Planeación y control de inventarios . Administración de Inventarios

Planeación y control de inventarios

 Administración de Inventarios

1.1.- Ubicación de la administración de inventarios en el entorno de las cadenas de suministros

La cadena de suministros son todas las partes y elementos que permiten generar un producto o servicio.

Aunque hay situaciones en las que una sola empresa es dueña de todas las instalaciones o sub empresas en una cadena de suministros, regularmente son varias las empresas involucradas debido al grado de especialización requerido en cada etapa de dicha cadena.

En cada uno de los pasos existen proveedores y clientes internos y por consiguiente requerimientos de materia prima o componentes, materiales o productos en proceso e inventarios de componentes, subproductos o productos finales.

Con esto podemos ver que hay inventarios al inicio, en el proceso y al final de cada una de las empresas que integran una cadena de suministros y su papel o relevancia en las mismas es tal que impacta a cada una de las mencionadas empresas, así como a la cadena en su totalidad.

1.2.- Características de la demanda de los productos

La palabra demanda proviene del latín demandare que significa petición. En términos de industria o mercado, se entiende por demanda a los bienes o servicios que un consumidor solicita buscando satisfacer sus necesidades.

Una parte indispensable de la cadena de suministro es la demanda y las características que esta tiene. Para las empresas debe ser una prioridad conocer lo mejor posible todas las características que tienen los productos o servicios que producen.

Cantidad: ¿Cuál es el volumen que se requiere? (1 pieza, 10, 100, 1000 100,000…)

Frecuencia: ¿Con que frecuente se solicita? (diario, un par de veces por semana, una vez por semana, una vez por quincena, una vez por mes, cada 2 o 3 meses, una vez por semestre, una vez por año…)

Urgencia: Cuando se hace el pedido, qué tan pronto requiere el cliente que se le entregue (al momento, en unos minutos, en unas horas, en unos pocos días, en un mes, en un par de meses…)

Estacionalidad: Los pedidos tienen algún patrón repetitivo o estacional (Las órdenes se repiten cada 2 meses, cada 6 meses, en temporada de frío o de calor, en vacaciones…)

Variación: ¿Qué tanto varía las cantidades o tiempos? Las órdenes son constantes en cantidad y frecuencia o cambian significativamente.

De estas características o información van a depender la cantidad de materia prima solicitada, el tamaño y características de los almacenes, el tamaño y velocidad de los sistemas de producción, la cantidad de producto terminado disponible y el método de entrega y disponibilidad.

Todas estas cuestiones son características que el producto y mercado traen o han generado de forma natural, sin embargo, existen cuestiones adicionales que también se deben considerar, como lo son la posibilidad de estimular la demanda.

Dos de las técnicas de “estimulación” de la demanda más usadas son:

Publicidad: Incrementar la publicidad de los productos. Mejorar la ubicación, frecuencia, tipo e impacto de la publicidad. Atacar más y mejor al mercado meta. Buscar una asociación del producto con un producto complementario mejor posicionado o con mejores ventas.

Precio: Si se modifica el precio del producto hacia abajo o hacia arriba puede generar una modificación en la demanda. Si un producto es puesto en promoción con un importante porcentaje de descuento, esto puede hacer que las ventas se incrementen.

El conocer todas las características existentes de la demanda, así como todas las formas o reacciones que esta puede tener nos ayuda a generar más estabilidad y certidumbre a la información que tenemos de la misma con lo que podemos generar menos variación en las órdenes, pedidos, producciones, envíos y en general a lo largo de la cadena de suministro, lo que se traduce en menos gastos y una mejor rentabilidad de los productos y de las empresas.

Poner mucha atención a todos los detalles, así como buscar las mejores negociaciones o características posibles de cada uno de ellos debe de ser lo que todo gestor de un sistema logístico debe buscar.

1.3.- Fundamentos de administración de inventarios

La palabra inventario se define como una lista o catálogo de productos disponibles en un lugar determinado. Esta lista debe contener la mayor cantidad posible de detalles sobre los ítems que contiene dicho inventario. Cantidades, tamaño, peso, características de requerimientos de temperatura y fragilidad, características de desgaste o aguante del producto y su empaque. Si es posible voltearlo, apilarlo, etc.

Los inventarios se pueden clasificar de diferentes formas dependiendo de diferentes factores, sin embargo existen dos clasificaciones dentro de la cual caen todos los inventarios, esto es dependiendo de su demanda y pueden ser probabilístico o determinística; en los inventarios con demanda probabilística la demanda de sus ítems no se conoce con exactitud, en contraparte los inventarios con demanda determinística son aquellos en los que su demanda sí se conoce lo que facilita los cálculos, estimaciones y manejo de sus ítems.

Además de estas dos clasificaciones existen otras clasificaciones para la demanda dependiendo de diversos factores de importancia para la dirección o para la empresa. Algunas de estas clasificaciones son:

Por su costo: Tener costos diferentes en los productos o ítems genera una diferenciación del mismo por si solo y por lo mismo la forma de almacenarlos, gestionarlos y hasta protegerlos dependiendo de si su costo es muy elevado.

Por la cantidad de productos: El volumen de los productos es una de las cuestiones más importantes para almacenar y controlar la demanda. Si un producto tiene un volumen muy elevado y esto a su vez por las dimensiones del producto representa un espacio físico significativo.

Por el tipo de producto: El tipo de producto y sus características pueden representar una división de productos.

Por el tiempo de entrega: La velocidad en la que se requiere entregar un producto también tiene un impacto en su gestión. Si un producto es solicitado con un tiempo de entrega muy corto se tienen que hacer modificaciones en cuanto a las instalaciones, acceso, disponibilidad y tipo de empaque para que sea más fácil disponer de él, subirlo al transporte y entregarlo.

Componentes de los inventarios

Volumen: El tamaño del producto, la cantidad de productos y tamaño del empaque.

Demanda: Los tipos y características de la demanda.

Disponibilidad y tiempos: Con qué urgencia se requiere el material y que tiempo se requiere para abastecerlo.

Costos: Algunos de los costos que incurren en un inventario son: Costo de los ítems, costo de empaque, costo de movimientos, costo de las instalaciones, penalizaciones y costo del personal que los gestiona.

Costo de los productos: Cual es el valor de los productos. Este valor es necesario para poder estimar el valor económico que se tiene en todo el inventario.

Costo de empaque: El costo del empaque representa el costo de proteger y/o dar presentación del producto para el cliente, pero en lo que respecta a los inventarios, muchas veces por diferentes circunstancias se deben de hacer cambios o reposiciones de empaques los cuales también son costos que impactan el balance económico de la compañía y deben ser considerados.

Costo de los movimientos: La persona que mueve los productos ya sea a mano o con cualquier herramienta tiene un sueldo, por lo que cada movimiento y el tiempo que lleve, tiene una implicación de costo. Si se trata de un producto de peso o tamaño superior al que por cuestiones de salud y seguridad puede resistir cargar una persona se deben de emplear herramientas adicionales como montacargas, grúas, bandas transportadoras, etc. Todos y cada una de esos equipos se mueve con algún tipo de combustible o energía la cual tiene también costo, además del costo del equipo como tal.

Costos de instalaciones: Los inventarios deben ser almacenados en algún lugar, alguna bodega o edificio especializado para almacenar y poder disponer de los productos, todo esto implica también costos, desde la renta del lugar, la limpieza y mantenimiento del mismo, como los costos de los servicios de las instalaciones que regularmente son al menos, luz y agua y en otras situaciones se incluyen, gas, telecomunicaciones, etc.

Penalizaciones: Las penalizaciones regularmente se presentan cuando por acuerdo o contrato con los clientes se tiene que tener disponible o entregar cierto volumen en determinado tiempo, lugar y forma. Cuando no se cumplen dichos acuerdos y sobre todo cuando el incumplimiento de los mismos tiene un impacto o afectación en el cliente es cuando se generan estas penalizaciones.

Costo de personal: Aunque cada vez nos estamos acercado más y más a instalaciones con un alto porcentaje de automatización, hoy en día es rara la industria que tiene un porcentaje muy alto de automatización en sus almacenes y que no depende de las personas para mover los productos, acomodarlos y/o gestionarlos.

Sistema de clasificación ABC

Este sistema busca clasificar los productos dándoles un nivel de control determinado. Los ítems o productos en este sistema se clasifican de la siguiente forma:

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