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COMPRAS

PROCESOS DE COMPRAS

07/07/2013

ESTEBAN MENDOZA CRUZ

EL PROCESO DE COMPRAS

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

1.- Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

2.- Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

3.- Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

4.- Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

5.- Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

6.- Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

7.- Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo

REQUISITOS DE COMPRA

h) Toda necesidad de compra deberá solicitarse por medio del formato autorizado de "Requisición de Compra", en el cual se especificarán claramente todas las características físicas y técnicas del bien o bienes a adquirir.

i) No deberán solicitarse bienes de activo fijo y de consumo en un mismo formato de "Requisición de Compra".

j) El Secretario General o el Secretario de Unidad definirán por escrito los límites de autorización para la firma del formato de "Requisición de Compra" en cada Unidad Universitaria.

k) El formato de "Requisición de Compra" se acompañará de la cotización respectiva y, en su caso, de las copias del catálogo, en el cual se especificarán las características físicas y técnicas del bien, sin que ello implique un compromiso con el proveedor. La cotización deberá incluir vigencia, tiempo de entrega, garantía, condiciones de pago, soporte técnico, promociones, y los demás elementos necesarios.

Además, para compras de equipo de cómputo, la dependencia solicitante deberá anexar la opinión técnica y el visto bueno de las Coordinaciones de Servicios de Cómputo o de la Dirección de Informática, según sea el caso.

ELEMENTOS PARA LA EVALUACION DE LOS PROVEEDORES

• . Buscar posibles proveedores y clasificarlos: Una vez que la organización ha definido con claridad el tipo de bien que necesita, empieza la búsqueda de posibles proveedores. Si el bien ha sido adquirido otras veces, la búsqueda tal vez se limite a uno o varios proveedores que han cumplido satisfactoriamente en el pasado.

• d. Adquirir las propuestas o cotizaciones y analizarlas: Una vez que el comprador ha identificado a los posibles proveedores, entonces solicita propuestas o cotizaciones específicas a cada uno de ellos. Cuando se trata de un producto que se compra con frecuencia, estándar y no tiene complicaciones técnicas, el proceso tal vez no sea largo. El comprador quizá se limite a consultar los catálogos de varios proveedores o haga unas cuantas llamadas telefónicas. En el caso de bienes y servicios más complejos y costosos, tal vez le pida a cada uno de los posibles proveedores que realice una presentación de ventas, de una forma clara, detallada y por escrito.

• e. Evaluar las propuestas y escoger a los proveedores: En esta etapa del proceso, diversos miembros del centro de compras analizan si los posibles proveedores y sus diversas propuestas son aceptables. Asimismo, la empresa compradora y una o varias de las empresas vendedoras pueden negociar los precios, los términos de crédito y los calendarios de entrega. Al final, quedan seleccionados uno o varios proveedores y, después se firman los correspondientes contratos de compra.

• f. Escoger una rutina para los pedidos: Mientras el bien adquirido no sea entregado, éste no tiene utilidad alguna para la empresa. En consecuencia, el departamento de compras, después de hacer un pedido al proveedor, trata de que la entrega de los bienes coincida con el momento en que la compañía necesitará el producto. Con la entrega del pedido también ocurren otras actividades internas. Los bienes deben ser recibidos, inspeccionados, y asentados en los registros contables y posteriormente pagarlos.

• g. Evaluar el desempeño y proporcionar retroalimentación: Una vez que los bienes han sido recibidos, comienza su evaluación tanto del producto como del proveedor. Los bienes se inspeccionan para ver si cumplen con las especificaciones descritas en el contrato de compra. Más adelante, los usuarios juzgan si el bien adquirido se desempeña de acuerdo con las expectativas. El desempeño del proveedor también se evalúa de acuerdo con criterios como la puntualidad de la entrega, la calidad del producto y el servicio después de la compra.

ELABORACION DE PROCESOS

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