PLAN DE MEJORA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORIA DE DOCENCIA

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO

María Nubia Aristizábal Salazar

Pedro Ramirez

Mauricio Sanchez

Agosto de 2005

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO

I. Introducción

La Autoevaluación, entendida como una herramienta asumida en el marco del ejercicio responsable de la autonomía universitaria en el desarrollo de una política de autorregulación, debe permitir la obtención de logros en tres sentidos:

1. El mejoramiento continuo de la calidad de los programas, de las unidades académicas que los desarrollan, y de la Universidad en su conjunto, el cual fortalecerá la pertinencia científica y social de la Institución,

2. La autorregulación de la Institución en el marco de valores esenciales, tales como la autocrítica y la transparencia, y

3. La concreción del principio de excelencia, definido como criterio rector de la vida universitaria.

La excelencia de un programa (institución u organización) se define por su capacidad de mejorar de manera continua en todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. Apoyarse en las fortalezas para superar las debilidades es, sin duda, la mejor opción de cambio. La planificación y ejecución de su estrategia de mejoramiento es el principal modo de conseguir un avance cualitativo en el servicio que el programa presta a la sociedad, para ello se requiere realizar un diagnóstico de la situación en la que se encuentra (autoevaluación), luego del cual, es factible determinar las acciones que deben seguirse para que el destinatario de los servicios perciba, de forma significativa, la mejora implementada. El proceso de autoevaluación no es un fin en sí mismo, sino un medio para promover e implementar procesos de mejoramiento y aseguramiento de la calidad. El mejoramiento se produce cuando el programa aprende de sí mismo, y de otros, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno en el que se desarrolla y el conjunto de fortalezas y debilidades que lo determinan.

El plan de mejoras es un instrumento que permite identificar y jerarquizar las acciones factibles para subsanar las principales debilidades. Además, se constituye en el insumo básico para construir el plan de acción o plan operativo. El plan de acción integra la decisión estratégica sobre los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos y las tareas que deben desarrollarse para que sean traducidos en una mejor oferta. La implementación de este plan requiere el respaldo y el compromiso de todos los responsables universitarios que, de una u otra forma, tengan relación con el programa. Dicho plan, además de servir de guía para la organización de los aspectos a mejorar, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar.

Un plan de acción elaborado de una manera organizada, que prioriza y planifica las acciones de mejora, y que asegura su implementación y seguimiento, garantiza el incremento de la calidad del programa para que sea claramente percibida por la comunidad académica y la sociedad en general.

II. Objetivos del plan de acción

Para la elaboración del plan de acción, se requiere establecer los objetivos que se propone alcanzar y planear las tareas necesarias para conseguirlos. Como objetivos generales se pueden establecer:

1. Asegurar la calidad del programa.

2. Diseñar las acciones viables que apunten a mejorar las debilidades identificadas en el proceso de autoevaluación.

3. Definir las acciones que contribuyan a mantener y potenciar las fortalezas observadas en el proceso, en cada uno de los factores analizados.

De manera específica, un plan de acción permite:

 Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

 Identificar las fortalezas que pueden hacer factible el mejoramiento de las debilidades.

 Identificar las acciones de mejoramiento a aplicar.

 Analizar la viabilidad de dichas acciones.

 Jerarquizar las acciones.

 Definir un sistema de seguimiento y control de las mismas.

 Establecer el nexo con los planes de desarrollo y de acción de: el programa, la unidad académica (Facultad, Escuela, Instituto o Corporación) y la Universidad.

Teniendo en cuenta la visión interna del programa evaluado y la visión de los evaluadores externos, el comité de autoevaluación presenta a los administradores de la unidad académica el plan de acción que deberá implementarse en el programa; las acciones propuestas en él deben ser incorporadas a los planes de acción de la unidad académica y de la Universidad, dependiendo del impacto que puedan generar, la dificultad que conllevan y el tiempo que para su ejecución requieren.

III. Metodología

Finalizado el proceso de autoevaluación, se obtiene como resultado la calificación de todos los aspectos, características y factores, lo cual permite identificar una serie de fortalezas (F) y debilidades (D). Estas F y D iniciales se complementan con las expresadas en los informes de los pares colaborativos y evaluativos. De esta forma, el plan de acción es un documento cuya construcción se inicia con la autoevaluación y culmina luego de la visita de los pares evaluativos con la incorporación de sus recomendaciones. Así, la visión interna y externa se complementan en procura de comprender con mayor propiedad la realidad del programa (institución u organización) evaluado.

Para que el trabajo sea completo y permita garantizar resultados se debe:

1. Identificar las debilidades y fortalezas.

2. Clasificar las debilidades en áreas comunes.

3. Clasificar las fortalezas en áreas comunes.

4. Detectar las principales causas de las debilidades y de la vulnerabilidad de las fortalezas

5. Proponer las acciones de mejora.

6. Jerarquizar las acciones de mejora. (Plan de mejoras).

7. Diseñar el plan de acción.

8. Llevar a cabo el seguimiento y evaluación del plan de acción.

1. Identificar las debilidades (D) y las fortalezas (F)

Una vez realizado el proceso de autoevaluación, el comité de autoevaluación identifica unas debilidades y fortalezas en relación con el entorno en el que se desarrolla el programa. Para tal propósito se estipula un criterio de discriminación. A modo de ejemplo: Los aspectos cuya calificación no supere el 50% de la escala seleccionada se consideren debilidades; mientras que aquellos cuya calificación sobrepase el 70% se traten como fortalezas. Se procura que la base de la identificación sean los aspectos definidos en el modelo del Consejo Nacional de Acreditación, CNA, para enfocar de manera más directa las acciones de mejora.

Es prudente observar que esta lista, registrada en la Tabla 1, debe realizarse para cada uno de los factores del modelo de autoevaluación CNA y contribuye a realizar la primera aproximación a un plan de acción, lo que aquí se denomina plan de mejoras. El plan de acción definitivo deben incorporar las observaciones de los pares externos. De esta forma, el trabajo del comité no termina con la entrega del informe final de autoevaluación.

Tabla 1. Identificación de debilidades y fortalezas para cada factor.

DEBILIDADES FORTALEZAS

2. Clasificar las debilidades en áreas comunes

Una vez conformados los conjuntos de F y D se busca asociar a cada debilidad las fortalezas que puedan servirle de apoyo para su mejora. Luego de esta labor, las debilidades se clasifican en áreas comunes. Para ello pueden seguirse criterios diversos, se recomienda que estas áreas comunes correspondan a líneas estratégicas del plan de desarrollo institucional. De esta forma se presenta coherencia con las directrices universitarias y el avance del programa se articula con el de la institución.

Las debilidades que hacen parte de cada área común se jerarquizan de acuerdo con la ponderación de los factores, el Proyecto Educativo Institucional y las actuales directrices institucionales, entre otras consideraciones. De este proceso se genera una breve redacción que justifica tal orden. La Tabla 2 ilustra el resultado de estos pasos.

Tabla 2. Clasificación de las debilidades en áreas comunes.

ÁREA COMÚN DEBILIDADES FORTALEZAS

(que apalancan la debilidad)

Área J Debilidad 1 a, b, c, d

Debilidad 2

Debilidad 3 a

Área H Debilidad 1 a

Notas:

• Esta tabla es un instrumento de trabajo y no hace parte del informe

3. Clasificar las fortalezas en áreas comunes

Dado que el punto de apoyo para la superación de las debilidades son las fortalezas, mal se haría en descuidarlas. Por tanto, es necesario implementar acciones que permitan su mantenimiento.

Hasta ahora, es claro que las áreas comunes sirven de recipiente para los paquetes compuestos por debilidades y aquellas fortalezas que poseen la característica de contribuir a aminorarlas. De esta forma, todas las debilidades tienen cabida en las áreas, tal como se muestra en la Figura 1, pero ¿qué ocurre con las fortalezas?

Primero, puede ocurrir que algunas fortalezas no puedan asociarse a las debilidades como soporte para su corrección, al tiempo que existen algunas que pueden servir de apoyo a varias debilidades.

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