Procedimiento de ingreso de proveedores, clientes y visitas

PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE PROVEEDORES, CLIENTES Y VISITAS

Índice

1.        OBJETIVO        4

2.        ALCANCE        4

3.        MARCO LEGAL        4

4.        DEFINICIONES        5

5.        RESPONSABILIDADES        6

5.1.        GERENTE GENERAL, GERENTE DE OPERACIONES Y GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.        6

5.2.        SUPERVISOR SST/AMBIENTAL/SSOMA        6

5.3.        GERENTES / JEFES Y LIDERES DE ÁREA        7

5.4.        JEFE DE LOGÍSTICA        7

5.5.        PROVEEDORES Y VISITANTES:        7

5.6.        SERVICIO DE VIGILANCIA – SEGURIDAD PATRIMONIAL        7

5.7.        SOLICITANTE DEL SERVICIO Y ADQUISICION DE BIENES        8

6.        PROCEDIMIENTO        8

6.1.        REQUISITOS DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR        8

6.2.        REQUISITOS ADMINISTRATIVOS DE INGRESO:        10

6.3.        CONSIDERACIONES PARA LA EJECUCION DE TRABAJOS Y ENTREGA DE BIENES:        12

6.4.        VISITAS A OFICINAS ADMINISTRATIVAS        13

6.5.        TRANSPORTISTAS        13

6.6.        DISPOSICIONES AMBIENTALES        14

7.        CONSIDERACIONES ADICIONALES:        14

8.        FORMATOS PARA UTILIZAR / DOCUMENTACIÓN RELACIONADA        16

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos de ingreso de seguridad, salud ocupacional y medio ambientes que deben cumplir los proveedores de servicios y/o productos, clientes, y/o visitantes; para realizar actividades en las instalaciones del Grupo Ocho Sur (Ocho Sur P SAC, Ocho Sur U SAC, Servicios Agrarios de Pucallpa SAC.).

1. ALCANCE

Aplica a toda persona jurídica, persona natural, asociación, fundación, institución pública, comité o comunidad campesina o nativa que realiza visitas y/o realizan actividades contratadas por la empresa dentro de las instalaciones del Grupo Ocho Sur. El presente procedimiento contempla el establecimiento, ejecución y supervisión del cumplimiento de los requisitos de ingreso de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental que deben cumplir los proveedores de servicios y/o productos antes enunciados.

1. MARCO LEGAL

• Ley General de Salud, Ley Nº 26842.
• Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ley Nº 29783 y su modificatoria la Ley N° 30222.
• Decreto Supremo Nº 005-2012-TR, Reglamento de la Ley Nº 29783 y su modificatoria Decreto Supremo Nº 006-2014-TR.
• Resolución Ministerial N° 050-2013-TR, Formatos referenciales con la información mínima que deben contener los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• R.M N° 082-2013, basado en sus anexos 2 y 3: “Sistema simplificado de implementación de la documentación y registros”.
• RM N° 312-2011-MINSA. Protocolo de exámenes Médicos ocupacionales y guías de diagnóstico de los exámenes médicos obligatorios por actividad.
• Norma Técnica que regula el Seguro complementario de trabajo de riesgo (SCTR) aprobado por DS N° 003-98-SA.
• Ley General del Ambiente N° 28611
• Ley General de residuos sólidos N° 27314.
• DECRETO SUPREMO Nº 044-2020-PCM: Decreto Supremo que declara Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID-19
• Decreto supremo N° 046-2020-P: Decreto Supremo que precisa el Decreto Supremo N° 044-2020- PCM, que declara el Estado de Emergencia Nacional, por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID 19.
• RM 193-2020 MINSA. Documento Técnico: Prevención, Diagnóstico y Tratamiento de personas afectadas por COVID-19.
• RM 972-2020 MINSA “Lineamientos para la Vigilancia, Prevención y Control de la salud de los trabajadores con riesgo de Exposición a SAR-CoV2-19”
• DECRETO SUPREMO Nº 044-2020-PCM: Decreto Supremo que declara Estado de Emergencia Nacional por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID-19
• Decreto supremo N° 046-2020-P: Decreto Supremo que precisa el Decreto Supremo N° 044-2020- PCM, que declara el Estado de Emergencia Nacional, por las graves circunstancias que afectan la vida de la Nación a consecuencia del brote del COVID 19.
• RM 193-2020 MINSA. Documento Técnico: Prevención, Diagnóstico y Tratamiento de personas afectadas por COVID-19.
• RM 972-2020 MINSA “Lineamientos para la Vigilancia, Prevención y Control de la salud de los trabajadores con riesgo de Exposición a SAR-CoV2-19”

1. DEFINICIONES

• Proveedor: Persona natural o jurídica que otorga bienes y presta servicios específicos directamente al Grupo Ocho Sur incluyendo a su personal.
• Visitante: Persona jurídica o natural, asociación, fundación, comité o comunidad campesina o nativa que no realiza directamente actividad o que no guarda relación con la empresa de tipo comercial, social, o de otra índole y ha sido autorizado por un representante del Grupo Ocho Sur para ingresar como visita a las instalaciones. Incluye como visitantes, funcionarios públicos que soliciten el ingreso a las instalaciones como parte de sus funciones (auditorias, etc.).
• Solicitante de Servicio: responsable por solicitar el servicio o adquisición de bienes.
• Usuario del Servicio: responsable de la ejecución del servicio o de la adquisición de bienes / productos.
• SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• SST: Seguridad y salud en el trabajo.
• EPP: Equipo de Protección Personal
• SCTR: Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo
• PTAR: Permiso de trabajo de alto riesgo
• Grupo Ocho Sur: Grupo de empresas (Ocho Sur P SAC, Ocho Sur U SAC, Servicios Agrarios de Pucallpa SAC.).
• Supervisor que autoriza: Persona responsable de la instalación donde se realizara el servicio.
• Supervisor que ejecuta: Persona responsable de la empresa proveedora que ejecutará el servicio.

1. RESPONSABILIDADES

1. GERENTE GENERAL, GERENTE DE OPERACIONES Y GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

• Es responsable de aprobar el presente procedimiento y proporcionar los recursos para su desarrollo.

1. SUPERVISOR SST/AMBIENTAL/SSOMA

• Hacer cumplir el presente procedimiento
• Garantizar la implementación, y dar el soporte para el desarrollo, control y cumplimiento del presente procedimiento.
• Difundir el presente procedimiento a todos los proveedores, visitantes y terceros que ingrese a las instalaciones de la corporación.
• Verificar el cumplimiento de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente del área solicitante del servicio o de la adquisición de bienes / productos en las instalaciones de la corporación ante cualquier desviación identificada.
• Evaluar periódicamente el procedimiento, así mismo, actualizarlo de acuerdo con la legislación vigente y a los lineamientos de la empresa operadora.

1. GERENTES / JEFES Y LIDERES DE ÁREA

• Garantizar el cumplimiento del presente procedimiento.

1. JEFE DE LOGÍSTICA

• Garantizar que todos los proveedores, visitantes y terceros tengan conocimiento de los requisitos de ingreso a las instalaciones del Grupo Ocho Sur; y demás contenidos en el presente procedimiento.
• Debe evaluar y auditar el cumplimiento de los requisitos definidos en el presente procedimiento.
• Incluir el presente procedimiento dentro de todos los contratos de bienes y servicios, así como de las órdenes de compra y órdenes de servicio.

1. PROVEEDORES Y VISITANTES

• Es responsabilidad del proveedor, su personal, y visitantes asegurar el cumplimiento de la normativa legal vigente de Salud, Seguridad y Medio Ambiente; según corresponda.
• Cumplir con los requisitos y controles del presente procedimiento de acuerdo con el servicio o actividad solicitada.
• Cumplir con los procedimientos y estándares de seguridad, salud y medio ambiente definidos, de acuerdo con la actividad.
• Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente; así como del Plan de Vigilancia, Prevención y Control contra el COVID-19.
• Supervisar los trabajos a realizar desde las etapas iniciales de planificación, ejecución hasta la fase de entrega.

1. SERVICIO DE VIGILANCIA – SEGURIDAD PATRIMONIAL

• Verificar que el formato de requerimientos de SSOMA - SST de proveedores previo al ingreso a las instalaciones del grupo Ocho Sur, deban contar con todas las firmas solicitadas.
• Verificar que solamente el personal del proveedor y/o visitante que cumpla con los requisitos definidos en el presente procedimiento ingresen a las instalaciones del Grupo Ocho Sur.
• Realizar la Prueba de Alcoholemia a todo, proveedor y/o visitante que ingresa a las instalaciones de la empresa.

1. SOLICITANTE DEL SERVICIO Y ADQUISICION DE BIENES

• Coordinar con el área de LOGISTICA y SST - SSOMA el cumplimiento del presente procedimiento antes del ingreso e inicio de las actividades
• Verificar la entrega de la documentación exigida.
• No permitir equipos, instrumentos, herramientas, actividades y otros fuera de los estándares establecidos que pongan en riesgo la seguridad, salud, medio ambiente, procesos, equipos e instalaciones.
• Verificar el cumplimiento de los estándares y procedimientos internos de SST y SSOMA tales como: Permiso de trabajo de frio o caliente (PT), permisos de trabajo en altura (PTA), permiso de trabajo en espacios confinados (PTEC), análisis de riesgos operacionales (ARO), bloqueo de energía, uso de EPP, etc.)

1. PROCEDIMIENTO

Los proveedores de un proceso de contratación, subcontratación, o prestación de bienes y/o servicios debe cumplir lo siguiente:

1. REQUISITOS DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR

1. REQUISITOS MINIMOS DE LA EMPRESA CONTRATISTA/PROVEEDORA DE SERVICIOS

Proveedores que brindan servicios de: Mantenimiento de infraestructura, Mantenimiento de instalaciones eléctricas, Intervención de pozos, Instalación o construcción de Módulos/muebles, Control de Plagas, Transporte, entre otros servicios:

• Tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como con un Sistema de Gestión Ambiental, para cumplir como mínimo con lo establecido por la normativa peruana.
• Contar con la documentación requerida por la Ley 29783 y su Reglamento D.S 005-2012, RM 050-2013 TR de acuerdo con el Formato de Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Contar con el Plan de Vigilancia, Prevención y Control de la Salud de los Trabajadores con riesgo a Exposición a COVID – 19 alineado a la Resolución Ministerial del MINSA vigente.
• Poder operar en concordancia con las prácticas aceptables de la industria y pleno cumplimiento de leyes peruanas, Reglamentos y Guías aplicables sobre seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
• Tener procesos de selección y empleo de personal que aseguren que las personas cuenten con las competencias para el empleo y asignadas a los puestos correctos e impartir los procedimientos adecuados para el control y prevención de riesgos.
• El Contratista contará con un supervisor del trabajo con conocimientos de seguridad a fin de a velar por la seguridad y salud en el trabajo, en todo momento dentro de sus servicios y/o proyectos; si la actividad es de riesgo alto y este cuenta con más de 10 trabajadores, deberá contar con un supervisor de seguridad, a fin de velar el cumplimiento de los estándares de seguridad del Grupo Ocho Sur.
• Asegurar la gestión e instrucción de sus empleados, incluyendo el entrenamiento necesario en seguridad y salud en el trabajo.
• Todos los equipos, herramientas, maquinarias y materiales deben ingresar con estar debidamente inspeccionados, certificados, mediante aprobaciones, certificados, reportes de inspección, los mismos deberán ingresar con un registro de ingreso de herramientas y materiales, los mismos que serán retirados con el mismo registro.  
• Supervisar los trabajos a realizar desde las etapas iniciales de planificación, durante la ejecución hasta la fase de entrega y cierre
• Dotar a todo su personal que brinde el servicio con todos los EPPs exigidos por norma y por el presente Procedimiento.

1. REQUISITOS MINIMOS DE CUMPLIMIENTO DE LA EMPRESA PROVEEDORA DE BIENES/PRODUCTOS

Proveedores que brindan bienes/productos: Combustibles, Productos Químicos, Lubricantes, Maquinaria, Herramientas, EPP, entre otros:

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