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ARCHIVONOMÍA

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía, es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

El expediente debe formarse, estrictamente con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio, constituyendo a su historia completa.

DIVISIÓN DE ARCHIVOS

1.- Por la forma en que se organizan.

* Archivos centrales: son los que contienen toda la documentación de la empresa; es decir, que existe una oficina o departamento desde el cual se da el servicio de archivo a todas las demás dependencias.

* Archivos locales: se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa; asi, los documentos que contienen tratan exclusivamente asuntos del departamento en cuestión.

2.- Por los asuntos que tratan.

* Archivos de tramitación: los que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por tanto su consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo.

* Asuntos generales o definitivos: los que contienen documentos concluidos en su tramitación.

3.- Por la documentación que contiene.

* Archivos oficiales: se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales.

* Archivos especiales: contienen documentos de instituciones privadas o empresas mercantiles.

* Archivos particulares: contienen documentos personales y de familias.

4.- Por su destino.

* Archivos públicos: los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran, si llenan ciertos requisitos.

* Archivos privados o limitados: los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a la cual pertenecen.

* Archivos secretos: los que por la naturaleza de la documentación que contienen, solo pueden consultar los dueños de los mismos o funcionarios designados para el efecto.

5.- Por el método que se emplea en su manejo.

* Archivos de método directo: aquellos en donde se pueden acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos para su consulta.

* Archivos de método indirecto: los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices.

Documentación: es el principal de los elementos que integran un archivo. Hemos de entender por documentación al conjunto de documentos o escritos mediante los cuales podemos comprobar algo o tramitar un asunto.

En las oficinas la documentación se origina en dos fuentes:

* Correspondencia que se recibe.

* La que se elabora por la empresa.

Por tanto, este elemento aumenta su volumen constantemente. La documentación recibe diferentes nombres, según el asunto que trate, de acuerdo con la oficina en donde se tramita:

Nombre | Procedencia o Asunto | Ejemplo |

Oficial | Oficinas gubernamentales | Oficios, acuerdos, informes dictámenes |

Mercantil | Org. Comerciales | Cartas, notas de pedido, remisión, facturas. |

Industrial | Fabricas | Estados de fabricación, control de calidad. |

Financiera | Representa dinero | Cheques, pagare, bono, giros, acciones. |

Contable | Oficina de contabilidad | Balance, estado de resultados. |

Particular | Personas o familias | Acta de nacimiento, comprobante de pago de servicios, cartas personales. |

4.- Personal: cuatro características muy importantes necesita la persona que se dedica a ejercer labores en la oficina de archivo:

* Debe ser técnico en la materia; es decir, necesita dominar lo referente a clasificación y control de los documentos.

* Debe tener nociones de organización

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