Organización de un sistema de información ¿Que es una cadena de suministro?
Enviado por Samantha Echeverria • 30 de Noviembre de 2020 • Ensayos • 1.187 Palabras (5 Páginas) • 81 Visitas
Organización de un sistema de información
¿Que es una cadena de suministro?
¿Cuales son los 3 flujos que se coordinan dentro de una cadena de suministro?
- La cadena de suministro o cadena de valor es un proceso que se genera desde la obtención de la materia prima hasta el producto puesta al alcance del consumidor final. La gestión de la cadena de suministro conlleva la coordinación de 3 flujos principales
- Productos/servicios, información y dinero
¿Que es archivo?
se refiere al conjunto de documentos producidos por personas fisicas, juridicas, publicas o privadas, en ejercicio de su actividad, esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos.
Un archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual su fecha, su forma y soporte material; acumulados en un proceso natural por una persona o institución privada o pública que lo produce, ya sea para los ciudadanos o para fuentes de historia.
La clasificacion y ordenacion de documentación de una empresa se realiza en su archivo: 3 significados
- lugar donde se ordenan y clasifican documentos de interés
- conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de la actividad empresarial
- departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado de una institución
La importancia de los archivos
- los archivos son vitales y necesarios, para las personas, organizaciones y la sociedad porque nos permite tener conocimientos sobre nuestras actuaciones o la de los demás. conservan nuestras decisiones.
- gracias a un archivo una empresa puede recuperar y consultar documentos cuya información puede ser de vital importancia
- se pueden tomar decisiones o probar determinados hechos, ej. plano automoción
- la ley establece la obligación temporal de custodiar los documentos, libros contables 6 años, facturas 10 años
- un inadecuado tratamiento de esta documentación puede ocasionar responsabilidades para la empresa derivada del incumplimiento de la ley de protección de datos personales
Tecnicas de organizacion y archivo de documentación, necesidad del archivo. finalidad y funciones del archivo
Los objetivos de un archivo
- Permitir que los documentos sean guardados y conservados correctamente, con ello se evita la pérdida de la información.
- Controlar la información que entra y sale de la empresa, no debemos olvidar que la gestión de la información influye en la toma de decisiones, tienen que permanecer y estar custodiados en la empresa en calidad de testimonio jurídico
- Garantizar la fácil y rápida localización de cualquier documentos, se debe seguir un criterio lógico para localizarlo, sino no se encontrara facilmente
EXPURGO: eliminación o destrucción de aquellos documentos del archivo que ya no son útiles periódicamente. Si son confidenciales mejor usar una destructora de papel
Funciones del archivo
- Organizar documentación administrativa
- Asegurar transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
- Valorar documentos, tras el tiempo establecido para su conservación o destrucción.
- Clasificación de fondos (documentos producidos por una institución).
- Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
- Adecuación de las instalaciones donde se conserven los archivos.
Clasificar y ordenar
- Clasificar: acto de agrupar en elementos comparables y crear categoría, es decir subdividimos en grupos distintos pero relacionados
- Ordenar: determinar una relación de sucesión entre documentos eligiendo un criterio
FOLIACIÓN: acto de enumerar los folios correlativamente solo por su cara recta. Es una operación que se incluye en la ordenación de archivos. Es imprescindible en el proceso de organización archivística.
Su finalidad es:
- Controlar el número de folios, no debe exceder los 200.
- Conservar la integración de la unidad documental.
Foliar= numerar folios
Recto= primera cara, folio
Vuelto= cara posterior
ARCHIVOS DIGITALES
Definición
Unidad de información almacenada en un medio electrónico que puede ser usado por el ordenador.
La info está guardada en un ordenador llamada archivo, formados por un nombre y una extensión, el nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión atribuyen unas propiedades concretas. Estas propiedades están asociadas al tipo de archivo y vienen dadas por las letras que conforman la extensión JPG, EXE, DOC.
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