Proceso Administrativo

1. Decisión tomada sobre la empresa

En grupo tomamos la decisión de crear una empresa cuyo objeto es la organización de actividades culturales, conciertos y eventos tanto institucionales como dirigidos a todo el público en general. Nuestra empresa será una Sociedad SAS, esta decisión se tomo teniendo en cuenta las características de la misma (Numero de socios, Responsabilidad, es una sociedad que no requiere escritura pública). La cual denominaremos Entertainment Factory S.A.S.

Entre los eventos que organizaremos relacionamos los siguientes:

Obras de teatro.

Conciertos musicales.

Organización de eventos deportivos.

Organización de eventos institucionales.

Organización de eventos recreativos.

Cualquier otro tipo de manifestación cultural y recreativa.

2. Organigrama y Descripción de los Cargos Principales

En este aspecto es importante mencionar que según el evento a realizar contamos con una empresa que nos apoya en la contratación de personal temporal, este personal nos prestara el servicio de apoyo logístico y de seguridad para los diferentes eventos que organizaremos.

Presidente: El presidente de nuestra compañía debe estar en la capacidad cumplir las funciones que se le asignen, presentar a la junta los informes respectivos sobre su gestión, estar atento al desarrollo de procesos que permitan garantizar el buen desempeño de la empresa. Celebrar todos los contratos objeto de la actividad de la empresa.

Gerente Comercial: Garantizara la presentación de propuestas comerciales acordes a los requerimientos de nuestros clientes. Desarrollara un programa de incentivos para nuestros ejecutivos de cuenta teniendo que cuenta que son ellos los que deben concretando los eventos que realizaremos a nivel empresarial e institucional. Garantizar que las ofertas cumplan con los requisitos mínimos establecidos para mantener al cliente correctamente informado tanto en tarifas como clausulas contractuales.

Ejecutivo de Cuenta: Nuestros ejecutivos de cuenta tienen como función principal creer en nuestro objetivo empresarial presentado nuestras propuestas comerciales de forma llamativa, generando valor agregado a las mismas sin salirse de los parámetros que la empresa ha definido. Deberán cumplir con las metas mensuales que se les fijen.

Gerente Administrativo: Apoyara la parte logística de los eventos que se realizaran, se encargara de efectuar alianzas con distintos proveedores tanto para la compra insumos, alquiler de locaciones, traslados, agencias de viaje, se encargara de velar por la radicación de las facturas a tiempo. Garantizara el mantenimiento de nuestra sucursal tanto en la parte locativa como en los servicios tecnológicos y administrativos en general.

Gerente Financiero: Administrara todo lo relacionado con los ingresos que la empresa reciba por la ejecución de su objeto social, garantizara la disponibilidad de dinero para el montaje de los eventos y para el pago a los proveedores teniendo en cuenta las políticas establecidas y los descuentos por pronto pago fijados. Se encargara de coordinar los pagos de los artistas contratados.

Analista de Logística: Garantizara que nuestros eventos cuenten con todo lo necesario para logar la satisfacción de nuestros clientes, para ello deberá presentar el detalle de lo requerido para el evento que se va a llevar a cabo. Se encargara de administrar los materiales publicitarios como pendones, promocionales etc. Velara porque cada evento que realicemos cuente con todos los detalles necesarios para que el mismo sea un éxito.

3. Nuestra Misión y Visión

Misión Ofrecer servicios de recreación, logística y asesoramiento en el campo de los eventos, con altos niveles de calidad enmarcados en la oportunidad y excelencia, con profesionales comprometidos, capacitados y dispuestos a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y a superar sus expectativas.

Visión

Ser una compañía reconocida por su excelencia, innovación, eficiencia logística y amplio conocimiento en la organización de eventos que se consolidará como líder y que lograra posicionarse como una de las mejores empresas dedicadas a la organización de eventos, espectáculos y promociones en toda Colombia, garantizando un alto nivel de satisfacción en nuestros clientes.

4. Cuadro Comparativo

Se adjunta Cuadro con el detalle en excell.

5. Propuestas Individuales Grupo de Trabajo

SERGIO MÁRTIN ROZO GONZALEZ

EVENTO: CONCIERTO

Entertainment Factory S.A.S. realizara en la ciudad de Bogotá DC el concierto de la banda de Punk “GREEN DAY” que por su buena acogida en 2010 tendrá una segunda presentaciónesta vez en el estadio El Campin.

FECHA:

Viernes 7 de septiembre de 2012.

PARA REALIZAR EL EVENTO:

Se negociara el costo del arriendo con la alcaldía mayor acerca del alquiler del Estadio Nemesio Camacho El Campin.

El representante del grupo se compromete a entregar con una semana de anterioridad todos los elementos para la buena realización del evento tales como equipos, instrumentos y luces propias utilizadas por la banda en cada presentación según negociación que beneficie a ambas partes de manera honesta y responsable.

BOLETERIA

1 ETAPA:

1 de agosto de 2012 – 20 de agosto de 2012

2 ETAPA incrementa 10 % al valor de la boleta:

21 de agosto de 2012 – 1 de septiembre de 2012

PUBLICIDAD

La publicidad del evento comienza desde la primera semana del mes de mayo a través de los diferentes medio de comunicación. (Televisión, radio, redes sociales) y material p.o.p. (volantes, pancartas, avisos etc.)

Para garantizar la venta completa de la boletería y así cubrir con anticipación el pago de la presentación al representante de la banda GREEN DAY de la siguiente manera 35% antes del evento y 65% en la fecha del evento una vez terminado , publicidad, impuestos, arriendo, patrocinadores, nomina(personal administrativo, Ingenieros de sonido, logística, transporte).

MISION

Ofrecer servicios de alta calidad en planeación, montaje, presentación y desarrollo de eventos de todas las categorías.

VISION

Ser la empresa número uno en eventos a nivel nacional.

ORGANIGRAMA Propuesta Yenny Lucia Moncada Mesa

Nombres Propuestos para la empresa

SAYAP EVENTOS CONCIERTOS Y ALGO MAS SAS

PYSA EVENTOS CONCIERTOS Y ALGO MAS SAS

ANGELOS EVENTOS CONCIERTOS Y ALGO MAS SAS.

MISION

Ofrecer a nuestros clientes un servicio enmarcado en la oportunidad y excelencia, con profesionales comprometidos, capacitados y dispuestos a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y a superar sus expectativas.

VISION

Ser una compañía reconocida por su excelencia en la organización de eventos y recepciones, tanto a nivel empresarial, familiar como dirigido al público en general.

Aspectos a tener en cuenta para la realización del concierto que vamos a efectuar:

1. Debemos revisar cual es el presupuesto que tenemos para invertir .

2. Establecer la fecha y hora en la que se realizara el concierto, la fecha propuesta es el sábado 15 de septiembre, fin de semana en el que se celebra el Amor y la Amistada.

3. Elegir el artista con tiempo de tal manera que aseguremos su compromiso con el mismo el concierto propongo realizarlo con Santiago Cruz o Fonseca.

4. Efectuar cotizaciones de los posibles lugares en los que podamos realizar el concierto este lugar debe ser amplio para que brinde comodidad a los asistentes y al artista. Les propongo El salón Santafé del Hotel Sheraton ubicado al occidente de Bogotá, en el barrio Salitre Plaza.

5. Contratar un proveedor para el tema de sonido, pantallas gigantes, luces etc. Este aspecto es muy importante ya que forma parte de la logística del evento.

6. Validar que permisos se requieren, por ser un salón ubicado en el Hotel no se requiere que tramitemos ningún permiso en especial.

7. Tener claro cuál va a ser el costo de la boletería y el número de personas a las cuales va dirigido el concierto. Propongo realizar el concierto para un grupo de 200 personas.

8. Publicidad para la divulgación del concierto. Es muy importante una vez tomemos la decisión iniciar la divulgación del mismo a través de los medios radiales, en la zonas empresariales y universitarias con folletos, afiches etc...

9. Definir el público al que va dirigido el concierto, este concierto debe estar dirigido al público en general.

10. Definir si requerimos apoyo adicional de personal temporal para efectuar las contrataciones, sobre todo para el tema de seguridad y apoyo logístico tanto al inicio del concierto como al final. Este aspecto es muy importante ya que debemos contar con un buen número de personas que garanticen la seguridad de los participantes al mismo y de igual manera personal capacitado en el tema de logística el cual debe estar disponible tanto al inicio como al final del concierto propuesto.

Propuesta Siervo Andrés Reyes

Creación de una empresa que organiza eventos de carácter cultural y recreativo.

1. Definir el tipo de empresa.

Por tratarse de una empresa nueva y debido a la facilidad en su constitución una empresa con las características de “Sociedad por Acciones Simplificada” ò S.A.S.

Nombre de la empresa, opción 1.

Show’s & Show’s S.A.S

2. Constitución.

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