Proceso de compras. Responsabilidad del Gerente de compras

Objetivo

Comprar, realizar los convenios necesarios para optimizar la asignación de contratos de obra y en su caso, los materiales que procedan.

Introducción

Es fundamental para el área de compras, que cuente con los proveedores y los materiales necesarios en el lugar adecuado, momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo al máximo para la rentabilidad de la empresa, con materiales de acuerdo al proyecto y con la calidad requerida.

Alcance

Aplica a todo el personal que interviene en el desarrollo del presente procedimiento.

Responsabilidad

Es responsabilidad del Gerente de compras controlar y verificar la correcta aplicación de este procedimiento, así como responsabilidad de todos los involucrados respetar y cumplir el presente procedimiento.

Elaboró

Revisó

Director de Finanzas Revisó

Analista de Procesos Autorizó

Director General

Índice

Desarrollo 3

1 Inicio de Proyecto 3

2. Actualización de Precios en Catálogo de Materiales en SISCON 4

3. Control de suministro de concretos y agregados 4

4. Elaboración de requisiciones. 7

4.1 Orden de compra 7

5. Recepción de Materiales en Almacén 9

5.1 Elaboración y recepción de vales de salida de materiales 11

6. Inventarios Cíclicos 12

6.1 Inventario Anual 12

7. Control de Chatarra 14

8. Control de Producto No Conforme 14

9. Resguardo de materiales sobrantes para Transferencia 15

9.1 Por Cierre de Obra 15

9.2 Por Material Sobrante durante ejecución de Obra 16

10. Resguardo de materiales sobrantes para Venta o Donación 17

11. Control de Mermas: 18

Formatos 18

Desarrollo

1 Inicio de Proyecto

1. Jefe de Presupuestos de Urbanización y Analista de Presupuestos reciben los planos del Proyecto Ejecutivo y elaboran números generadores, asignan las claves de conceptos y solicitan por correo electrónico la validación de precios de materiales en SISCON a Gerente de compras para elaborar tarjetas de precios unitarios.

Nota: Si los materiales son nuevos, solicita la asignación de clave, Gerente de Logística cotiza los nuevos materiales, asigna la clave correspondiente y valida.

2. El área de Control de Obra y Presupuestos proporciona la información de lo que se requiere comprar, especificaciones, marca, modelo y todos los demás atributos del material, esto para que el área de compras adquiera los materiales que se requieren en el proyecto. Para los agregados como son arena, grava, piedra poma, gravilla, tezontle, tepetate... cada inicio de una nueva etapa se solicitara una muestra del material que se especifica en el proyecto la cual será enviada al área de construcción y almacén para que se pueda verificar la calidad y especificación del material al momento de la recepción.

Gerente de compras:

• Diferentes proveedores que ofrecen el material.

• Fabricante nacional o extranjero.

2. Actualización de Precios en Catálogo de Materiales en SISCON

1. El área de compras es responsable de actualizar el catálogo de materiales los primeros 5 días hábiles del mes en el SISCON.

3. Control de suministro de concretos y agregados

1. Residente de Obra registra en el SISCON el Programa semanal de suministro de concretos y agregados de acuerdo al avance de obra programado e informa a compras para requisición.

2. Compras revisa el programa y la solicitud en el SISCON, en caso de haber alguna observación informa a Residente de Obra para que realice la corrección en el SISCON.

3. De no haber ninguna observación compras asigna el proveedor y le hace llegar el pedido vía correo electrónico con copia al Jefe de Obra.

4. Residente de Obra informa a proveedor de concretos, agregados y agua la cantidad a surtir diariamente. Concilia diariamente su programa de suministro de concretos y/o agregados, o bien máximo los días viernes de cada semana soportado con números de requisición y en el caso de concreto con las facturas y remisiones enviadas por la concretera vía correo electrónico para que pueda corroborar el programa contra entradas físicas de material. Residente de Obra cierra el programa para poder generar la requisición y crear un nuevo programa.

5. Proveedor procede a suministrar materiales en función del Pedido semanal de concretos y agregados presentando en almacén “Remisiones” y material antes de la descarga.

En caso de los agregados arena, grava, piedra poma, gravilla, tezontle, tepetate... personal de almacén revisa la remisión y verifica que el transporte este cargado con el material correspondiente y la cantidad que marca la remisión o factura.

6. Proveedor se presenta con el Residente de Obra, autorizado para recepción de concretos y/o agregados, de acuerdo al AYF-LOG-F004 Lista de personas autorizadas de recepción de suministro de concretos y agregados, para proceder a descargar el material en el lugar que este le indique.

7. Residente de Obra firma de conformidad en “Remisiones”, de acuerdo al suministro realizado revisando los datos:

• Remisiones foliadas con nombre y razón social del proveedor

• Periodo de suministro

• Numero de “Requisición”

• Hora de salida y hora de llegada

• Laboratorio

• Presupuesto

8. Descargado el material en obra, Proveedor solicita a Personal de Almacén sello en “Remisiones” para efectos de pago.

9. Personal de Almacén corrobora la firma del Residente y/o Jefe de Obra de acuerdo al formato al AYF-LOG-F004 Lista de personas autorizadas de recepción de suministro de concretos y agregados, si la firma es correcta sella las “Remisiones”

10. Jefe de Obra o Residente una vez cumplido con el Pedido semanal de concretos y agregados, cierra conciliación en SISCON2.

SISCON2- - Modulo Construcción - - Movimientos - - Requisitar - - Agregar

Nota: Debe de estar cerrado el pedido para poder cargar un nuevo pedido.

11. De no coincidir el volumen del Pedido semanal de concretos y agregados con el volumen recibido, personal de compras realiza una nueva requisición en SISCON y elabora la orden de compra correspondiente en SISCON, e informa a almacenista por correo electrónico que la orden de compra está realizada. Se tiene que realizar conciliación con Proveedor de acuerdo al volumen real suministrado que amparan las remisiones y por lo que se manifiesta la orden de compra.

12. Almacenista imprime la orden de compra, para

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