EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Enviado por CeciliaJuarez • 25 de Noviembre de 2015 • Resúmenes • 1.210 Palabras (5 Páginas) • 128 Visitas
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Es la acción de buscar las opciones más adecuadas a la hora de comprar la materia prima o las piezas necesarias para la producción del artículo final. La finalidad del procedimiento es abastecer a la entidad de los recursos que requiere realizando las compras necesarias con los recursos que se tienen en forma eficaz y efectiva.
El proceso consta de siete etapas:
- Definición de requerimiento.
- Selección del mecanismo de compra.
- Llamado y recepción de ofertas.
- Evaluación de ofertas.
- Adjudicación de oferta.
- Recibo de producto o servicio.
- Seguimiento y monitoreo de la compra.
[pic 1]
1 Definición de requerimiento.
En esta primera etapa se plantean las preguntas: ¿Qué se necesita? ¿Cuánto se necesita? y ¿Cuándo se necesita?
Se debe ser muy claro y especifico en lo que se está pidiendo para que el proceso sea más eficaz y que se obtenga exactamente lo que se solicitó.
El departamento que solicita el pedido es quien debe responder estas preguntas, además de justificar el fin que tendrán los bienes o servicios que se pretenden adquirir, esto con la finalidad de optimizar los recursos con los que cuenta la empresa, tener un control de los gastos que se efectúan y regular las deducciones fiscales de la empresa para el mínimo pago de impuestos.
Para formalizar esta primera etapa se hace uso de un formato llamado requisición de compra, en donde se especifica lo anteriormente mencionado, además también se deben incluir datos como quien pide la compra, quien será el responsable de la misma y en algunos casos se pide la cantidad de existencias en el almacén, esto para evitar compras innecesarias y ahorrar gastos. Este formato varía, se debe adecuar a las necesidades y preferencias de cada entidad.
REQUISICIÓN DE COMPRA DE PRODUCTOS O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
Fecha:[pic 2]
Área solicitante:
Subdirección [pic 3]
Departamento [pic 4]
Coordinación [pic 5]
Nombre del Responsable: Firma:
Extensión:[pic 6][pic 7][pic 8]
Producto o Servicio | Descripción (especificaciones) | Unidad de Medida | Cantidad |
Justificación: | |||
Se anexa muestra: SI NO[pic 9][pic 10] | Insertar imagen (en caso de no anexar muestra) |
Revisó Autorizó
2 Selección del mecanismo de compra.
En esta segunda etapa se define el sistema que se utilizará para realizar la compra. Se debe elegir la mejor alternativa para asegurar el mejor proceso de compra posible. Al elegir el mejor mecanismo, se toman dos aspectos muy importantes en cuenta; la competencia, esto incentiva a los proveedores a esforzarse más para ganarse la licitación, lo que nos ayuda a conseguir la mejor oferta del mercado; y que el mecanismo debe ajustarse a las necesidades que se desean satisfacer.
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