Propuesta De Mejora De Un Almacen

Universidad de Lima

Escuela Universitaria de Ingeniería

Facultad de Ingeniería Industrial

Trabajo de investigación para optar el Título Profesional en Ingeniería Industrial

Propuesta de mejora de los procesos del almacén “El Charlie” de la empresa Ransa Comercial.

José Andrés Arispe Sevilla

Código 20051500

Lima – Perú

Junio 2013

Índice General

Índice de cuadros

Índice de figuras

Antecedentes 

Objetivos de la investigación.

Objetivo general.

Analizar y proponer una mejora eficiente en los procesos para la buena administración de inventarios del almacén “El Charlie” y su nivel de servicio mediante sus indicadores principales como el ERI y Fill –Rate, a un costo exactos de operatividad.

Objetivos específicos.

• Identificar los procesos a mejorar para llegar a la meta de los KPI.

• Dar recomendaciones y propuestas de soluciones a los problemas encontrados, así como medidas de control.

• Cuantificar la cantidad de recursos necesarios para una operación eficiente, así reducir los costos operativos.

• Aplicar el método de las 5s en áreas que se consideren estratégicas para el estudio.

Resumen Ejecutivo

Capítulo I. Consideraciones generales de la investigación.

1.1. Antecedentes de la empresa

1.1.1. Breve descripción de la empresa y reseña histórica

Ransa Comercial S.A es una empresa especializada en ofrecer un servicio que integre todos los procesos logísticos desde 1939. Hoy en día, diseña y gestiona soluciones especializadas para atender los requerimientos logísticos de cada uno de sus clientes con el compromiso de optimizar sus operaciones a través de un servicio con alto valor agregado.

Ofrece soluciones en los sectores de Minería y Energía, Consumo Masivo y Retail, Industria y Logística Refrigerada, quien cuenta con modernos sistemas de información y soluciones tecnológicas desarrolladas exclusivamente para atender las necesidades logísticas de los sectores.

De la misma forma cuenta con unidades especializadas: Terminal de almacenamiento, Agencia de aduanas, Ransa Archivo, Ransa empresario, CASA y Módulos, ofrecen un servicio profesional y de calidad a los sectores económicos más importantes a nivel nacional.

En el año 2003 iniciaron la internacionalización e inauguraron su primera sucursal en la ciudad de Santa Cruz en Bolivia. Hoy cuenta con operaciones en la Región Andina, en Perú, Bolivia y Ecuador; y en Centroamérica, en El Salvador, Guatemala y Honduras.

Constantemente evalúa nuevas oportunidades de inversión y crecimiento, para continuar trabajando para el beneficio de sus clientes.

Son tres las claves de su éxito

• Satisfacción de sus clientes

• Desarrollo de su personal

• Coordinación y trabajo en equipo

1.1.2. Descripción de los productos o servicios ofrecidos

Ransa comercial brinda los siguientes servicios integrales de logística :

• Carga Internacional : Representa a sus clientes gestionando el proceso de exportación e importación de sus bienes y se encarga de realizar las acreditaciones aduaneras, fiscales y legales ante entidades públicas, dentro de un marco de información y coordinación constante con el cliente.

• Agencia de aduanas : Son responsables de resolver todas las operaciones de exportaciones e importaciones con rapidez y seguridad, brindando asesoría legal tributaria-aduanera para todas sus operaciones de Comercio Exterior.

• Depósito temporal : Es considerada una Zona Primaria Aduanera, considerada como una extensión del puerto, merced a la capacidad legal otorgada por la Superintendencia Nacional de aduanas, SUNAD. Operan con toda la infraestructura de un almacén para recibir toda la mercadería directamente al arribo de las naves.

• Almacenaje : Sus Centros de Distribución y almacenes son los más amplios y modernos del país. Están implementados tecnológicamente para realizar operaciones logísticas eficientes, permitiéndoles operar con mayor rapidez y flexibilidad. Asesoran sus socios logísticos calculando los niveles de inventario y definiendo la ubicación geográfica de los mismos, optimizando y reduciendo los costos de acuerdo al nivel de servicio requerido por sus clientes.

Servicios :

o Depósito simple

o Depósito Autorizado de aduanas

o Salas de procesos para productos refrigerados

o Acondicionamiento de carga (Picking, packing, kitting y etiquetado).

o Consolidación de carga.

o Embolsado, Ensacado y etiquetado de mercadería.

• Transporte y Distribución :

Este servicio se subdivide en dos procesos: Distribución y Traslados. Distribución se encarga de la entrega de mercaderías partiendo de un punto a varios centros de despacho, mientras que Traslados se encarga de tranportar las mercaderías de un punto a otro. Para ambos servicios contamos con una amplia cobertura a nivel nacional gracias a la flota especializada de vehículos para cada sector y para cada modalidad de traslado.

Servicios :

o Distribución multimodal a nivel nacional

o Transporte multimodal de punto a punto nivel nacional

o Transporte de carga internacional

o Sistema de Cross-docking

Ransa comercial brinda los siguientes servicios especializados :

• Frio Ransa : Unidad de negocio de Ransa Operador Logístico, especializado en brindar los servicio de almacenamiento y/o procesamiento de productos refrigerados y congelados.

• Ransa Empresario : Servicio especializado del grupo Ransa, su propuesta de valor se enfoca en el empresario en crecimiento, asesorándolo en gestionar y optimizar operaciones de comercio exterior y servicio locales.

• Ransa Archivo : Ofrece un servicio integral, ágil, seguro y flexible que consiste en la Custodia, Digitación, Digitalización y Administración de su información, además de la Custodia de sus medios magnéticos.

• Torre Blanca : Es una planta procesadora de frutas y hortalizas especializada en el servicio de procesamiento y packing de productos para la agro exportación.

• Agencia Ransa : Es un agente de aduanas con operaciones en los principales puertos del país

1.1.3. Descripción del mercado objetivo de la empresa

Ransa comercial gestiona soluciones logísticas por sectores de mercado:

• Consumo Masivo y Retail :

Gestiona la logística de empresas locales y extranjeras, que comercializan productos de consumo masivo, incluyendo: alimentos, bebidas, cuidado personal, electrodomésticos, tecnología y equipos electrónicos.

• Minería y Energía :

Por la transcendencia y magnitud de las operaciones del sector, los proyectos mineros y energéticos requieren especial énfasis en aspectos como: Seguridad, Responsabilidad y trazabilidad en cada etapa del proceso. Es por ello que Ransa cuenta con la experiencia y conocimiento necesario para atender la demanda del mercado. Al contar con profesionales, infraestructura ubicada a nivel nacional e internacional para garantizar la optimización de recursos en tiempo y costos para satisfacer las necesidades de cada operación.

• Gas y Petróleo :

Los proyectos de gas y petróleo requieren un servicio seguro y eficiente a través de la trazabilidad en cada operación. Para ello Ransa cuenta con una solución que ofrece a sus clientes: confiabilidad en el manejo de sus operaciones logísticas, optimización de recursos en tiempo y costos, y un coordinador logístico con experiencia en la gestión de proyectos en el sector para atender sus operaciones, desde la recepción de la orden de compra hasta la entrega de la carga en el lote.

• Industria :

Gestiona la logística de entrada de sus clientes, permitiéndoles concentrarse en su core business.

Especializados en gestionar la logística de industrias de papel (bobinas), granos y menestras, vehículos, fertilizantes y agroquímicos.

• Logística refrigerada

Gestiona la logística refrigerada de almacenamiento y procesamiento de alimentos perecederos.

1.1.4. Organización y estructura organizacional

1.1.5. Visión, misión y objetivos organizacionales

Visión :

La nueva visión de Ransa Comercial es: “Ser una empresa logística de clase mundial, posicionada entre los primeros operadores de Latinoamérica con ventas superiores a U$$ 250 millones en el año 2013”

Misión :

La misión de Ransa comercial es: “Mejorar el nivel de la logística en los países donde trabajaremos, ayudando a nuestros clientes a optimizar su cadena de suministros”

Objetivos organizacionales :

• Reducir los costos totales de sus socios logísticos y generar ventajas competitivas que hagan más eficiente su operación.

• Continuar expandiéndose y convertirse en un operador logístico con importante presencia en Sudamérica y Centroamérica.

1.2. Objetivos de la investigación

Objetivo general :

Analizar y proponer una mejora eficiente en los procesos para la buena administración de inventarios del almacén “El Charlie” y su nivel de servicio mediante sus indicadores principales como el ERI y Fill –Rate, a un costo exactos de operatividad.

Objetivos específicos :

• Identificar los procesos a mejorar para llegar a la meta de los KPI.

• Dar recomendaciones y propuestas de soluciones a los problemas encontrados, así como medidas de control.

• Cuantificar la cantidad de recursos necesarios para una operación eficiente, así reducir los costos operativos.

• Aplicar el método de las 5s en áreas que se consideren estratégicas para el estudio.

1.3. Justificación de la investigación

Justificación técnica :

La investigación es técnicamente realizable, porque las mediciones a realizar son tomas de tiempo, información rescatada del sistema, cantidad de personal y entrevistas. Las mejoras irán en los procesos de la operatividad.

Justificación económica :

Los beneficios económicos que se espera alcanzar, se darán por la reducción de las horas extras necesarias. Además de la evaluación de la planificación de los recursos se tomaran en cuenta que no haya duplicidad de funciones o controles innecesarios el cual eleva los costos.

Justificación social :

El impacto que se tendrá con la mejora, se reflejará en los trabajadores de tal manera que se sentirán motivados, con nuevos conocimientos de las buenas prácticas de almacén y ello se reflejara en una buena planificación de sus tiempos.

1.4. Hipótesis de trabajo

Mediante la mejora integral que se hará en el almacén del Charlie se cumplirá con la meta del ERI al 98% y se mejorará el Fill rate que manejan actualmente con el uso eficiente de los recursos para la operación.

1.5. Marco referencial de la investigación

1.5.1. Marco referencial :

Referencia 1

Titulo: Estudio de mejora para la implementación de un sistema de almacén y distribución en el núcleo ejecutor de Distribución de Foncodes.

Autor : Mariangela Castillo Ghiotto

Janeth Quispe Calsina

Fecha : 2012

Similitud: Busca una administración eficiente de los procesos de almacén por medio de implementación de un sistema. Para llegar a este objetivo busca diagnosticar la situación del proceso, evaluar la optimización de los procesos a través de mejoras de sistemas evaluar de los costos y beneficios

Diferencias: La diferencia con este tema es que van a implementar un sistema. Para este estudio busca la mejora de los procesos en base al sistema actual y si es necesario modificar algún módulo del sistema se mejorará.

Referencia 2

Titulo: Mejora de un sistema de inventario en el almacén de Cifran S.A

Autor : Gonzalo Delzo Collado

Fecha : 2009

Similitud: Tienen como objetivo específico reducir los porcentajes de diferencias de inventario, tener concordancia entre el stock físico y stock del sistema.

En la investigación propuesta busca una buena administración de inventarios en el almacén controlando el ERI.

Diferencias: La diferencia es que este tema busca diseñar un nuevo sistema para el control de los inventarios, para nuestro caso contamos con un sistema de WMS en el cual buscará la mejora, para ser más eficientes.

1.5.2. Marco conceptual :

1.5.2.1. Gestión de almacenes :

Edward H. Frazelle (2002) determina la logística como: “El flujo de materiales, información y dinero entre proveedores y consumidores”, en el cual para que el flujo sea continúo intervienen varios procesos:

1. Servicio al cliente

2. Gerencia o administración de inventarios

3. Suministros o compras y/o manufactura

4. Transportes

5. Almacenamiento

Según Julio Juan Anaya Tejero “El objetivo fundamental de una correcta gestión de almacenes se basa en el principio de conseguir el grado de servicio requerido por el mercado (por ejemplo entregas en 24 o 48 horas con una fiabilidad del 95%), a un nivel de costes aceptable para la empresa.” En otras palabras tener un grado de servicio deseado (Rapidez, fiabilidad y calidad) a un nivel de costos aceptable.

1.5.2.2. Funciones principales del Centro de distribución

• Recepción y Almacenamiento

Los proveedores se dirigen al centro de distribución a dejar la mercadería que fue comprada por el cliente. Estos proveedores con previa cita dentro de una ventana horaria se aproximan a las puertas de recepción.

El operador logístico recibe la mercadería, paletizada en la mayoría de los casos, y la traslada a los canales de recepción. En paralelo, lleva el control de lo ingresado en el sistema WMS.

Luego de cerrar la operación de recepción, automáticamente el WMS genera la operación de almacenamiento. Los operadores de elevador se dirigen a los canales de recepción para cargar la mercadería y trasladarla a la ubicación designada por el sistema.

• Preparación de bultos o unidades sueltas

El cliente envía sus pedidos diarios de acuerdo al horario de corte programado con el Operador logístico. Este pedido es colgado en el sistema y en las pistolas de radio frecuencia, como operación de picking, para que los operarios de picking inicien la preparación del pedido.

El operador de picking se dirige a la ubicación indicada y carga los bultos o unidades indicadas. Al término de la preparación, se lleva la mercadería consolidada a los canales de despacho.

• Expedición y despacho

Luego del término de picking se inicia la expedición, que consiste en que el operador de expedición verifique la mercadería preparada vs. la guía de despacho como último filtro antes de ser cargada al camión, evitar así demoras en la rampa de despacho o devoluciones por mala preparación.

• Slotting e inventarios

Esta es el área que se encarga de que las operaciones del almacén sean más fluidas, de tal manera que priorizan las reposiciones de mercadería de reserva a las ubicaciones de picking. En pocas palabras priorizan las funciones de los operadores de elevador.

Además deben verificar que el stock físico como stock del sistema esté cuadrado, por lo que se programan inventarios cíclicos diarios.

1.5.2.3. Glosario:

1. ERI : Exactitud de registro de inventario

2. Fill Rate : Tasa de abastecimiento

3. 3PL : Third Party Logistics. Proveedores de tercerización logística,

operadores logísticos.

4. Almacén : Bodega, depósito

5. KPI : Key performance indicators. Indicadores clave de desempeño

6. Picking : Alistamiento, preparación de pedidos

7. Rack : Estantería, estructura metálica para almacenar carga

8. Sku : Stock keeping units. Referencias, líneas.

9. Slotting : Acomodación, asignación de espacio para almacenamiento.

10. Unidad Logística: Cajas, estibas, bultos, cartones, etc.

11. WMS : Warehousing Management System. Sistema de información para

administración de almacenes.

12. WPI : Warehouse performance indicator. Indicador del desempeño del

almacén.

13. FIFO : Sistema de rotación de inventarios. Primero en entrar, primero en

salir.

14. Montacargas: Equipo móvil de carga pesada.

15. ERP : Enterprise Resource Planning. Sistema de planeación de

recursos empresariales.

16. Familia de producto: Categoría de producto, referencia, líneas

Capítulo II. Análisis situacional de la empresa y selección del proceso a ser mejorado.

2.1. Análisis del marco global. Entorno económico, social, demográfico, legal y tecnológico

2.2. Análisis de las fuerzas competitivas

Poder de negociación de los compradores o clientes.

Como es un cliente estratégico para la empresa (como lo han definido por sus grandes volúmenes de almacenamiento y distribución), se da mucha importancia a su nivel de servicio, pero a la vez es un servicio muy sensible que al menor error de la operación puede perjudicar al cliente en sus ventas.

Este tipo de operación requiere bastante coordinación, por ello Ransa utiliza parámetros, para hacer una buena planificación en cuanto al orden y recursos. Se tiene ventanas horarias para los proveedores del cliente, pedidos máximos en bultos de acuerdo a la capacidad, pero en muchos de los casos rompe estos esquemas en aras de la flexibilidad que se trata de dar al cliente. Por ende el poder de negociación es MEDIO

Poder de negociación de los proveedores o vendedores.

Para el área operativa que se analiza se tiene proveedores que brindan el servicio de mantenimiento de infraestructura y equipos (carretillas manuales, elevadores eléctricos, order picker, montacargas, pistolas de radio frecuencia); muchos de estos equipos podrán ser reemplazados por equipos backup en caso de algún inconveniente. Además Ransa mantiene en sus instalaciones a técnicos (provenientes del proveedor) con el fin de agilizar la reparación de los equipos. Por lo que el poder de negociación con este servicio es medio bajo, el proveedor da las facilidades para asegurar la continuidad de la operación, pero se le cobra a Ransa por los servicios y se está sujeto a la disponibilidad de los repuestos.

Amenaza de nuevos entrantes.

Para la creación de un operador logístico, se requiere inversión fuerte y posicionamiento para que puedan competir como una empresa como Ransa. Por la cartera de clientes que se maneja y el cuidado de su mercadería. Por ellos es amenaza baja

Amenaza de productos sustitutos.

El producto es un servicio especializado en la logística de almacenamiento y distribución, por lo cual la amenaza de un producto sustituto tendría que ser que el mismo cliente maneje su propio centro de distribución, adicionalmente a lo que es su giro de negocio.

Hoy en día empresas consolidadas entienden la tercerización como oportunidad de enfocarse en lo que realmente saben hacer en su propio giro del negocio, dejando de lado los otros procesos a empresas especializadas. Por lo que es muy poco probable que se interese en manejar sus propios almacenes o centro de distribución, pero siempre auditando a la empresa con la cual hacen su tercerización.

Rivalidad entre los competidores.

En el mercado operan distintos operadores logísticos, entre ellos los que destacan son:

• Ransa Comercial

• Dinet

• Neptunia

• DHL

Para la evaluación de la rivalidad entre los competidores, hay que entender que hay clientes que no pretenden estar con un mismo operador logístico de empresas de su competencia directa, pero vale más el nivel de servicio que el operador puede ofrecer. Por lo cual la rivalidad de la competencia es fuerte y se tiene que tener presente que el nivel de servicio que se ofrece y la flexibilidad es la principal fortaleza de Ransa Comercial.

2.3. Breve descripción de los principales procesos

2.3.1. Identificación de los procesos más importantes

2.3.2. Selección del proceso a mejorar

2.3.3. Determinación y descripción del proceso

2.3.4. Diagrama del proceso

2.4. Identificación de los principales indicadores de gestión

2.5. Identificación de los problemas principales

3. Capítulo III. Diagnóstico de la empresa

3.1. Determinación de las causas raíces de los problemas seleccionados

3.2. Diagnóstico de los problemas principales

3.2.1. Planificación del diagnóstico

3.2.2. Análisis de los indicadores (tendencias, brechas, benchmarking)

3.2.3. Aplicación de los métodos de diagnóstico.

4. Capítulo IV. Determinación de la solución para los problemas encontrados

4.1. Análisis FODA

4.1.1. Factores FODA

4.1.2. Determinación de estrategias

4.1.3. Definición de las metas de la mejora

4.2. Determinación de las alternativas de solución para cada problema encontrado

4.3. Evaluación y selección de la mejor alternativa

4.4. Evaluación del alcance y limitaciones de la solución propuesta

5. Capítulo V. Implementación de las soluciones propuestas

5.1. Descripción detallada de cada una de las propuestas de solución

5.2. Identificación de las actividades necesarias para la implementación de la solución

5.3. Presupuesto general para la implementación de la solución

5.4. Cronograma de implementación

5.5. Propuesta de mecanismos y/o indicadores de gestión para garantizar la continuidad de la mejora

6. Capítulo VI. Evaluación de la propuesta y beneficios esperados

6.1. Evaluación cualitativa de la solución propuesta

6.2. Determinación de escenarios para la solución propuesta

6.3. Estimación de resultados de la implementación

6.4. Análisis económico y financiero de la propuesta

6.5. Impacto de la solución propuesta

6.5.1. Impacto social

6.5.2. Impacto ambiental

Conclusiones

Recomendaciones

Fuentes de información

Anexos

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