Time management: la clave del éxito

TIME MANAGEMENT: LA CLAVE DEL ÉXITO

ROBERTO R. RABOUIN

Tiempo, el recurso que no tiene forma de comprarse ni de reemplazarse; tiempo es justamente lo que nos falta a los ejecutivos y tiempo es lo que nos reclaman todos quienes están a nuestro alrededor; sin embargo, a pesar de lo significativo que es el tiempo, rara vez nos ponemos a meditar acerca de su trascendencia ya no para nuestra carrera profesional, sino para nuestra vida.

“La provisión del tiempo no es, de ningún modo, elástica. Por grande que sea la demanda, la oferta no aumentará. No tiene precio, ni existe una curva marginal de utilidades a su respecto. Por lo demás, el tiempo es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que acaba de transcurrir se ha ido para siempre y no ha de volver jamás. El tiempo es, por consiguiente, en toda ocasión escaso.” (Peter Drucker, 2002)

Así como en la ciencia económica el concepto que la justifica es el de escasez, de igual

modo, lo que explica el interés en aprender a gestionar el tiempo es el hecho de que es un recurso escaso y no renovable.

EL ROMBO DE LA EFECTIVIDAD

La efectividad es casi una obsesión para los ejecutivos. Se efectivos o alcanzar los resultados y las metas que nos proponemos es esencial para nuestras vidas. ¿Realmente analizamos la efectividad de manera integral? O solo estamos viendo una parte y no el problema en toda su dimensión. Los resultados no la parte visible de la efectividad, pero hay tres dimensiones más que se encuentran ocultas pero no por ello son menos importantes.

1. Las relaciones con los otros,

2. Nuestra calidad de vida

3. Los aprendizajes

RESULTADOS

Relaciones

con los otros

Calidad de

vida

APRENDIZAJES

A continuación se describe cada uno de los puntos de la figura anterior

a) Los resultados: son la parte visible. Para ser efectivos se deben alcanzar las metas y logros, lo que se traduce en términos de resultados esperados. Se debe analizar la forma en la que se plantean los resultados, ya que en muchos casos los resultados están demasiado sesgados en función de lo laboral-profesional y, consecuentemente, de lo económico, olvidando incluir aspectos de nuestra vida, como lo afectivo o lo comunitario.

b) Las relaciones con los otros: el hombre es un ser social por naturaleza, su vida entera se plantea en términos sociales, desde la procreación de la especie, que realiza básicamente en pareja, pasando por la vida cotidiana, que se da esencialmente a través de la familia, hasta la vida en comunidades, que terminan conformando países. El ser humano nace, crece y se desarrolla en sociedades, lo que hace que genere altos niveles de dependencia de las relaciones que establece con los otros, sea en términos de:

 amor y afecto (padres y hermanos, pareja, hijos y amigos),

 necesidades o conveniencia (vecinos, clientes, jefes o proveedores)

Lo interesantes es observar cómo en nuestra sociedad actual el ser humano, en muchos casos, obsesionado por alcanzar determinadas metas, sean profesionales o económicas, descuida las relaciones que tanto necesita. Lo paradójico es que cuando esas relaciones fundamentales entran en crisis, lo que sucede es que el mismo individuo comienza a menguar sus resultados, ya que o se está tratando de recuperar la relación o entra en crisis existencial que disminuyen su capacidad de dar resultados empresariales. “Por alcanzar los resultados descuida relaciones trascendentes que terminan fracasando, lo que le hace perder efectividad.”

c) Calidad de vida: los individuos dependemos de nuestra salud para poder dar resultados; si estamos enfermos difícilmente podremos brindar resultados excelentes, y cuando hablamos de enfermedad vale tanto para las físicas como para las mentales, que son las de mayor crecimiento en un mundo estresado. “Preocupados por alcanzar resultados, descuidamos nuestra calidad de vida, lo que nos lleva a enfermarnos, lo

que nos imposibilita dar resultados.”

d) Aprendizajes: los resultados que hoy tenemos son consecuencia de aprendizajes pasados. Si hoy podemos dar determinada calidad de resultados es porque aplicamos los conocimientos aprendidos a través de muchos años. El problema radica en que los problemas cambian y las soluciones también. Esto es lo característico de lo que se llama la sociedad del conocimiento, justamente porque el conocimiento es el gran valor y al mismo tiempo porque permanentemente se están generando nuevos conocimientos, en forma de conceptos, técnicas o herramientas. Muchas personas, absorbidas por la necesidad de tener resultado en el corto plazo, descuidan sus

aprendizajes. “No se aprende para dar resultados, y esa falta de nuevos aprendizajes no impedirá tener resultados a mediano y largo plazo.”

Para poder mantener el rombo razonablemente equilibrado es simplemente una cuestión de…

¡tiempo!, por lo que poder manejar adecuadamente nuestro tiempo es fundamental para ser efectivos y a partir de esta efectividad ser felices.

EL MODELO DE LOS CUATRO DEMANDANTES DE TIEMPO

Se basa en que todas las personas tenemos cuatro grandes demandantes de nuestro tiempo: la familia, la comunidad, el trabajo y nosotros mismos, según el siguiente esquema:

Dimensión grupal

Dimensión interna

Dimensión externa

Dimensión individual

Esta herramienta sirve para evaluar cómo estamos distribuyendo nuestro tiempo entre los cuatro demandantes principales:

a) Familia: nuestra familia es un gran demandante de tiempo; pareja, hijos, padres, hermanos, abuelo, tíos, primos y amigos, los de verdad, los de corazón, reclaman nuestro tiempo; el amor, a cualquier nivel, piensa en tiempos compartidos.

b) Personal: todos necesitamos de nuestro propio tiempo, el más elemental para descansar, comer y cumplir con nuestras funciones básicas primarias; pero además necesitamos tiempo para nuestras reflexiones, para cuidar nuestra salud, para gratificarnos.

c) Trabajo: este se ha convertido para todos en el gran demandante de tiempo; no importa si somos empleado o empresarios, no importa si somos ejecutivos u obreros, a todo nivel el trabajo acapara la mayor cantidad de nuestro tiempo de vigilia. De hecho,

uno de los principales problemas en el manejo de nuestro tiempo es poder conciliar vida personal y trabajo.

d) Comunidad: somos individuos sociales, por lo que la comunidad de una y otra forma aparece en nuestras agendas, de la forma más sutil y menos profunda, como pueden ser los compromisos sociales o a través de demandas más fuertes, como pueden ser

nuestra militancia política o nuestra colaboración con entidades sociales.

Como vemos, la demanda es mucha y la oferta es imposible de incrementar; son 24 horas al día para distribuir entre estos cuatro feroces demandantes de tiempo. La ciencia, entonces, es distribuir con sabiduría este tiempo, tarea nada fácil por cierto, pero a la cual deberemos acocarnos con la mayor preocupación.

I. PATOLOGÍAS BÁSICAS EN EL MANEJO DEL TIEMPO

Llamamos patología a un conjunto de síntomas de una enfermedad, o sea que en este punto hablaremos de una gran cantidad de síntomas que reflejan un mal manejo del tiempo. Una patología se produce cuando la persona sesga demasiado el uso y aplicación de su tiempo a uno o dos cuadrantes, dejando de lado el resto.

PATOLOGÍAS FUERTES O AGUDAS

Hedonistas: son aquellas personas que cierran prácticamente los cuadrantes vinculados a la familia, la comunidad y el trabajo, y se concentran en ellos mismos, o sea en el tiempo personal. Estos nuevos hedonistas quieren renunciar a todas sus responsabilidades y centran su vida en ellos mismos, procurando su mayor bienestar.

Frustrados: son aquellas personas que inmolan sus vidas al servicio de su familia, es decir, renuncian prácticamente a todo lo que no sea este cuadrante, poniendo en el centro de su vida la familia, lo que lleva en muchas ocasiones a una profunda frustración persona, hay que normalmente no alcanzan sus propias metas personales o profesionales y viven bastante aislados de la comunidad.

Idealistas: son los individuos que dedican su mayor tiempo a la comunidad, cerrando, prácticamente, los otros cuadrantes. Son personas que suelen tener un fuerte compromiso político e ideológico y que por dichos ideales postergan su trabajo, su propio tiempo y a su familia.

Workaholics: o adictos al trabajo, en este caso, el individuo centra su vida en el trabajo y todo lo demás queda absolutamente relegado. Es una patología que está complicando a los individuos del tercer milenio.

PATOLOGÍAS DÉBILES O COMBINADAS

Individualistas: son las personas que concentran su tiempo en el trabajo y en lo personal; a veces se confunden con los workaholics, pero, a diferencia de estos, los individualistas si dedican tiempo a ellos mismos. En

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