Proyectos

ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS DE UN PROYECTO

INTRODUCCION

Una vez realizado el reconocimiento de la situación existente, los problemas, necesidades y perspectivas presentes en una zona o región específica y aprovechando las oportunidades ofrecidas por el medio ambiente, se ha concretado la idea de producir un bien o de prestar un servicio, con base en el estudio de mercado que permite establecer una demanda suficientemente para realizar el proyecto, se plantea la necesidad de coordinar los esfuerzos y de administrar los recursos de la manera más adecuada a fin de alcanzar los objetivos propuestos. El estudio administrativo del proyecto comprende el análisis del marco jurídico en el cual va a operar la unidad empresarial como paso previo a la definición del tipo de empresa que se va a constituir, la determinación de la estructura organizacional más adecuada, aspectos de contratación de personal a las características y necesidades del proyecto y la descripción de los sistemas, procedimientos y reglamentos que orientan y regulan las actividades para operación.

1 CONSIDERACIONES DE CARACTER GENERAL

El conocimiento del marco legal en que se operará el proyecto también es fundamental para el éxito del mismo, por ello se estudian las normas que regularán las distintas acciones en los períodos de gestación, implementación y operación; es decir, que se ajuste a las leyes, decretos, reglamentos y demás normatividad que regulan su actividad. El ordenamiento jurídico en los ámbitos tributarios, laborales, comerciales y civiles, condicionará las actividades operativas del proyecto, lo cual obliga a un conocimiento detallado de las mismas para identificar la manera como facilitan, condicionan o restringen la actividad empresarial que se proyecta desarrollar. En síntesis, se debe establecer las principales regulaciones de tipo legal a las cuales va a estar sometido el proyecto, analizar la incidencia de las mismas y encontrar la manera de cumplir con ellas para evitar traumatismos durante la implementación y operación.

2 CONSTITUCIÓN JURÍDICA DE LA EMPRESA

Para el desarrollo de las actividades de implementación y operación del proyecto, se analizan las ventajas y desventajas que ofrecen los diversos tipos de empresas de acuerdo con su constitución jurídica hasta seleccionar el más adecuado a las características del proyecto, las aspiraciones y posibilidades de quienes están interesados en realizarlo. Se pueden constituir empresas individuales y sociedades. Las primeras pertenecen a un solo propietario y las segundas son las que se constituyen entre varios socios. Hay sociedades de personas, de capital y mixtas.

Entre las de personas están: colectivas, las comandita simples, cooperativas y comunitarias. Las de capital son las anónimas, comandita por acciones y de acciones simplificadas.

Las sociedades de responsabilidad limitada son mixtas. Tanto la empresa individual como los tipos de sociedades presentan una serie de ventajas y desventajas que deben ser analizadas para establecer cuál es la que más se adecua a las necesidades del proyecto. Es importante analizar los requisitos exigidos en cada caso. Entre los aspectos condicionantes que se deben tener en cuenta al analizar las diversas alternativas de constitución empresarial, están:

A. Tamaño del proyecto

Condiciona el tipo de empresa, siendo más práctico constituirse como empresa individual, sociedad de responsabilidad limitada o colectiva cuando es micro o pequeña empresa, y como anónima cuando son medianas o grandes empresas.

B. Número de aportantes

La cantidad de socios que van a participar condiciona el tipo de empresa a constituir. Por ejemplo, para la constitución de una cooperativa se requiere un mínimo de 20asociados, para una sociedad de responsabilidad limitada un máximo de 25, para una empresa individual un solo propietario; la sociedad anónima no tiene tope en cuanto al máximo de socios pero requiere un mínimo de 5; es decir, cada una permite un determinado número de socios.

C. Monto, forma de aportación, expectativas de aportes, participación en la administración dela empresa y retorno sobre Inversión

Algunas formas de sociedad admiten socios industriales y socios capitalistas, otras no, los primeros aportan conocimientos, experiencias y trabajo y los segundos contribuyen con capital. Si los aportantes desean responsabilizarse de la administración y el control directo de la empresa puede ser más apropiado constituirse como sociedad colectiva o limitada que como una sociedad anónima. Si espera un retorno sobre su inversión representado especialmente en servicios lo recomendable puede ser la sociedad cooperativa.

D. Tasas de impuestos aplicables en cada caso

Aun cuando en los últimos años se ha dado cierta unificación en esta materia, es necesario consultar las tasas vigentes para cada tipo de sociedad, los impuestos aplicables, la forma y el momento de pago, etc.

E. Responsabilidad deseada por socios ante terceros acerca de operaciones y resultados

Puede suceder que ésta sea ilimitada o responder hasta con el patrimonio personal para cumplirlas obligaciones contraídas, en la limitada solamente se responde hasta los aportes hechos a la sociedad empresarial, como en el caso de las cooperativas, limitadas, anónimas y en comandita (para los socios comanditarios).

F. Expectativas de crecimiento

Influye en la selección del tipo de empresa, en algunos casos favorecen el crecimiento de la misma, como en la sociedad anónima que ofrece más ventajas que una individual o una colectiva en esta materia. Luego de tomar la decisión con respecto a la constitución jurídica de la empresa se procede a averiguar los requisitos exigidos para su formalización y concretar detalles en materia estatutaria, teniendo en cuenta aspectos como:

• Razón social de la empresa.

• Objetivos generales y carácter de la empresa.

• Domicilio de la empresa.

• Actividades generales que va a desarrollar para el cumplimiento de los objetivos.

• Asociados, ya sean personas naturales o jurídicas.

• Derechos y deberes de los asociados.

• Órganos de dirección y de administración.

• Representación legal.

• Mecanismos de control.

• Composición patrimonial, condiciones de aportación.

• Condiciones de ingreso y retiro de socios.

• Duración de la sociedad.

• Causas y condiciones de liquidación.

• Reparto de los beneficios y utilidades obtenidas y

• Los demás elementos que se consideren de relevancia o que sean exigidos por la ley.

Los estatutos de constitución deben ser claros, precisos y completos, de tal manera que suministren las reglas de juego para todas las personas integrantes del sistema empresarial, también deben ser flexibles para que permitan adaptar la organización a los cambios que se presenten en el medio ambiente ya las necesidades de evolución y crecimiento de la empresa. En síntesis, se debe decidir el tipo de constitución legal que dará a la empresa, explicar razones que llevaron a la elección, averiguar los requisitos que debe cumplir para formalizar la constitución de la empresa y plantear una propuesta de estatutos para la organización empresarial. En caso de que la empresa ya se encuentre operando y esté legalmente constituida, deberá analizar las necesidades de ajuste o las modificaciones que deberán hacer para cumplir con los objetivos del proyecto.

3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Las actividades necesarias para la ejecución y operación del proyecto deben ser programadas, coordinadas, realizadas y controladas. De hace necesario diseñar una estructura organizativa que se encargue de asumir dichas tareas, cuya implementación tendrá repercusión tanto en el monto de las inversiones iniciales como en los costos operacionales del proyecto; se requiere analizar este aspecto de manera clara y concreta para permitir cuantificación de costos originados.

La organización es el área básica que se encarga de establecer una estructura a partir de las funciones que deberán desempeñarse con el propósito de alcanzar los objetivos del proyecto, la estructura organizacional facilita la creación de un medio ambiente propicio para el personal. También permite agrupar actividades semejantes a ejecutar para lograr los objetivos, cada grupo de actividades afines se encarga a una persona con autoridad para orientar, dirigir y controlar a las personas que serán responsables de la ejecución de tareas específicas que permitan el logro delas metas pre establecidas. También facilita la creación de mecanismos de coordinación horizontal y vertical entre las diferentes unidades de la estructura organizacional, constituidas por diversas agrupaciones de actividades. Se deben analizar las condiciones existentes y diseñar la estructura más adecuada a las necesidades de la empresa. Cuando ésta se encuentre en funcionamiento deberá preverse la incidencia de las actividades del proyecto en la organización actual y si es del caso rediseñar su estructura. En esta situación debe presentar tanto la estructura actual como la propuesta. La organización que sea asumida tendrá un efecto directo en las inversiones y costos asociados con el tamaño, y un efecto indirecto en los costos de operación resultantes de los procedimientos administrativos relacionados con la tecnología y la complejidad de la estructura organizativa. La acción directa sobre las inversiones se hace evidente por la necesidad de contar con oficinas y espacios adecuados a las exigencias de la estructura organizacional y al personal

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