USO RESPONSABLE DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE TRABAJO

USO RESPONSABLE DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE TRABAJO

Propósito

Especificar a los usuarios (empleados) de La empresa el uso que le deben dar a las herramientas de trabajo asignadas para realizar sus funciones.

Alcance

Aplica a usuarios de los departamentos y/o áreas de la empresa a nivel nacional, que les sea asignado un celular, línea telefónica y/o desktop o Laptop.

Políticas generales

El usuario de La empresa debe aceptar las condiciones estipuladas en esta política como requerimiento indispensable para asignarle alguna herramienta de trabajo con fines exclusivamente laborales.

Toda la información que es generada en La empresa por los usuarios, es propiedad de la empresa, por lo tanto, se reserva el derecho de auditar cualquier equipo de trabajo y utilizar la información de acuerdo a sus intereses y en el momento que se requiera.

1. Equipo Desktop o Laptop

1. Solo se puede asignar equipo Desktop o Laptop mediante la aceptación y previa firma del formato: DTI-01 - CARTA RESPONSIVA PARA USO DE DESKTOP/LAPTOP. Los equipos desktop o Laptop son de uso individual y cualquier mal uso que se detecte es responsabilidad de cada usuario, al encontrar alguna anomalía deberá reportarse inmediatamente al departamento de T.I. (correo electrónico o sistema de tickets).

1. Los equipos desktop o Laptop son exclusivamente para las funciones laborales, por lo que está estrictamente prohibido el uso para fines diferentes a las funciones del usuario.

1. El  desktop o Laptop  debe que tener respaldos de información mensualmente. En caso de que el colaborador se encuentre en algún proyecto fuera de la oficina, deberá presentarse en el departamento de T.I. cada 20 o 30 días naturales para lo anteriormente mencionado.

1. El equipo Desktop o Laptop debe de tener al menos una vez cada semestre una revisión de mantenimiento preventivo.

1. Para garantizar la confidencialidad y uso exclusivo del equipo Desktop o Laptop por parte del usuario, debe crear una contraseña única e intransferible, cuando no se localice al usuario se podrá forzar el acceso al equipo Desktop o Laptop, bajo una petición de su jefe directo.

1. El usuario accede al equipo Desktop o Laptop, utilizando su nombre de usuario y contraseña, la cual debe ser personal y confidencial. No deberá ingresar a ningún otro equipo sin el permiso previo del departamento de T.I.
2. Está prohibido el almacenamiento de imágenes, videos o documentos no afines a las funciones del puesto en el equipo Desktop o Laptop, para evitarlo, se realizarán revisiones aleatorias que el departamento de T.I. definirá.

1. Al entregarse el equipo Desktop o Laptop al usuario, se entregará con el software requerido para realizar las funciones correspondientes con base el formato DTI-02 - Check List Instalación de Software por puesto.

1. Está terminantemente prohibido realizar cualquier tipo de instalación de software si no ha sido autorizado por el departamento de T.I.

1. Al entregarse el equipo Desktop o Laptop al usuario, se entrega con el software requerido para realizar las funciones correspondientes, está terminantemente prohibido realizar cualquier tipo de instalación de software si no ha sido autorizado por el departamento de T.I., quien evaluará si se procede a instalar el software o se declina la solicitud.

1. El departamento de T.I., debe instala, detecta y elimina virus, los cuales deben ser periódicamente actualizados.

1. El equipo se usará para trabajos vinculados a las tareas laborales, no para propósitos económicos, juegos o cualquier otra razón ajena a la misión de la empresa, por ejemplo Netflix, Youtube, redes sociales, etc.

1. En caso de extravío del equipo Desktop o Laptop, se debe reportar al departamento de T.I., quien dará el seguimiento que corresponde. El usuario deberá pagar el 100% del valor del equipo.

1. En caso de que la pérdida del equipo Desktop o Laptop sea a causa de robo, es requerido que el usuario realice de inmediato la denuncia ante las autoridades correspondientes. El documento que extiende la autoridad, deberá ser presentando al departamento de Recursos Humanos y T.I. como comprobante de este hecho, quienes decidirán si existe un monto a descontar al usuario.

1. En caso de término de proyecto, baja o cambio de puesto; no debe borrar la información almacenada en el respectivo equipo, lo anterior, para poder realizar el proceso correspondiente con Recursos Humanos.

1. En caso de que la pérdida del equipo Desktop o Laptop  haya sido por robo, es requerido que el usuario realice de inmediato la denuncia ante las autoridades correspondientes. El documento que extiende la autoridad, deberá ser presentando en el departamento de T.I.  y Recursos Humanos como comprobante de este hecho.

1. En caso de robo del equipo Desktop o Laptop, el encargado de T.I.  evaluará el porcentaje del valor total del equipo que el responsable debe pagar, recomendado basarse en las siguientes recomendaciones: Nuevo 100%, 2 a 6 Meses 80%, 7 a 12 Meses 60%, 13 a 18 Meses 50%, y de 19 a 24 Meses 40%; Para garantizar el pago del mismo el usuario firmará un pagaré con el valor del equipo.

1. Teléfono celular

1. La Dirección General apoyada por el departamento de T.I. son las únicos autorizados para asignar un teléfono celular (dependiendo de la disponibilidad de los recursos), indicando el plan a contratar, ya que la asignación repercute en gastos generados para el departamento que está solicitando la línea en cuestión.

1. El usuario es responsable del teléfono celular que se le asigna, por lo tanto, los costos generados por: mal uso del celular, accesos a Internet, descargas realizadas y pérdida del celular, son responsabilidad total del usuario a quien se tiene asignado el equipo.

1. El uso del teléfono celular deberá ser exclusivamente para funciones laborales y será totalmente responsable el usuario a quien se tiene asignado el equipo, La empresa se deslinda de cualquier acto mal intencionado.

1. Al asignar un teléfono celular, es necesario llenar el formato DTI-03 - Carta responsiva y políticas de uso de herramientas; en el cual se enuncian lineamientos adicionales que deberán ser respetados, así como datos completos del equipo tecnológico asignado.

1. En caso de mal funcionamiento del teléfono celular, deberá reportarse al departamento de T.I., quién hará el seguimiento correspondiente, proporcionando al usuario un equipo como préstamo, en caso de ser necesario, en tanto es reparado el equipo reportado.

1. En caso de que la pérdida del teléfono celular haya sido por robo, es requerido que el usuario realice de inmediato la denuncia ante las autoridades correspondientes. El documento que extiende la autoridad, deberá ser presentando al departamento de T.I. y el departamento de Recursos Humanos como comprobante de este hecho.

1. En caso de extravío o robo de Celular, el encargado de T.I.  evaluará el porcentaje del valor total del equipo que el responsable debe pagar, recomendado basarse en las siguientes recomendaciones: Nuevo 100%, 2 a 6 Meses 85%, 7 a 12 Meses 65%, 13 a 18 Meses 55%, y de 19 a 24 Meses 45%; Para garantizar el pago del mismo el usuario firmará un pagaré con el valor del equipo.
2. Firma de correo

1. Teléfono local

1. El uso del teléfono local es únicamente para uso laboral.
2. Se asignará al usuario una clave de acceso, de acuerdo a sus funciones que realice; el           superior inmediato del departamento o área involucrada con autorización del Director General son los únicos que puede autorizar cambio de accesos permitidos, el departamento de T.I. es responsable de asignar las claves correspondientes.
3. Todas las llamadas a celular y larga distancia (nacional e internacional) quedan restringidas, excepto para gerentes y dirección; los usuarios podrán realizar las llamadas con una clave de acceso al servicio referido.

1. El usuario es responsable del manejo de su clave, cualquier mal uso de la misma recaerá sobre el usuario a quien se le asignó la clave en cuestión.

1. Para cambios de extensiones o reubicación de teléfonos, se deberá realizar la solicitud vía correo electrónico al departamento de T.I., con un mínimo de 3 días de anticipación, de lo contrario la solicitud no podrá ser atendida inmediatamente.  

1. El cableado de teléfonos y reubicación de los mismos, será únicamente realizada por el departamento de T.I., quien es la autorizada para estas tareas.

1. El departamento de T.I. verifica los consumos realizados de telefonía local, cualquier anomalía, mal manejo y/o abuso de llamadas, será enviada al jefe inmediato quien decidirá si hay un monto a descontar al usuario por mal manejo de su línea telefónica, enviando a T.I. y a Recursos Humanos la decisión tomada.

1. Será responsabilidad de Recursos Humanos avisar a T.I. mediante el check list de salida siempre que una persona abandone la empresa o cambie de puesto, para poder re-asignar, cambiar o eliminar la clave de llamadas telefónicas.

4.      RESPONSABLES RACI

             4.1         Coordinador de soporte y redes en T.I.

Mantiene actualizada la Base de datos que muestre las claves asignadas, el nombre del responsable, puesto, fecha en que se le asignó, y en dado caso, fecha de Rescisión de Contrato (LFT CAPITULO IV Rescisión de las relaciones de trabajo).

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