NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA CHOCBEER S.A.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

DE LA EMPRESA CHOCBEER S.A.

DEFINICIÓN Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno se define como el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una institución pública, se constituye en un medio para lograr una función administrativa de Estado integra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del Estado.

FIN PRIMORDIAL DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto.  Detecta las irregularidades y errores y busca una solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.

IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se establecerá y mantendrá actualizado un sistema de control interno propio para el desarrollo de las actividades administrativas y financieras, de acuerdo a las propias necesidades y características de sus operaciones.

La estructura de control interno incluye las prácticas y procedimientos utilizados en las

Actividades administrativas, financieras y técnicas, para el cumplimiento de sus objetivos.

GENERALES

1. La Junta General de Socios de la empresa “CHOCBEER S.A.” será la encargada del control interno de la Entidad.
2. Los trabajadores de la empresa “CHOCBEER S.A.” tienen la obligación de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad el cumplimiento de las funciones designadas.
3. Los empleados deberán presentar informes periódicos de su gestión ante la dirección para la toma de decisiones.
4. Cumplir las disposiciones legales y la normativa de la entidad para ser capaces de otorgar bienes de calidad.
5. La rendición de cuentas de la empresa “CHOCBEER S.A.” debe realizarse en cumplimiento al orden jurídico que esté vigente.

GERENCIALES

1. El gerente de la empresa “CHOCBEER S.A.” debe evaluar mediante costo-beneficio las actividades o procedimientos de control de la empresa.
2. Realizar los procedimientos de aprobación y autorización con un alto grado de responsabilidad.
3. El gerente de la empresa debe ser gestor del cambio y desarrollo de la empresa “CHOCBEER S.A.”
4. Establecer sistemas de medición y supervisión para evaluar el grado en que la organización alcanzó sus metas.
5. El gerente es responsable de elegir las metas apropiadas para la empresa y cursos de acción para alcanzarlos.

TALENTO HUMANO

1. Manual de clasificación de puestos

• La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en consideración la misión, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales.

La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal.

1. Evaluación del desempeño

• La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la entidad.

1. Capacitación y entrenamiento continuo

• El gerente de la empresa “CHOCBEER S.A.” será el encargado, junto al departamento de talento humano, a coordinar las capacitaciones necesarias para el trabajador, de acuerdo a la tarea que desempeña en la empresa. De las cuales será un rubro que cancelará la misma empresa.

1. Actuación y honestidad

• Los trabajadores deberán actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo. Basados en un código de ética, para mantener y ampliar la confianza de los clientes en el servicio y producto.

1. Asistencia y permanencia del personal

• La asistencia del personal será controlada a través de un reloj biométrico, el cual registrará la hora de ingreso y salida de los trabajadores. Asegurando el cumplimiento de sus horas laborables.

TIC

1. Por la seguridad de la empresa todos los   serán archivados electrónicamente como un respaldo que permitirá tener un mejor manejo de los documentos importantes.
2. Los informes que dará cada jefe o gerente de área de la empresa la harán de manera física y virtual para asegurar el mejor manejo de la información.
3. Se informará a la máxima autoridad de la empresa de las transacciones realizadas a diario, que servirán como una evidencia inmediata de las actividades realizadas.
4. Para poder desarrollar una actividad dentro de la empresa será necesario recibir una carta de confirmación de la máxima autoridad vía electrónica y  escrita que fortalecerá la comunicación.
5. El gerente general de la empresa proporcionara una clave a los jefes de cada departamento para facilitar la transferencia de fondos con mayor seguridad, siendo estas las únicas personas autorizadas para utilizarlas.

PRODUCCIÓN

1. El área de Producción deberá tener un responsable quién supervise el trabajo y el buen uso de los insumos, la maquinaria y el tiempo que necesitan para producir.
2. Los trabajadores deberán tener la capacitación necesaria para hacer uso de la maquinaria de producción.
3. En el área de Producción solo pueden trabajar e intervenir en la producción supervisores y operadores de la maquinaria.
4. El producto será revisado minuciosamente para que no exista devoluciones
5. Las maquinas deben estar en perfectas condiciones para ser manejadas

COMERCIALIZACIÓN

1. En las transacciones realizadas se tendrá como respaldo los documentos utilizados.
2. La compra y venta de bienes se darán al contado y a crédito, esto permitirá tener a la empresa una mayor persuasión de clientes.
3. El crédito no sobrepasará al límite de tiempo establecido en la empresa, de ser así se cobrará los intereses correspondientes.
4. Los documentos que respalden las compras y ventas que se realicen a crédito tendrán respaldos virtuales que aseguren el pago completo del bien.
5. El gerente encargado del área de comercialización recibirá reportes de las transacciones realizadas y su forma de pago.

FINANCIERAS:

CONTABILIDAD

1. La empresa “CHOCBEER S.A.” está obligada a llevar contabilidad, presentará oportunamente la información financiera con sus estados de forma razonable.
2. “CHOCBEER S.A.” dispondrá de evidencia documental física, pertinente y legal de sus operaciones financieras y administrativas.
3. Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio, por parte del encargado de la Administración Financiera para determinar la morosidad y las gestiones de cobro realizadas.
4. Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de las cuentas por cobrar cada dos meses y al finalizar cada ejercicio, por servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad.
5. Se realizarán arqueos de caja sorpresivos para determinar la existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables, esto será realizado por una persona diferente a las funciones de registro.

TESORERIA

1. La persona encargada de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos, adoptará las medidas que correspondan.
2. Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la empresa serán revisados, depositados y registrados en forma completa en las cuentas de ingresos autorizados, esto se debe realizar en el mismo día, máximo hasta el día siguiente.
3. Se realizará una verificación diaria de las cajas recaudadoras, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco sean iguales a los valores recibidos.
4. Las conciliaciones bancarias serán realizadas por servidores no vinculados con el depósito o transferencia de fondos y el registro contable, se lo realizara una vez al mes para constatar que los registros contables como el saldo en el banco sea el correcto.
5. La tesorería informará oportunamente al gerente sobre los vencimientos de las garantías a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.

PRESUPUESTO

1. La empresa “CHOCBEER S.A.” diseñarán procedimientos de control presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto empresarial; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos.
2. Todos los ingresos y gastos de la empresa “CHOCBEER S.A.” estarán debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria correspondiente.
3. Cada departamento de la empresa deberá determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en el presupuesto empresarial y las causas de las variaciones registradas.
4. La Junta General de Socios establecerá que los responsables de la ejecución presupuestaria efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos.
5. Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que los avances de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y dentro de los plazos convenidos contractualmente.

CONTROL DE BIENES

1. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
2. La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como aceite, lubricantes y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad.
3. Los bienes o servicios recibidos guardarán conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente.
4. Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.
5. Se mantendrá un control semanal de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.

NORMAS DE INVENTARIOS

1. El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las contarán, y verificará su calidad, y pasará al departamento de compras el informe de recepción de mercancías.
2. El departamento de contabilidad añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallará el costo unitario por artículo.
3. La medición de inventarios de hará de conforme a las NIIF’s, con el método promedio ponderado
4. La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviará al Jefe de Almacén.
5. Al momento de realizar reparaciones, se contabilizarán los insumos directos e indirectos para tener un veraz control de inventarios.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. Para demostrar que los productos de la empresa cumplen con las condiciones necesarias para lograr la satisfacción del cliente, se aplicará la Norma ISO 9001 (2015). Donde la comunicación con el cliente debe incluir:

1. Toda la información que concierne a los productos.
2. Atender a todas las consultas, los contratos y los pedidos, además de incluir los cambios pertinentes.
3. Obtener retroalimentación de los clientes según los productos y los servicios, se deben incluir las quejas de los clientes.

1. Se aplicará la Norma ISO 9001 (2015), al tener en cuenta a todos los clientes potenciales, y por lo tanto realizar un análisis del entorno.
2. Se aplicará la Norma ISO 19011 (2011) para controlar la calidad de auditoría interna, la cual establece:

        La persona que gestiona el programa de auditoría debería establecer uno o más         procedimientos que den tratamiento a lo siguiente, según sea aplicable:

• Planeación y programación de auditorías teniendo en cuenta los riesgos del programa de auditoría.
• Asegurar la seguridad y confidencialidad de la información.
• Asegurar la competencia de los auditores y los líderes del equipo auditor.
• Equipos de auditoría apropiados y asignar sus roles y responsabilidades;
• Uso de métodos de muestreo adecuados.
• Conducir auditoría de seguimiento, si es necesario.
• Mantener registros del programa de auditoría.
• Monitorear y revisar el desempeño y riesgos y mejorar la efectividad del programa de auditoría.

1. Se aplicará la Norma ISO 9001 (2015), estipulando los recursos necesarios para los procesos de gestión de calidad y asegurar que están disponibles, también en asignar responsabilidades y autoridades para estos procesos.
2. La empresa determinará la competencia para las personas que llevan a cabo un trabajo bajo su propio control. Una vez que se han establecido los requisitos de la competencia, la empresa garantizará que las personas poseen las competencias necesarias, siempre en base a su formación.

Administración del Riesgo

Consideraciones generales

La administración del riesgo se trata de un proceso permanente e interactivo que lleva a que

Continuamente la administración en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces, revalúe los aspectos, tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales.

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