PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RH

1. Planeación estratégica de personal como parte de la planeación estratégica de la organización.

Definición

La planeación de recursos humanos es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de ésta y hacia fuera. Su propósito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, a fin de alcanzar las metas de la organización. La Planeación de Recursos Humanos (PRH), también denominada planificación de la plantilla o del personal, es un proceso que permite “situar el número adecuado de personas calificadas en el puesto adecuado y en el momento adecuado. Por otra parte, también podemos definir a la Planeación de Recursos Humanos como el sistema que permite ajustar la oferta de personal interna (empleados disponibles) y externa (empleados que se buscan o se han de contratar) a las vacantes que espera tener la organización en un período dado.

Cabe destacar que este proceso se conoce, desde hace tiempo, como planeación de mano de obra y, más recientemente, como Planeación de Recursos Humanos, tiene como objetivo responder a este tipo de preguntas:

• ¿Cuántos empleados harán falta en el futuro?

• ¿Qué aptitudes se necesitarán?

• ¿Qué relaciones industriales se requieren?

• ¿Cuál es nuestra existencia actual de mano de obra y capacidades?

• ¿En que proporción perdemos personal debido a la rotación?

• ¿Qué clase de estructura de edad tenemos, y qué queremos?

• ¿Debemos capacitar a nuestro personal o contratar personal capacitado?

Objetivos

Los objetivos básicos de la planeación de recursos humanos son:

Optimizar el factor humano de la empresa.

Asegurar en el tiempo la plantilla necesaria, cualitativa y cuantitativamente.

Desarrollar, formar y promocionar al personal actual, de acuerdo con las necesidades futuras de la empresa.

Motivar al factor humano de la empresa.

Mejorar el clima laboral.

Contribuir a maximizar el beneficio de la empresa.

Importancia

La planeación ha sido siempre un proceso esencial de la administración, el creciente énfasis en la planeación de recursos humanos se torna especialmente crítico cuando las organizaciones proyectan realizar funciones, ubicar plantas, recortar personal o clausurar instalaciones de operación. Hoy en día, casi una tercera parte de la fuerza de trabajo está compuesta por personas que trabajan por horas, trabajadores eventuales y empleados independientes.

La importancia de la planeación estratégica nos ayuda a asegurar que se tendrá al personal requerido en el momento indicado, insisto que no puede ni debe haber más ni menos empleados de los que realmente se necesitan en la empresa ya que implican tanto costos económicos como inversión de tiempo innecesaria. Resumiendo, se puede decir que la importancia de la planeación radica en lo siguientes puntos:

Adecuar eficientemente las actividades del personal con los objetivos organizacionales futuros.

Mejorar la utilización de los recursos humanos.

Lograr economías en la contratación de nuevos empleos.

Ampliar la información de la administración de personal, para ayudar a otros departamentos y en otras actividades de personal.

Coordinar diferentes planes y programas de personal, tales como: planeación de carreras, planes de capacitación y de desarrollo.

2. El proceso de planeación estratégica de personal

La planeación estratégica, el punto de partida lógico es identificar la misión, los objetivos y las estrategias de la organización, porque la situación y la condición presente de una empresa pueden excluir ciertas estrategias e, incluso, pueden dictar un curso concreto de acción. Toda organización cuenta con una misión, objetivos y estrategias, aun cuando la preparación, redacción y transmisión de estos elementos no hayan sido diseñadas de manera consciente. La respuesta a la interrogante de ¿hacia donde va la organización? puede estar determinada, en gran medida, por la trayectoria que ha seguido previamente la organización. De manera breve, el proceso de planeación abarca diversas fases:

- Objetivos organizacionales

- Pronóstico

- Planes y programas de acción

- Ejecución

- Control

a) Misión

La declaración de la misión es "una definición duradera del objeto de una empresa que la distingue de otras similares. Esta responde la pregunta básica que se hacen todos los estrategas: ¿cuál es nuestro negocio? Un enunciado claro de la misión describe los valores y las prioridades de una organización, de igual manera se generan compromisos. Por lo anterior podemos decir que la misión es la razón de ser de la empresa u organización de que se trate dentro de la sociedad. Los elementos bajo los cuales se constituye la misión pueden ser:

*Historia. Es decir, logros o políticas de la empresa.

*Entorno. Ya que este influye dentro de la sociedad.

b) Visión

La visión es la capacidad de visualizar a la organización como un todo dirigido hacia un fin, tomando en cuenta sus recursos humanos, económicos y tecnológicos, las metas y acciones para alcanzar en un tiempo determinado y bajo ciertas condiciones, los propósitos deseados.

c) Alineación de los objetivos del área de recursos humanos a los objetivos organizacionales

Los objetivos organizacionales son las metas hacia las cuales se dirige la organización. Los insumos, el proceso de conversión y el producto, existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización. Para definir los objetivos del área de recursos humanos, es necesario considerar los objetivos organizacionales, a fin de alinearlos, no salirse de la misión general y favorecer e incentivar los objetivos individuales de los empleados. Si un organismo social está cumpliendo con sus objetivos, simultáneamente está cumpliendo con su propósito y con ello está justificando la razón de su existencia.

d) Análisis de la situación e identificación del ambiente

La estrategia parte de la misión y la visión, y está orientada por dos análisis. El análisis ambiental, a través del cual se detectarán las oportunidades y amenazas del entorno de la organización; y el análisis organizacional, el cual permite identificar las fortalezas y debilidades de la misma.

La exploración del entorno es la vigilancia sistemática de las principales fuerzas externas que influyen en la organización. En teoría, la planeación de recursos humanos exige integrar el entorno a todas las funciones de la administración de recursos humanos. Este proceso comienza en la exploración del mismo, ya que cualquier estrategia deberá ser consistente con las tendencias del medio que pudieran tener impacto en la organización. Las amenazas y oportunidades externas son dos términos clave para el estudio de la planeación estratégica. Estos términos se refieren a tendencias y hechos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, jurídicos, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que podrían beneficiar o perjudicar significativamente a la organización en el futuro.

e) Estrategia organizacional del área de recursos humanos

La estrategia organizacional no es más que aquella consecución de atraer al personal que sea adecuado para la organización para poder contar con la capacidad de aquellos que ayuden a la organización a realizar sus objetivos. Se hace distinción con la estrategia organizacional ya que esta incluye a toda la organización por departamentos o áreas, en cambio la estrategia de RH consta del capital humano.

f) Mapas estratégicos de recursos humanos

Para entender los mapas estratégicos hablemos primero de las cadenas de valor, y es que todas las empresas tienen una, se trata de la relación que tiene el valor de la clientela con el valor del producto de la empresa, es decir, cuando RH retiene un empleado que resulta eficiente, tendremos un producto o servicio adecuado o esperado y al mismo tiempo un cliente satisfecho.

Para iniciar el proceso de elaboración del mapa, es necesario examinar los objetivos estratégicos de la organización, y posteriormente, deberá plantearse cuestionamientos sobre los puntos críticos de la empresa, los indicadores de rendimiento para cada uno de los objetivos, las barreras que impiden su cumplimiento, cuál debe ser el comportamiento de los empleados para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Todo esto con la intención de conocer en qué medida la función de los recursos humanos ha contribuido en el buen comportamiento de la organización.

Si la organización puede representar gráficamente las relaciones entre los indicadores de rendimiento, al mismo tiempo que realiza un mapa de cadena de valor, esto le dará mayor seguridad y confianza para la implementación del plan.

En resumen, el mapa estratégico describe la estrategia del área de recursos humanos, en forma de hipótesis, estableciendo indicadores de rendimiento y empleando cuatro vertientes:

1) Financiera

2) Clientes

3) Proceso empresarial interno

4) Aprendizaje y crecimiento

g) El cuadro de mando integral (The Balanced Scorecard) para el área de recursos humanos

El cuadro de mando integral es un método utilizado para traducir la misión estratégica de

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