CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS Y/O ALMACÉN

CONTENIDO

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS Y/O ALMACÉN 

ANTECEDENTES 

El origen del control interno se sitúa a finales del siglo XIX, en el cual los hombres de negocios de distintos establecimientos querían proteger sus intereses y los bienes con los cuales contaban sus centros de trabajo. Esto debido a que, en gran parte, al no llevar un control o conteo de los artículos en sus inventarios, eran propensos a tener pérdidas extraordinarias, ya sea por un mal uso de sus materiales o por algún percance externo (como un robo, un producto caducado, etc.). 

Para llevar estos controles, se ha desarrollado una estructura sencilla en la cual nos basaremos del control interno. Esta estructura consta de 5 elementos que se relacionan entre sí: 

• El ambiente de control 
• Gestión y prevención de riesgos 
• Las actividades de control 
• Información y comunicación  
• Supervisión y monitoreo 

Estos puntos por considerar deben ser tomados como puntos estratégicos para la correcta aplicación práctica en una entidad cualesquiera. Para ello, es necesario considerar las situaciones previas de la empresa, hacia donde quiere llegar y que es lo que quiere lograr con su control interno, así como la estructura de sus inventarios y como aplicar la estructura base en ellos. 

Por otra parte, los aspectos a considerar de los productos y/o materiales en los inventarios dependerá mucho de la empresa. Se presenta un listado de posibles variables que afectarán el control interno de los inventarios: 

• Tipo de producto: Pueden ser perecederos, sustitutos o durables con el tiempo (como el metal) 
• Cantidad de productos: hay modelos que se pueden aplicar a productos en concreto, o a diferentes productos.  
• Los tiempos de entrega: esto afecta al momento de determinar la demanda, ya que puede ser una demanda determinada o probabilística. 

• Modelos que involucran o no costos fijos 
• La revisión de los productos: pueden ser continúa o periódica  
• Tipo de reposición: se refiere a cuando el producto puede ser comprado luego de ser agotado, o si se necesita fabricarlo para cubrir ese faltante en la misma empresa (manufactura) 

¿CÓMO CUIDAS Y ASEGURAS EL MATERIAL Y/O PRODUCTO DE UN ALMACÉN? 

Para responder esta pregunta, es necesario adentrarnos un poco en la clasificación de los productos. Para ello, lo dividiremos en 3 tipos diferentes: 

Tipo A- aquí se encuentran aquellos productos que, por su costo elevado, alta utilización o aporte a las utilidades se necesita un 100% en el control de su existencia. Podría decirse con otras palabras que aquí se encuentran las materias primas directas. 

Tipo B – aquí se encuentran los productos que, a pesar de su valor, no son tan importantes al momento de su inventariado, ya que pueden ser materiales incidentales o de medio uso. 

Tipo C – aquí se encuentran aquellos productos que, por su baja inversión, bajo costo y de poca importancia, no se requiere un control tan estricto, ya que no se requiere un control de sus existencias tan exacto.  

¿Pero saber esto de que nos sirve? Pues bien, estas clasificaciones nos servirán para adecuar el tipo de control que se llevará en el almacén del que estemos hablando. Por ejemplo, si hablamos del almacén de materias primas, debemos tener en cuenta que hablamos del almacén del que obtendremos nuestros materiales para la producción, por lo que es completamente necesario un control estricto del 100% para poder pedir nuestros materiales a tiempo para evitar contratiempos en la producción.  

Por otro lado, si hablamos del almacén de productos de limpieza (para el personal de limpieza) no se necesita un control tan estricto, a pesar de ser un almacén destinado para insumos de limpieza del edificio. 

Retomando el tema general de cómo cuidar el almacén, existen dos métodos para poder asegurar nuestros almacenes, los cuales son por el método contable y el método físico. Ambos métodos son confiables, sin embargo, ambos tienen ventajas y desventajas: 

MÉTODO CONTABLE 

Para el método contable, bastará con llevar un control de los productos que se utilizaron a lo largo de un período, con las hojas de requisición de materiales o simplemente con los informes provistos por los centros de producción o de almacén. La ventaja de utilizar el método contable es que al final del período, no tendremos que hacer un inventario físico para determinar el material restante en los almacenes; sin embargo, este método solo serviría en una utopía en donde los accidentes laborales, pérdidas extraordinarias y demás situaciones ajenas al control contable (siniestros, robos, etc.) NO sucedieran en la empresa.  

MÉTODO DE INVENTARIADO FÍSICO 

Con el segundo método, haciendo un inventario físico periódicamente (semanal, quincenal, mensual) se puede tener un mejor control del producto o insumos físicos, tomando en consideración aquellas pérdidas o productos dañados que se encuentran en el almacén y generan un costo. La desventaja principal de este método es que toma demasiado tiempo hacer los inventarios físicos y más cuando se trata de una empresa grande, por lo que al utilizar este método se opta por contratar algún servicio externo de inventariado o tener un departamento propio encargado de la revisión física. 

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