Operaciones de abastecimiento

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1.- Para la empresa diseña un proceso de compras considerando que:

Laboratorios Chile, requiere comprar dos productos: Acetimofen, que corresponde al compuesto principal para producir paracetamol, y ello lo está viendo para la producción completa de paracetamol para la temporada de invierno del año 2021. Fecha de compra Mayo del 2020.

 a.) definición de requerimientos
   Lo primero en el proceso es la requisición de compra, lo cual el área que solicita la materia prima (Acetimofen), si o si la solicitud se tiene que informar la cantidad del compuesto principal y enviarla al área de compra, quienes se encargaran de obtener lo solicitado, cuando se realiza cotización del compuesto  a los posibles proveedores para tener una información clara de los precios, plazos de entregas, calidad del producto y que eso proveedores comprendan que ese compuesto es unos de los esenciales  para realizar el paracetamol.
Recordar que en informe informa que los insumos y servicios generales: Para todas las compras requeridas se deberán solicitar cotizaciones del insumo, bien o servicio a adquirir. La Gerencia de cada área autorizará la cotización más conveniente para el Laboratorio, evaluando la relación de precio, calidad, condiciones de venta, características de los proveedores y otros que, a juicio del evaluador, otorguen mayores garantías y/o beneficios a la compañía

b.) Mecanismos de compra
 En esta etapa se elige el mecanismo de licitación publica ya que se da a conocer en la información que  es una necesidad publica, para poder realizar  en paracetamol y así encontrar  precios que satisfagan al empresa y que este mecanismos es libre entonces se le hace un llamado a diferentes proveedores, empresas externa que proporcionan sus servicios.



Objetivo de la compra: Es obtener el compuesto acetifomen, anticipada con las cantidades solicitadas, para la producción del paracetamol y así poder distribuirlo.

Generar una oferta de compra: Como usamos otro mecanismo que es el convenio Marco, la orden de compra se realizará de manera automática ya que el proveedor elegido ya se encuentra en la base de datos del sistema de los proveedores, así se puede realizar una orden rápida, eficaz y con transparencia

Controlar el proceso de compra: Se realiza este proceso a través de la cadena de suministro en donde podemos obtener información gracias a la tecnología que nos ofrece el portal de compras chile, por ejemplo, el estado de la solicitud el producto, fecha de entrega (entrega presencial o al laboratorio con la ruta mas eficiente que se realiza con la cadena de suministro).

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c.) Llamado y recepción de ofertas
La licitación para elegir la mejor opción  se realiza  por la página web oficial Chile compra más el  portal Convenio Marco, a través de llamadas o por las mismas páginas, así los proveedores podrán revisar el estado  de la orden de compra que han solicitado por el  producto, tener claro que solo se contara 30 días hábiles para recibir ofertas.

d.) Evaluación de oferta 
Proceso  que se realiza con el criterio de evaluaciones guiándose por las bases de la licitaciones que hemos propuesto, estas ya se encuentra definida , además la propuesta acepta al ser un convenio Marco.

Le pondremos una nombre a un proveedor que cumple  con las expectativas, estándares y con los proceso de compras que solicita la empresa de laboratorio chile. Nombre del proveedor (ESV).

e.) Adjudicación:

Guiándonos con la información anterior, más los criterios de evaluación nos permite aceptar la oferta ya que es la mejor opción obtenidas para seguir adelante con el proceso de compra, poder comenzar a realizar el documento y publicarla en un forma rápida y eficaz.



F.) Recepción del producto.
En este proceso de recepción y registro de los insumos solicitado se planifica y se informa la mercancía.

La planificación de los insumo o mercancía se realiza para que no surjan problemas, por ejemplo, la cantidad por llegar, el tiempo de entrega que sebe ingresar la bodega, etc. Todas las áreas involucradas en esta planificación deben están informadas sobre los que llegara a la bodega.

Cuando la planificación de la mercancía corresponde a lo solicitado, se comienza con la etapa de la descarga de los insumos, que se retiran desde el camión a la bodega y la zona de recepción.

Con la recepción de los insumos se realiza un chequeo al proveedor que este cumpliendo con las expectativas, tales como entrega los productos en el lugar, momento, condiciones y cantidad establecida.

G.) Seguimiento y monitoreo de la compra
Como se menciona arriba se debe realizar si o si un control de calidad cuando se recepción la mercancía en la bodega, ya que debe ver si el proveedor cumple con las condiciones esperadas, si la mercancía corresponde antes de ser almacenada en la bodega, después se chequea el recibo para confirmar que esta todo correcto.
Después se realiza un etiquetado  con la información de la mercancía , lo cual se sube a un base de datos del laboratorio o en un sistema donde se registra todo, esta información  la informa la bodega la cual emite un  documento que indica que  la recepción que envió el proveedor y realizar un informe donde se detalla en qué condiciones se encuentra el producto recibido, además detallando que este que cumple con todo lo solicitado(plazo de entrega, cantidad, calidad y el perfecto estado del componente Acetimofen).




Documentos:
Si me guio por la información que esta más arriba desarrollada este proceso se necesita documentación de las operaciones del proceso de compras tales como:
requisición, cotización, orden de compra, factura, informe de recepción.

Actores:
Si nos fijamos los actores que se involucran en este proceso son los departamento de producción, los cuales detallan la definición de los requisitos de la compra, el cual involucra al área de compra que se dedica a buscar la mejor alternativa (mejor precio y condiciones).

Sumamos a los proveedores son lo que ofrecen sus productos y como se mencionó más arriba se selecciona al que cumpla con el tiempo de entrégala calidad y el estado del producto entregado.

La otra área que participa en proceso es el de finanza los que se encargan de cancelar la factura dependiendo del tiempo estipulados en la orden de compra que realizo el proveedor y el ultimo sería el área de almacén, son los encargados de recibir el producto y revisar en qué condiciones llega.

Identifica el tipo de materiales de compra

Acetimofen es un material directo ya que es uno de los compuesto mas importante para poder realizar el paracetamol, en pocas palabra es esencial para la producción pero igual ese insumo deber cumplir  con los estándares del laboratorio y incluimos materiales externos fuera del laboratorio que son los envases de los medicamento donde se obtienen de diferentes proveedores registrado en  el sistema de laboratorio.





Define tiempos logísticos de la operación
Para que el proceso logístico avance y tenga un buen tiempo siempre deben solicitar los pedidos de requisición antes de que se agote el stock, incluyendo la separación de operaciones en diferentes  puntos así ayuda a reducir el tiempo en las operaciones.
Para que la cadena de suministro reducas los tiempo de cumplimientos siempre debemos tener en cuenta la fecha de entrega y donde se ubica el proveedor así detallar una ruta eficiente , rápida y  con los costo que se pueda generar, porque más lejos el proveedor mas gasto y mas tiempo de entrega del producto.
Como Laboratorio chile es una empresa grande y publica debe tener  con detalle de lo que pueda causar un retraso  o tiempo perdido en las entregas.

Define estrategia de proveedores:

Se realiza un estudio de los proveedores para tener nuevo proveedores ya que esto  nos ayuda  ver quien tiene mejor precios o calidad del producto solicitado eso si guiándose por los estándares del laboratorio, esto nos ayuda tener un plan b si en proveedor principal falla en la entrega.
Esta opción de nuevos proveedores nos abre la puerta para negociaciones nueva definiendo contratos y pedidos nuevos, recordar que es entidad publica el laboratorio así  que si o si de debe revisar las garantías  y los detalles de los contratos, ya que cualquier error o irregularidad  puede afectar en la etapa de finanzas y con el compromiso del proveedor nuevo.
Una de las estrategias que ayudan ha tener una buena relación con el proveedor es manteniendo una relación estrecha  ya que esto da una seguridad contar con él y con una comunicación constante.
Otra estrategia que ayuda avanzar en este proceso es  la renovación y los términos de contratos dependiendo si se cumplió con lo establecido  así se pueden guiar el laboratorio si se renueva el contrato al proveedor, esta parte es constante ya que se realiza para evitar el incumplimiento del proveedor.


En resumen en diseñe del proceso de compras tiene planificación, adquisición  y desempeño, donde la planificación es la selección del producto, incluyendo las especificaciones solicitadas por el laboratorio, donde se evalúa y se realiza una planeación de adquisición, la cual se crea la solicitud de compra dependiendo de la estimación financiera o del mercado, se realiza la orden de compra y se hace un seguimiento asegurando la calidad y la fecha de entrega y eso nos hace llegar al desempeño del proveedor cumpliendo con  la expectativas  que se detallaron en el contrato.

Toda esta información que se desarrollo es para los dos productos que se solicitaban implementar que era  cajas de cartón de 30x30x10 y el Acetimofen.

2. Cajas de cartón de 30x30x10 para embalar las cajas de paracetamol y enviarlas a los destinos de venta.

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