PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS Y GESTION DE PROVEEDORES
Enviado por LUCIAGU • 10 de Enero de 2023 • Informes • 4.103 Palabras (17 Páginas) • 44 Visitas
[pic 1] | PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS Y GESTION DE PROVEEDORES | CÓDIGO: GCP-PR-001 |
FECHA: 00/00/0000 | ||
VERSIÓN: 01 |
[pic 2]
CONTENIDO
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABLES 3
4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES 3
5. GENERALIDADES 4
6. PROCEDIMIENTO DE COMPRA 5
7. SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7
7.1 EVALUACION PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7
7.2 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7
7.3 CONCLUSIONES PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES NUEVOS 9
8. RE-EVALUACIÓN PERIODICA DE PROVEEDORES 9
8.1 CRITERIOS PARA REEVALUACION DE PROVEEDORES 10
8.2 CONCLUSIONES PARA LA REEVALUACION DE PROVEEDORES 11
9. CONTROL DE REVISION Y CAMBIOS 14
OBJETIVO
Establecer los criterios y metodología para la adquisición de bienes y servicios por parte de TRANSPORTES INTEGRALES SJ S.A.S., de manera que se asegure una selección – evaluación y re evaluación del desempeño de los proveedores para asegurar la calidad del servicio de la empresa.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación para todo el personal, contratistas y proveedores de TRANSPORTES INTEGRALES SJ S.A.S., y comprende desde la selección de los proveedores, planificación de las compras, la entrega de los productos/servicios adquiridos finales hasta la comunicación de los resultados de la evaluación de su desempeño (re-evaluación), para todas las actividades de compra en la Organización.
RESPONSABLES
- PLANEAR: Coordinador HSEQ: es el encargado de gestionar los recursos necesarios para la adecuada implementación y mantenimiento del presente documento.
- HACER: Gerente / Director Administrativo / Coordinador HSEQ: Es el encargado de velar por la implementación de este documento.
- VERIFICAR: Coordinador HSEQ: supervisa la correcta implementación del mismo.
- ACTURA: Gerente / Director Administrativo / Coordinador HSEQ: Es el encargado de tomar las respectivas medidas preventivas y correctivas al manejo del proceso
- Gerente: Es responsable de aprobar el presente procedimiento y de aprobar las solicitudes realizadas por los líderes de proceso.
- Coordinador Administrativo: Es responsable de aplicar el presente procedimiento.
DEFINICIONES Y ABREVIACIONES
- Proveedor: Persona u organización que proporciona o entrega un producto o servicio.
- Evaluación: Actividad mediante la cual se estudian las condiciones planteadas por un proveedor potencial a fin de determinar su capacidad para responder a las necesidades de compra de la Organización.
- Re-Evaluación o Evaluación del Desempeño: Actividad mediante la cual se evalúa el comportamiento de los proveedores en términos del grado en que se cumplieron los requisitos establecidos para la compra.
- Orden de compra: Documento mediante el cual se solicita a los proveedores los bienes o servicios requeridos por la organización.
- Cotización: Oferta de los proveedores en la cual establecen las condiciones de venta de los productos o servicios que presenta a la organización.
- Selección de proveedores: parte fundamental del proceso que busca garantizar la óptima calidad de los bienes o servicios. Para ello no solo es necesario realizar las evaluaciones financieras y comerciales, sino también evaluar algunos aspectos técnicos.
- SGI: Sistema de Gestión Integral.
GENERALIDADES
- En todos los casos de compra, ya sea de productos o servicios, el área contable de la empresa debe verificar que el RUT del proveedor se encuentre vigente y renovado, y que el objeto de transacción se encuentre dentro de las actividades declaradas por el mismo ante la DIAN, así mismo el proveedor debe proporcionar la factura electrónica del producto o servicio suministrado.
- La re-evaluación a proveedores se realizará anualmente.
- Se debe realizar seguimiento a las acciones estipuladas en la re-evaluación de proveedores semestralmente contados a partir de la fecha en que se realiza la misma.
- Se deberá comunicar los resultados de la evaluación y re evaluación al proveedor.
- Todo proveedor de servicios debe acreditar su competencia según corresponda.
- Para garantizar la calidad de los productos y servicios, la organización selecciona, evalúa y reevalúa a los proveedores que tienen incidencia en la calidad del producto y la prestación del servicio con base en la capacidad para cumplir con los criterios y requisitos de la organización, dando preferencia a los que dispongan de un Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO DE COMPRA
N° | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
[pic 3] | INICIO | ||
1 | [pic 4] | Los líderes de proceso podrán identificar la necesidad de un bien o un servicio y este será informado a Coordinador Administrativo al correo electrónico utilizando el formato CT-ADM-FM12 Requisición de Compra diligenciando la fecha, datos del solicitante y la descripción técnica del mismo. Nota: Las requisiciones realizadas por Gerencia no requiere uso de formatos, ni análisis de cotizaciones, ni selección de proveedores, solo se maneja orden de pago. | Líderes de procesos. |
2 | [pic 5] | El Coordinador Administrativo informara a Gerencia la solicitud, quien determina si se procede a realizar la compra del bien o la adquisición del servicio. Si la Gerencia determina que no es procedente, se informa al líder de proceso que no procede la solicitud. | Coordinador Administrativo |
3 | [pic 6] | El Coordinador Administrativo y/o persona delegada revisará el listado de proveedores aprobados CT-ADM-FM01 Base de Proveedores), luego procederá con la solicitud de cotización vía telefónica, correo electrónico o directamente a los Proveedores. | Coordinador Administrativo |
N° | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
3 | [pic 7] | Nota 1: Mínimo 2 cotizaciones a excepción de los proveedores con los cuales se tenga establecido un convenio. Nota 2: Mediante acto administrativo fue aprobado, que para la aplicación del presente procedimiento el monto de la compra debe superar los cien mil pesos ($ 100.000) MLC. Nota 4: En caso de que no estén creados los 2 proveedores para expedir las cotizaciones, se remitirá el numeral 7 del presente procedimiento. | Coordinador Administrativo |
4 | [pic 8] | Con base en la información obtenida se diligencia el Formato CT-ADM-FM12 Requisición de Compra; diligenciando el espacio de análisis de cotizaciones lo cual permite la comparación y toma de decisiones de compra por parte de Gerencia y/o persona delegada. | Coordinador Administrativo |
5 | [pic 9] | Una vez seleccionado el proveedor, se diligencia la orden de compra o servicio CT-ADM-FM15, la cual es entregada al proveedor y posteriormente al área de Contabilidad para su trámite pertinente. | Coordinador Administrativo |
6 | [pic 10] | Realizar la compra de los bienes o servicios requeridos, teniendo en cuenta:
| Coordinador Administrativo |
N° | ACTIVIDAD | DESCRIPCION | RESPONSABLE |
7 | [pic 11][pic 12] | Se acepta la factura o se realiza la respectiva devolución. Se realiza formato de orden de pago CT-ADM-FM2 y se pasa a Gerencia para autorización de pago. Una vez autorizado por la gerencia se entrega los soportes a contabilidad Se verifican los artículos/servicio en base a la orden de compra/servicio y factura, se revisa el estado y la conformidad del mismo.[pic 13]
| Coordinador Administrativo Gerencia |
[pic 14] | Finaliza |
...