Propuesta de mejoramiento de los procesos del área de Back Office de la empresa

propuesta de mejoramiento de los procesos del área de Back Office de la empresa Grupo 3 Media SAS basada en la NTC 9001:2015

INTRODUCCIÓN

La transición energética, el fluctuante mercado actual, la inestabilidad política, las difíciles condiciones en el oriente de Europa y otros factores actuales, hace que las empresas tengan que estar al tanto de los requerimientos del mercado, lo que se logra bajo un perfecto funcionamiento de todos los procesos y áreas de las empresas.

Para cualquier organización es vital que antes de innovar con prometedores productos o servicios, se atiendan todos los signos que alerten sobre algo que pueda estar interrumpiendo el eficiente flujo de los procesos. Presentar fallas es algo que puede ocurrir en cualquier sistema, por lo que es una necesidad atenderlas de manera inmediata para que estas no gesten más inconvenientes, sin embargo, cuando estas novedades ni siquiera son documentadas, es el origen de un sin número de problemas. (NTC-ISO 9001, 2015)

 Al no tener en cuenta las fallas documentadas de manera oficial, el sistema no puede mejorarse y al momento de contingencias como en la que las tareas tengan que ser ejecutadas por una alguien que no tenga tal conocimiento específico, es la razón de un sinfín de problemas y eventualidades que terminarán con tropiezos para el flujo de otros procesos.

Esa es la situación de la empresa Grupo 3 media, específicamente del grupo de back office. De manera tal, que luego de un minucioso proceso de observación, practica y análisis de los importantes procesos que lleva a cabo este departamento y que son cruciales para la operación en lo relacionado con la programación, emisión, ejecución y control de órdenes de servicio de mantenimiento, se pudo identificar los puntos en el más sufre retrasos la operación.

Las fallas que se pudieron evidenciar del desarrollo de los procesos del equipo de back office de la empresa Grupo 3 Media son varias, desde el desconocimiento del orden de ejecución de los procesos y de la documentación que lo soporta, la omisión a documentar las evidentes fallas, falta de auditorías, falta de capacitación, utilización de otros softwares, procedimientos alternos no contemplados, entre otros.

Las apariciones de tales problemas ya han tenido resultados negativos tanto para los indicadores del área como a para los resultados generales de la compañía, evidenciados en las cada vez frecuentes quejas y reclamos de clientes quienes muestran su inconformidad al no obtener respuestas oportunas a varias clases de peticiones.

Así que, con la base teórica principal de documentos relacionados a básico Sistema de Gestión con los que la empresa ya cuenta, la (NTC-ISO 9001, 2015), pero también otros documentos de varias clases que analizan fenómenos similares en empresas parecidas fue posible la formulación de mejora para algunos de los procesos del área de back office de la empresa Grupo 3 Media de la ciudad de Bogotá

Pese a que la presente propuesta se concibe para ser aplicada directamente en la empresa propuesta, por tratarse de una herramienta estandarizada podría ser aplicada en otras organizaciones donde probablemente hayan percibido las mismas clases de fallas, así mismo se espera que sirva como punto de referencia a estudios que se quieran añadir a fortalecer la plataforma estratégica de Grupo 3 Media SAS y así a cumplir de manera cabal con los requerimientos de todos los involucrados.

Nombre de la empresa: Grupo 3 Media Bogotá

Cantidad de empleados 12

CIIU: 7310, 8230.

Historia:

Grupo 3 Media SAS nace como resultado de varios procesos empresariales fallidos de su fundador el señor Danilo Rodríguez, quien, con su padre, desde temprana edad se dedicaron a múltiples actividades empresariales como la venta de máquinas de coser, comercialización de carros usados, venta de productos para papelería, entre otros.

Con la muerte del padre del fundador en el año 2005, el know how y gran parte del conocimiento sobre el funcionamiento de la empresa se perdió, por lo que rápidamente decayeron las ventas y su posicionamiento en el mercado.

Fue para el año 2010 que, con el ingreso de uno de los hermanos, un reconocido periodista que había desempeñado s carrera en el departamento de Boyacá, deciden redirigir el enfoque y los esfuerzos de la empresa, especializándose en todo lo correspondiente con el área de comunicaciones corporativas. Ya que se había obtenido un bagaje del sector empresarial del Boyacá por lo que ese fue el primer cliente objetivo.

        Luego de haber construido un renombre, en el oriente del país deciden volver a la capital con la clara intención de conquistar el mercado mas grande de Colombia. Es por eso que en 2015 se crea la empresa Grupo 3 media SAS, compuesta por no mas de doce empleados, compuestos algunos por los mismos miembros de la familia Rodriguez.

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