Procesos organizacion

PROCESOS

Resumen1

• A menudo nos encontramos en busca de nuevos resultados para nuestra empresa. Sin embargo, para lograrlo realizamos las mismas acciones de siempre y justamente por esto no avanzamos.
• Pero, ¿por qué nos cuesta tanto cambiar? Las personas están dispuestas a cambiar su forma de actuar sólo si se establece en forma clara cuáles son los resultados esperados y el hecho de que los resultados obtenidos actualmente no son los deseados.
• El primer paso de una organización, ya sean empresas privadas, universidades, ministerios, ONG y empresas sin fines de lucro, debería ser definir la misión.
• Luego vendrán: la visión, los objetivos, la estrategia y los procesos. De esta manera habremos construido nuestra cadena de valor.
• La cadena de valor es la concordancia entre nuestros objetivos fijados, nuestros procesos ejecutados y la estructura de nuestra estrategia.

Resumen2

• El “marco de trabajo” es una instancia que establece el “espacio” donde nos desempeñamos y considera una serie de variables que nos permiten diseñar de forma correcta un servicio.
• Para llevar a cabo un buen diseño, debemos posicionarnos en una perspectiva amplia, en la cual el artefacto a diseñar tendrá su vida útil, y diseñar cada dimensión desde esta visión.
• El diseño de un proceso, como cualquier artefacto, debe incluir las dimensiones por qué, qué, cómo, cuándo, dónde y quién.
• Algunos observadores estiman que además de las seis dimensiones, se debe considerar una séptima: costo o dinero. Sin embargo, nosotros consideraremos al costo como una restricción, pues sabemos que en la mayoría de las organizaciones el presupuesto es finito.
• Existe un Modelo de Comportamiento que nos indica que debe existir un equilibrio entre: los Procesos, las Tecnologías y las Personas. Este modelo debe complementar las seis dimensiones vistas anteriormente.

Resumen 3

• Toda organización debe tener un modelo de negocio alineado a su misión y visión. De no ser así, se corre el riesgo de no estar enfocados como organización, y no poder entregar una propuesta de valor coherente y consistente a los clientes.
• Asimismo, este modelo de negocio nos permitirá saber la forma en que funciona nuestra organización y qué esperamos de ella.
• Toda organización debe tener un conjunto de actividades establecidas que se ejecuten en forma periódica y sistemática, conocidas como procesos. Estos tienen una importancia significativa al interior de toda organización y están presentes en todo ámbito de acción.
• Es importante destacar que todas las acciones establecidas al interior de las empresas se dividen en procesos (actividades repetitivas que buscan entregar valor al cliente), y proyectos (actividades únicas e irrepetibles). Ambas son tareas fundamentales para el logro de los objetivos.
• Un mapa de procesos se compone en el nivel más global de los macro procesos. Luego, se concentran los procesos, que a su vez contienen a los sub procesos y estos últimos a los procedimientos.
• Para cada nivel de procesos es necesario establecer a qué objetivo están alineados, pudiendo ser el mismo para varios procesos y más de un objetivo por proceso.
• También se deben establecer las funciones del proceso, el responsable, él o los indicadores, y qué aspectos en la organización están de más o faltan para que este proceso logre los objetivos planteados.

Resumen 4

• Analizar detalladamente nuestro proceso y determinar si es el más adecuado para lo que queremos realizar, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de nuestro negocio.
• Definir cómo puedo perfeccionar cada proceso de una forma rápida y directa, permitiéndome mejorar los criterios específicos sin generar problemas mayores en el futuro, es clave en el desarrollo de un proceso.
• Es importante determinar en forma clara qué entienden todos los integrantes de la organización, desde el gerente de productos hasta el último eslabón de la cadena, por “desarrollo de productos”.
• La capacitación de las personas que están involucradas en los distintos procesos es vital. Si alguien no entiende de qué manera aporta a la cadena, claramente esa tarea está destinada al fracaso.
• Debemos considerar al menos tres horizontes: la visión de cliente, la competencia y qué podemos hacer como empresa.

Resumen 5

• Al emprender procesos de innovación y cambios, lo ideal es que nos focalicemos principalmente en los resultados esperados. Teniendo claro qué deseamos lograr, podemos pensar en cómo hacerlo.
• La innovación en los procesos (innovación aplicada, no la investigación) debería tener siempre como foco obtener mejores resultados que los que tenemos actualmente.
• Es necesario tener una visión estratégica para poder generar innovación en forma coherente y sistemática al interior de la empresa, sin olvidar la importancia de dos factores: la competencia y la visión del cliente.
• Incorporar tecnología no siempre implica innovación.
• La cabeza de la organización es la encargada de revisar y conocer sus procesos, para innovar, mejorarlos y así renovarse como empresa.

Resumen 6

• Una actividad no sólo debe estar alineada con el objetivo, sino que además debe ser necesaria y suficiente. De esta manera estaremos aplicando “Foco” a nuestros objetivos.
• Si nuestro objetivo es enfocarnos, debemos saber hacia dónde vamos. Es decir, en qué actividades vamos a concentrar nuestros esfuerzos para llegar al estado que deseamos y medir lo que avanzamos en ello.
• Resulta crucial que desde el nivel más alto de la organización hasta la base, los colaboradores estén conscientes de la estrategia y los objetivos de ésta.
• Respecto al foco es imprescindible medir el avance de los resultados de las actividades, ya que esto nos permitirá también predecirlo sobre los logros; asignar los recursos de manera eficiente; planificar de mejor forma las actividades y recompensar la gestión de éstas, que no es otra cosa que el desarrollo de indicadores.
• Con respecto a la gestión de actividades, deberíamos tener dos tipos de indicadores: los de eficiencia o de desempeño de las actividades, es decir, qué tan bien las ejecutamos ; y de efectividad o de resultado, que tienen directa relación con el logro de los objetivos planteados y no con la cantidad de cosas que hicimos.

Resumen 8

• Es importante priorizar con qué proyectos de mejora partir, haciendo un diagnóstico del valor que genera cada uno de los procesos a la organización y estableciendo el nivel de desempeño que tienen.
• Por ejemplo, podemos evaluarlos del 1 al 5 (cuando 5 es excelencia a nivel mundial, 4 es sobre lo esperado, 3 es esperado, 2 es bajo lo esperado y 1 es desempeño en la UTI) y luego cruzar esos datos con el valor anteriormente definido para cada proceso.
• La relación que existe entre procesos y proyectos, es que estos últimos están hechos para mejorar el desempeño de los procesos. En definitiva, incrementan su capacidad, automatizan o hacen más eficiente un proceso o simplemente desarrollan uno nuevo dentro de la organización.
• Cuando hablamos de gobierno de procesos nos referimos principalmente al responsable de cada uno de los aspectos contenidos en ellos (gerente general, VP o CEO).
• Los subprocesos son un conjunto de actividades indivisibles a nivel operacional (procedimientos) y tienen un foco de no más allá de un mes o dos meses máximo (plazos referenciales). Son responsabilidad de los jefes de área o subgerentes de unidades.

...