Técnicas de organizacion. LOS ORGANIGRAMAS

Universidad Nacional Experimental

“Rafael María Baralt”

Programa: Administración

Proyecto: Gerencia Industrial

Cátedra: Teoría Administrativa I

Unidad II. Organización

Guía de estudio:

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

Fuente: MARCANO, Angel Vicente. (1999) “El organigrama y la organización” Fondo Editorial Tropykos.

Preparado por:

Prof. Blanca Lorena Matos

Modificado Prof. Marisela Trujillo

Cabimas, Junio 2015

TECNICAS DE ORGANIZACIÒN.

LOS ORGANIGRAMAS:

Etimológicamente significa “descripción de la organización” y más concretamente “descripción de las unidades administrativas de una empresa”.

 De no existir en la unidad un organigrama o cuando se pretenda revisar el existente, el analista procede a trazar sobre un papel de trabajo lo que se conoce como “organigrama de alzada” también llamado organigrama actual., es decir una distribución de los cargos o unidades tal y como el supervisor del área informa que existen o funcionan.

 El Organigrama es la fotografía o la representación estática de la estructura formal de una organización que se encuentra en permanente proceso de cambio. Esto significa que el dinamismo de la empresa genera la necesidad de crear o eliminar unidades administrativas y por consiguiente crea o elimina cargos o procede a dejar inalterables o a rediseñar cargos existentes en las mismas.

Se ha definido entonces el Organigrama como el esqueleto de la organización ya que este instrumento grafica el andamiaje fundamental de cualquier empresa o institución, es decir, muestra su estructura  y refleja, además aquellos elementos que le son vitales( relaciones, cargos y funciones).

Todo organigrama explica pues, la estructura de la organización y simplifica el conocimiento de la misma. Por ello, el organigrama es considerado como un instrumento metodológico de la administración, ya que sirve tanto para su análisis teórico como para instrumentar acciones prácticas en la misma.

ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA:

El organigrama se compone básicamente de dos elementos gráficos: la figura geométrica y la línea de relación. Además de que utiliza otros símbolos, tales como la línea punteada, que facilita su entendimiento y comprensión.

1.- La Figura Geométrica: refleja las unidades administrativas, éstas pueden representar cargos, funciones o subdivisiones de la estructura como lo son: las secciones, departamentos, divisiones y gerencias entre otros.

La figura geométrica más utilizada y de mayor aceptación en la elaboración del organigrama es el rectángulo o recuadro. Considerando la figura utilizada, se puede observar:

•  Ampliación o Disminución del recuadro: Se acostumbra a ampliar o disminuir el tamaño del recuadro para reflejar el mayor o menor nivel jerárquico de la unidad. Este procedimiento se utiliza tanto para las unidades de línea como las de staff.

•  Representación del Comité: En algunas empresas por estética o por querer resaltar la importancia de los comités de relación formal u otras unidades especiales que realizan funciones consultivas, se utiliza el círculo aun cuando pudiera también utilizarse el recuadro.

• La Autonomía de las Unidades: Según Tejera París propuso que la autonomía de determinadas unidades administrativas debería ser representada en el organigrama. Recomienda tres tipos de autonomía como lo son: Unidades totalmente autónomas, unidades con una autonomía relativa y unidades menos autónomas.

• Unidades creadas pero no establecidas: Algunas empresas tienen la necesidad de reflejar unidades que no están en funcionamiento para el momento de la elaboración o revisión del organigrama, entre otras razones porque se desea comunicar esta información, pues existe la decisión de crear estas unidades en un futuro relativamente cercano.

• Unidades o Cargos de Apoyo: Poseen la línea de relación similar a las unidades de mando. Su función en el organigrama no debe confundirse con la función de las unidades asesoras.

2.- La Línea de Relación: Condiciona a las unidades, es decir, indica el tipo de relación que existe entre una y otra unidad. Se puede señalar que la expresión ideal de un organigrama es la impersonal, es decir, aquella que solamente muestra las unidades administrativas con sus cargos o funciones asignadas. Sin embargo, en muchas empresas se suele reflejar el nombre del empleado con la denominación del cargo que desempeña.

2.1.- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 

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Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.

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Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

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Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

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2.2.- Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. 

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2.3.- Figura geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. 

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Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 

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2.4.- Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. 

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Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

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