• Patrocinar a los participantes con mayor potencial en la competencia

Propaganda en radio y televisión

• Estructurar la información que se quiere transmitir al cliente
• Difundir las promociones y ofertas
• Dar a conocer la ubicación de la empresa para adquirir los artículos que requiere el cliente.

Uso de materiales para hacer publicidad

• Utilización de inflable con el logo de la empresa.
• Banners con información sobre las ofertas y artículos de tendencia.

Selección de aspirantes

Informar la existencia de una vacante

• Difundir por medio de la publicidad, la necesidad de proveer el recurso humano requerido.

Reclutamiento

• Recibir Hojas de Vida para Preselección.
• Analizar hojas de vida de aspirantes.
• Preseleccionar, según requisitos básicos de la empresa.

Entrevista a los aspirantes y definir candidatos

• Entrevistar y definir al aspirante potencial teniendo en cuenta la necesidad de la empresa y el perfil del cargo.
• Registrar los datos de Evaluación De Entrevista
• Comparar los requisitos exigidos para  el cargo, con características del candidato.
• Confirmar las referencias laborales.

Contratación

• Formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como la empresa.
• Ingresar su expediente de trabajo.

Inducción

• Inducción en el proceso de la empresa.
• Inducción en la actividad.
• Ayudas Técnicas