Protocolo De Admon

Protocolo de Administración de los Riesgos de Actos Impropios en REP

SECCIÓN 1: DIFERENTES TIPOS DE FRAUDE

1 INTRODUCCIÓN

Es de esperarse que en algún momento de su existencia, REP, como cualquier empresa de su tamaño, pueda ser víctima de actos deshonestos que afecten a sus activos, utilidades, su propiedad intelectual y que además pongan en riesgo a sus empleados, productos o servicios y a su imagen corporativa. Ocasionalmente, la empresa misma puede ser acusada de actuaciones ilegales o impropias, en materias impositivas, ambientales o de otro tipo de regulación. En otros escenarios, la empresa, sus empleados, proveedores o contratistas pueden ser llamados a juicio como terceros incidentales.

En la mayoría de los hechos de fraude y corrupción, las peores consecuencias no son aquellas que se derivan de fallas en los controles, sino las que resultan de una pobre respuesta cuando los primeros indicios se hacen evidentes. Estas fallas en la reacción exponen a la empresa a pérdidas más serias, a la vez que dejan a los directores y administradores sujetos a sanciones disciplinarias por negligencia o falta de acción para recuperar los recursos afectados.

El presente documento refleja la política de REP en cuanto a los riesgos de fraude y corrupción, y actos impropios, determinando los lineamientos aplicables en materia de identificación, prevención, protección, control, atención y transferencia de los mencionados riesgos. Un glosario completo de términos de común utilización se encuentra en el Apéndice 1 del presente documento.

2 OBJETIVOS

Sin importar la forma de su materialización, el fraude y la corrupción son elementos que corroen la estructura de cualquier empresa. Dichos fenómenos minan las buenas prácticas de conducción de negocios, a la vez que destruyen la credibilidad y la confianza. Si bien, el fraude rara vez adquiere proporciones catastróficas en empresas de gran tamaño, produce efectos devastadores en la imagen corporativa y en la reputación de los funcionarios honestos en cuya esfera de responsabilidad se presentan hechos corruptos. Por lo anterior, de no ser posible evitarlos, el fraude y la corrupción deberían ser detectados de manera temprana, eficientemente investigados y fulminantemente sancionados.

En consecuencia, los objetivos del presente Protocolo se orientan a asegurar que los riesgos de fraude y corrupción sean identificados, detectados de manera oportuna, investigados efectivamente, maximizando las eventuales recuperaciones y evitando futuras recurrencias. La investigación se considerará fundamental para aclarar la condición de inocencia tanto de la entidad como de los funcionarios acusados erróneamente.

3 APLICABILIDAD

El presente Protocolo establece los lineamientos generales del manejo de los fenómenos del fraude y la corrupción. Su aplicación es integral e incluye a todas las instancias de REP, sus empleados, afiliados, subsidiarias, filiales, empresas asociadas en operaciones de riesgo compartido y demás miembros de la empresa extendida , incluyendo asesores legales y consultores.

4 RESPONSABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

El presente Protocolo se suscribe bajo expresa autorización del Directorio y no puede ser modificado sin su consentimiento escrito. Su administración corresponde a la Gerencia General a través del Departamento de Asesoría Jurídica, ante quienes deberán elevarse las consultas sobre su aplicabilidad e interpretación.

5 ESTRUCTURA DEL PRESENTE DOCUMENTO

El presente documento se ha organizado de la siguiente manera:

SECCIÓN 1 INTRODUCCIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE FRAUDE

SECCIÓN 2 VALORES, PRINCIPIOS Y OBJETIVOS

SECCIÓN 3 RESPONSABILIDAD DEL DIRECTORIO

SECCIÓN 4 DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS

SECCIÓN 5 DERECHOS Y RESPONSABILIDADES DE TERCEROS

SECCIÓN 6 RESPONSABILIDADES DEL ASESOR LEGAL INTERNO

SECCIÓN 7 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR EXTERNO

SECCIÓN 8 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE OTROS ACTORES

SECCIÓN 9 INVESTIGACIONES CUANDO LA EMPRESA ES LA VÍCTIMA

SECCIÓN 10 INVESTIGACIONES CUANDO LA EMPRESA ES EL OBJETIVO

SECCIÓN 11 INVESTIGACIONES CUANDO LA EMPRESA ES UN TERCERO INCIDENTAL

SECCIÓN 12 CONCLUSIONES

APÉNDICES

6 CONFIDENCIALIDAD

Toda la información contenida en el presente documento, así como el documento mismo, deben ser manejados confidencialmente. Los empleados y terceras personas vinculadas u obligadas por el presente Protocolo deberán abstenerse de discutir su contenido por fuera de la empresa. Cualquier persona que incumpla la anterior norma será sujeto de acción disciplinaria.

7 TIPOS DE ACTOS IMPROPIOS

En el presente documento, los términos fraude y corrupción se refieren a cualquier intento deshonesto por obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición para tal fin. Para su identificación, se definen los siguientes tipos de fraude y corrupción, sin perjuicio de la identificación de otras conductas similares.

Existen seis categorías principales de actos impropios, acerca de las cuales trata este documento.

1. Apropiación indebida de recursos, incluidos la propiedad intelectual y la información. En esta categoría se incluyen:

• Hurto simple, hurto de uso y falsificación de reportes, de acuerdo a la definición prevista en el Código Penal;

• Hurto o desviación de información privilegiada

• Malversación y destinación diferente de recursos, de acuerdo a la definición prevista en el Código Penal.

• Abuso de tiempo laboral remunerado.

2. Corrupción: definido como el pago o recibo de beneficios no autorizados, (en dinero, especies, servicios o

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