Proyecto de mejora del proceso de Soporte Técnico de la Delegación Provincial Electoral de Santo Domingo de los Tsáchilas

Portada

ESCUELA DE POSTGRADO

NEUMANN

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Maestría en Gestión de Tecnologías de la Información

2019 – Semipresencial

Trabajo Final de Asignatura – TFA

Business Process Management

Tema:           Proyecto de mejora del proceso de Soporte Técnico de la Delegación Provincial

                      Electoral de Santo Domingo de los Tsáchilas

Autor:         Ing. Fausto Jesús Olmedo Mendoza

Docente:        MBA. Luis Enrique Espinoza Villalobos

Índice General

Portada        I

Índice General        II

Índice de Tablas        III

Índice de Ilustraciones        III

Resumen Ejecutivo        1

Presentación de la Empresa        2

Misión        3

Visión        3

Estructura Organizacional        4

Análisis Estratégico        5

Diagnóstico        6

Identificar Procesos        7

Diagrama de Flujo        8

Ficha de Procesos        9

Matriz de planificación        10

Control de los Procesos de Negocio        12

Conclusiones        16

Recomendaciones        16

Bibliografía        17

Anexos        18

Anexo 1 Reporte Sistema OTRS        18

Anexo 2 Tabla Dinámica        19

Anexo 3 Reporte Mensual        20

Anexo 3 Aprobación de Formatos        21

Índice de Tablas

Tabla 1 Formato de ficha de proceso del Soporte Técnico Provincial        10

Tabla 2 Objetivos Estratégicos        10

Tabla 3 Matriz de planificación        11

Tabla 4 Control de los Procesos de Negocio        15

Tabla 5 Reporte Sistema OTRS        18

Tabla 6 Tabla Dinámica        19

Tabla 7 Reporte Mensual        20

Tabla 8 Aprobación de Formatos        21

Índice de Ilustraciones

Ilustración 1 Estructura Organizacional        4

Ilustración 2 Mapa Estratégico de la Organización        5

Ilustración 3 Diagrama Causa Efecto        6

Ilustración 4 Mapa de Procesos de la Organización        7

Ilustración 5 Flujo del proceso de Soporte Técnico Provincial.        8

Resumen Ejecutivo

El presente trabajo se desarrolló en aporte de diferentes autores, su procedimiento está basado en el ámbito teórico, practico y conceptual mismo que utiliza el diseño de herramientas de control, comunicación y que ayudan a la implementación estratégica resaltando el modelo de negocios y funciones que desarrollan las tecnologías de la información dentro la Institución.

La planificación estratégica se diseña acorde a las necesidades de la institución mediante un análisis interno-externo el cual permite obtener el desempeño de la misma; todo esto de manera general, los factores principales del éxito se obtienen utilizando misión, visión, propósito y matriz FODA.

El BSC (Balanced Scorecard) se planteó para el CNE Delegación Provincial Electoral de Santo Domingo de los Tsáchilas, basado en las perspectivas clientes, procesos internos - externos, financiero, crecimiento y aprendizaje.

Presentación de la Empresa

El Consejo Nacional Electoral después de la creación y ratificación de la constitución de la República del Ecuador en el año 2008 es el máximo organismo responsable de organizar los procesos electorales en el Ecuador, Cuenta con 24 delegaciones provinciales en todo el país y su sede principal en la Ciudad de Quito, conforman la función electoral junto al Tribunal Contencioso Electoral mismo que es el encargado de supervisar y atender infracciones electorales y es uno de los cinco poderes del Estado Ecuatoriano. (Ecuador, 2008).

El CNE Delegación Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas tiene su sede en la ciudad de Santo Domingo donde cumple con las siguientes actividades:

• Planificar, dirigir, vigilar y garantizar los procesos electorales de la jurisdicción.
• Conocer, resolver e informar, al Consejo Nacional Electoral acerca de los aspectos relativos a la organización y funcionamiento administrativo y financiero de la Delegación Provincial que exceda del ámbito de competencia de la misma.
• Efectuar el análisis e informar al Consejo Nacional Electoral, sobre la proforma de presupuesto ordinario y electoral.
• Receptar justificaciones de no sufragantes y/o Miembros de Juntas Receptoras del Voto que no asistieron a cumplir con su obligación.
• Receptar y registrar desafiliaciones de las organizaciones políticas y renuncias de los movimientos independientes.
• Entregar certificados de votación.
• Receptar y tramitar solicitudes de Revocatorias de Mandato.
• Receptar y tramitar solicitudes para la creación e inscripción de movimientos independientes a nivel provincial, cantonal y parroquial.
• Emitir certificaciones de empadronamiento, de afiliaciones políticas y voto facultativo. Receptar y tramitar las directivas provinciales de las organizaciones políticas.
• Asesorar a organizaciones políticas y ciudadanía en general sobre materia electoral.
• Conocer y resolver los expedientes del gasto electoral de las organizaciones políticas a nivel provincial, cantonal y parroquial.
• Elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual (POA).
• Receptar Cambios de Domicilio Electoral. (CNE, 2019) Desarrollo del Tema

Misión

Garantizar el ejercicio de los derechos políticos que se expresan a través del sufragio, así como los referentes a la organización política de la ciudadanía; y, promover el fortalecimiento de la democracia, mediante la organización de procesos electorales y el apoyo a las organizaciones políticas y sociales, asegurando una participación equitativa, igualitaria, paritaria, intercultural, libre, democrática y justa, para elegir y ser elegidos.

Visión

Ser la institución electoral referente a nivel regional por su autonomía, innovación en automatización del voto, transparencia, eficacia e inclusión en la organización y gestión de los procesos electorales, fortalecimiento del sistema político y la democracia del Ecuador.

Estructura Organizacional

Con el objetivo de perfeccionar el cumplimiento eficiente y eficaz de las competencias establecidas en la Constitución y la Ley; y, fortalecer la estructura institucional se procedió a la revisión técnica del Estatuto de Gestión por Procesos. La revisión contempló el análisis y optimización de la estructura orgánica, atribuciones y productos desarrollados por las unidades de la institución.

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Ilustración 1 Estructura Organizacional

Análisis Estratégico

Adicionalmente a la formulación del Plan Estratégico Institucional, sus objetivos, estrategias y metas se determinaron seis ejes estratégicos complementarios, los cuales permitieron ampliar los ámbitos de acción del PEI e incorporar puntales operativos y técnicos a los componentes electorales de la institución.

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Ilustración 2 Mapa Estratégico de la Organización

Diagnóstico

Comprende el análisis de la situación institucional para conocer la realidad en la cual opera la entidad, el diagnóstico se sustenta en los siguientes análisis:

• Percepción del servidor electoral respecto de la institución, para el análisis se utilizará como fuente de información las mediciones realizadas sobre los ámbitos de clima y cultura organizacional en el Consejo Nacional Electoral.
• Análisis situacional de la institución:  Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; este proceso estuvo organizado mediante la realización de reuniones con funcionarios de las áreas adjetivas y sustantivas para determinar la calidad del servicio técnico.

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Ilustración 3 Diagrama Causa Efecto

Identificar Procesos

En la representación gráfica de los procesos del Consejo Nacional Electoral Delegación Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas que a continuación se detallan, se observan que los procesos son agrupados en tres (3) Macro procesos en función de las macro actividades llevadas a cabo: Gobernantes o Estratégicos, Sustantivos y Adjetivos:

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Ilustración 4 Mapa de Procesos de la Organización

Diagrama de Flujo

Flujo del proceso de Soporte Técnico Provincial.

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Ilustración 5 Flujo del proceso de Soporte Técnico Provincial.

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