Replicas de vadministración operaciones.

Definición del problema

El problema por el que está pasando la compañía no lo tiene claro el Director General, por lo que al no tener específicamente identificada su área de oportunidad le será demasiado desgastante el intentar encontrar la manera de contrarrestar la situación en la que se encuentra; su disyuntiva radicaba entre si el área de producción era la responsable, el manejo de inventarios o el abastecimiento externo.

Su hija, con conocimientos adquiridos de cómo administrar una empresa, empieza a realizar los cuestionamientos y a investigar cómo están sucediendo los procesos fundamentales de la compañía hablando directamente con los líderes de las áreas en los que se presentan.

Las dos problemáticas en las que se encuentra la empresa son:

1. Quejas de clientes por incumplimiento de entrega de productos en tiempo y/o incompletos a los clientes: Todos los esfuerzos que realice una empresa deben ir enfocados a satisfacer a sus clientes, ya que de acuerdo con Albrecht y Bradford (1990), ellos son la razón de ser de cualquier negocio. Cuando una empresa no es capaz de entregar una orden tal cual su cliente la pidió está, éste puede verse tentado a buscar a otro que pueda satisfacerla a la perfección y esto es lo peor que puede pasarle a una empresa. El entregar órdenes incompletas traer como consecuencia inmediata el enojo del cliente y en caso de no ser declarada se le estaría engañando, algo que tiene probabilidad de ser descubierto por el cliente y sería peor que lo primero.

1. Quejas del departamento de producción por falta y excedentes de harina: Estos conflictos internos que existen en la compañía son la causa inmediata del incumplimiento de órdenes al cliente, demostrando que está en sus manos el eliminarlo. Pero no solo se tiene esta pérdida para la empresa, el que se planee una orden y no se pueda hacer representa pérdida en esfuerzo y capacidad que de entrada se tiene el dato que se pierden $50 adicionales por generación de pedidos urgentes y $75 por puesta en marcha de producción. La frustración y por ende conflictos entre estas áreas también es una pérdida adicional.

La investigación inicial de Gloria Domínguez culmina con la política de compras de la compañía, la cual se basa en sobre inventariarse de harina en épocas en las que el precio es relativamente bajo y comprar lo menos posible en épocas en donde el precio es alto; el precio estándar de un costal es considerado en $300. Su política ineficiente de compras la adquirió la empresa debido a la relación del Director General con el dueño de la harinera.

Esta es la causa verdadera de los problemas que está teniendo la compañía mencionados anteriormente, el exceso o falta de harina provoca las quejas internas y la falta de ella el que no se puedan cumplir las órdenes.

Esto no significa que en lo absoluto se deben comprar los insumos sin importar el precio elevado que tengan de manera indiscriminada, en cambio esto debe hacerse de manera ordenada teniendo como base una cantidad calculada que haga sentido con lo que el mercado quiere; entender cómo se planean las ventas y por ende la producción será de gran ayuda para poder definir qué, cuánto y cuándo requiere los diversos materiales.

Qué lineamientos se deben considerar para una política de compras podrá dar claridad a las condiciones que deben existir con los proveedores.

Si bien se cuentan con registros de entradas y salidas de almacén, existen muchos factores que requieren ser medidos adicional a solo la existencia del inventario como la caducidad, condiciones de almacenaje y temperatura, cantidades mínimas que requieren tener, entre otros.

En general, algo en lo que está careciendo esta organización es de decisiones estratégicas formales:

Las decisiones estratégicas afectan la dirección futura de una organización. Los gerentes ayudan a determinar los diseños de los productos (Diseño y Selección de Bienes y Servicios) y a organizar los recursos en torno a procesos y tecnología (Diseño y Selección de Procesos). Los procesos son actividades mediante las cuales se producen bienes y servicios. (Carro; González, 2012).

De acuerdo con Render y Heizer (2007) existen diez decisiones estratégicas en administración de operaciones que ayudan a cualquier organización a sobresalir de entre sus competidores, entre estas las que pueden ayudar a solucionar el problema actual de Pastas finas La Bonita se encuentran el diseño de procesos y capacidad, recursos humanos y diseño del trabajo, administración de la cadena de suministro, inventario y programación.

Propuestas de solución

El caso culmina con la siguiente pregunta que se plantea el Director General: ¿Qué debo hacer para mantener los niveles de producción, sin caer en inexistencias, pero tampoco saturar los almacenes? En caso de no poder cumplir con lo primero la afectación principal es la pérdida de clientes y por ende una caída en ventas y rentabilidad del negocio, y lo segundo también merma el crecimiento de la empresa afectando el nivel de capital disponible para inversiones.

Las recomendaciones de solución que propongo ante el cuestionamiento del Director General son:

1. Planificación de ventas y operaciones:

La planificación de ventas y operaciones es un proceso que ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente, manejar un inventario más bajo, ofrecer al cliente tiempos de entrega más breves, estabilizar los índices de producción y facilitar a la gerencia el manejo del negocio. El proceso está diseñado para ayudar a una empresa a equilibrar la oferta y la demanda, y mantenerlos así en el tiempo. (Chase; Jacobs, 2014).

Esto es exactamente la solución que requiere Pastas Finas las Bonitas, tiene que partir de saber qué es lo que el mercado le demanda y con ello cuánto es lo que requiere producir para satisfacerlo. Partiendo de esto y su conocimiento experto para crear el producto, sabrá cuánto necesita de los distintos materiales así como podrá tomar decisiones valiosas de manejo de inventarios con información dura que asegure el éxito a largo plazo de la empresa

Actualmente la plantilla operativa con la que cuenta la compañía no está diseñada para realizar este ejercicio

De acuerdo con Chase y Jacobs (2014), este proceso inicia con un pronóstico de ventas que realiza el área de mercadotecnia y en base a esto el área de producción prepara todos sus recursos para satisfacer esta demanda que, dependiendo de las condiciones actuales del área de producción, será requerido hacer adaptaciones al proceso productivo como instalar y calificar nuevos equipos, procesos, tecnologías de producción que involucra a otras áreas como ingeniería y desarrollo de productos.

El histórico de ventas con el que cuenta la compañía es una base para hacer el pronóstico, ya que se cuenta con éste se debe hacer la explosión de requerimientos de materiales por lo que es crítico saber con exactitud la receta para la producción de las galletas conociendo detalladamente las cantidades, momento exacto y condiciones de adición de los materiales así como un estimado de cuánto se pierde dentro del proceso productivo debido. Actualmente el restrictor que tiene para cumplir con los pedidos es por falta de harina, pero en un futuro crecimiento que se tenga pueden ser otros recursos las restricciones como operadores o líneas de producción, por lo que es importante que este proceso se corra por completo a fin de anticipar problemas a futuro, mismos que para ser más productivos no es necesario que se ataquen en el corto plazo pero sí que se planeen ante el futuro como parte de un crecimiento controlado.

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