Perfil Organizador Eventos

Perfil del Organizador de Eventos

o Participar en la planificación, organización, conducción y evaluación de programas de relaciones públicas internas y externas.

o Proyectar con eficiencia la imagen de una organización hacia sus diferentes públicos (personal interno, clientes, proveedores, autoridades, etc.

o Planificar y gestionar la organización y desarrollo de congresos, festivales, ferias y simposios, entre otros, en articulación con una estrategia de comunicación empresarial claramente definida.

o Intervenir en los procesos empresariales y organizacionales en general, con proyectos de comunicación que articules los objetivos institucionales a la identidad corporativa.

Tareas del Organizador

1. Etapa De Previsión: Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, para poder hacer planes y poder actuar. Es la base de la planeación.

o Principio: La previsión nunca alcanza una certeza completa, siempre existe el factor riesgo. Para disminuirlo deben estar basados en hechos más que en opiniones.

o Objetivos: Aquello hacia lo cual se dirigen las acciones. Su fijación debe ser clara y definitiva, se deben definir, entender y aceptar claramente.

o Generales: Están por encima de los otros y abarcan de forma más amplia los intereses fundamentales del cliente. Pueden ser:

o Educativos: Mantiene los requerimientos profesionales o políticos del cliente, mediante la reunión de un programa de actualización y/o capacitación continua.

o Informativo: Mantiene a través de la reunión una continua comunicación actualizada con técnicas, conceptos, procesos, etc. que afecten de forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y los intereses de la empresa.

o Motivacionales: Mantiene durante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa por parte de los trabajadores. Reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos que contribuyen al bienestar.

o Particulares: Los intereses varían según el punto de vista o el organizador de la reunión y el de los asistentes.

o Investigación: Tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos.

o Historia, análisis y evaluación de reuniones previas: Mostrará conceptos y criterios que permitirán establecer reglas y paramentos dentro de los cuales se deberá regir la conducta de las asociaciones del evento.

o Fuentes: Registros contables, administrativos, memoria, entrevistas, encuestas.

o Se puede anticipar: Tipo de sede, fecha, asistencia, objetivos, programas, promoción, registro.

o Investigación y análisis de factores presentes y futuros:

o Factores internos: Aquellos elementos que, por política o decisión interna de la empresa, influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse. Ej: presupuesto, objetivos.

o Factores externos: todos aquellos recursos que, fuera de la capacidad de control de la empresa, se deberán tener en cuenta debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión. Ej: sede, hospedaje, vías de comunicación, clima, infraestructura turística, fecha, etc.

2. Planeación: Es la determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones cronológicas de trabajo para lograr los objetivos señalados.

o Principios:

o De precisión: Debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas.

o De flexibilidad: Debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.

o De unidad: Diseñar una planeación para cada acción u coordinar todos entre si.

o Reglas: Son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambio o alteración, son determinados por la alta gerencia y van de acuerdo con las situaciones y condiciones del momento.

o Políticas: Son principios generales que sirven para orientar la reunión, así como para formular, interpretar y suplir las normas concretas, en esencia, son los objetivos de acción. Constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad.

o Se deben establecer claramente y por escrito

o Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicados

o Se deben coordinar e interpretar adecuadamente

o Se deben revisar y modificar periódicamente

o Procedimientos: Señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados en cada función concreta. Son la división funcional de cada acto por realizar

o Se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente

o Se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina (defecto) como la super especialización (exceso)

o Se debe evitar la duplicación innecesaria

o Programa general de trabajo: Son aquellos planes que establecen objetivos, secuencia de acciones y tiempo para realizarlas. En este se deberá verter, a modo de borrador, toda acción posible que de alguna manera se manifestará, en mayor o menor grado, y que influirá o afectará la reunión. Se agruparán de forma lógica diversas acciones que, por sus características y objetivos, deben estar vinculadas. Se agruparan bajo una serie de subtítulos que permitan identificar a aquellas en el logro de un objetivo específico. Sujetas a la magnitud del evento, el número de asistentes, la cantidad de colaboradores, los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador, la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes. Es importante que es dicha etapa se agrupen y ubiquen de modo congruente las acciones por desarrollar y que se hagan cronológicamente, en cuanto al seguimiento por aplicar y al calendario por ejercer, sin embargo a veces una acción se podrá ejercer solo hasta que otra se haya realizado. El señalamiento gráfico de las diversas acciones sirve para indicar acciones de fechas críticas, las cuales deben vigilarse.

o Presupuesto: Cuantificar económicamente lo que cada acción representará. Es la acción más significativa y determinante del éxito o fracaso de una reunión. Determina con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar la reunión y debe ser considerar la recuperación de esta inversión mediante los diversos recursos disponibles.

o Clasificación: De egresos e ingresos

De tiempo, espacio y productos.

De gato capital.

De efectivo.

De balance.

o Tipos:

 Reuniones sujetas a presupuestos: Lo establece en la empresa en la distribución anula de presupuesto., por lo que el programa general de trabajo se somete al presupuesto establecido.

 Presupuestos sujetos a una reunión: El programa general de trabajo señalará en su cuantificación el presupuesto requerido para ejercerlo.

 Elaboración:

Egresos (fijos y variables)

Ingresos:

1. Cuotas de inscripción o registro: Las políticas y tradiciones que se den a este respecto se deben tener en cuenta, mientras que la estimación y valoración ha de manejarse con sumo cuidado, pues un exceso en su fijación puede restar asistencia.

2. Cuotas de acompañantes: Un estudio detallado de lo que representa la presencia de un acompañante, en cuanto a egresos o inversión, se debe considerar para establecer una cuota correspondiente del acompañante.

3. Cuotas especiales: Su aplicación se debe analizar cuidadosamente, ya que un gran exceso de ingresos puede restar la asistencia o generar descontento general en la reunión.

4. Subsidios o contribuciones: Cuyo uso represente una disminución en los ingresos presupuestados.

5. Patrocinios: Una organización pública o privada asume la responsabilidad directa, total o parcial, del plan general de trabajo.

6. Exposiciones

o Negociaciones: Son importantes y valiosas en cuanto a la elaboración del presupuesto. Se debe tener en cuenta que todo es negociable, todo debe ponerse por escrito, no debe avergonzarnos preguntar, no se debe abusar, conocer de antemano el potencial económico que presenta la reunión. Debe beneficiar a ambas partes.

o Cuotas de inscripción o registro: Es el pago que efectúa una persona asistente a la reunión, pare recibir a cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales. Pueden representar hasta el 100% de los ingresos para cubrir los gastos y hasta incluso dejar ganancia.

a. Todo incluido: Abarca todo gasto posible, excepto los personales.

b. Limitadas: Incluyen sólo materiales y sesiones de trabajo, con posiblemente uno o dos eventos de carácter social.

c. Extralimitadas: Solo incluyen el derecho a asistir a las sesiones de trabajo y posiblemente algunos elementos materiales.

d. Especiales: Se aplican a los acompañantes.

3. Organización: Se relaciona con la forma de celebrar la reunión. Es el modo de hacer las cosas.

o Principios:

o De especialización: La división limitada y concreta de acciones por desarrollar rinde mayor eficacia y destreza.

o De unidad de mando: Para cada función debe existir un solo jefe. Para establecer orden y eficiencia, es imperativo delegar la unidad de mando.

o De equilibrio de autoridad-responsabilidad: para cada nivel jerárquico se establece y precisa el grado de responsabilidad de sus acciones y, al mismo tiempo, la autoridad correspondiente. La autoridad se ejerce desde arriba hacia abajo, mientras que la responsabilidad va en línea ascendente.

o De equilibrio

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