Un Informe del diagnóstico Administrativo realizado en El Centro de Atención Social Familiar (CASF) Región sur Escuintla.

Informe del diagnóstico Administrativo realizado en El Centro de Atención Social Familiar (CASF) Región sur Escuintla.

Antecedentes de la empresa.

Casf es una institución privada, no lucrativa, fundada legalmente en el año de 1964. Su objetivo es prestar servicios integrales de salud, con calidad y equidad de género, con prioridad en la salud sexual y reproductiva. Ofrece servicios diversificados que permiten la recuperación de costos y el subsidio cruzado para servicios de planificación familiar. Sirviendo de esta forma, a personas de escasos recursos en todo el país.

Con cooperación financiera de donantes nacionales e internacionales, así como con fondos provenientes de los/las pacientes por el pago de los servicios recibidos a precios accesibles, se logra entregar servicios con calidad, en educación para la salud, planificación familiar y salud sexual y reproductiva para adolescentes, jóvenes hombres y mujeres, en áreas rurales, urbanas, periféricas y en poblaciones mayas.

Objetivos Institucionales

• Fortalecer el bienestar de la familia guatemalteca haciendo énfasis en el mejoramiento de las condiciones de las mujeres a través de la educación, distribución de productos y servicios integrales de salud, especialmente los de Salud Materno Infantil, Sexual y Reproductiva, VIH/SIDA/ITS y de Planificación Familiar, a efecto de contribuir a mejorar la calidad de vida de los habitantes del país.
• Estimular, promover y fortalecer el derecho básico de todos los segmentos de la población guatemalteca, a decidir de manera libre e informada respecto a su propia salud sexual y reproductiva, así como los medios que les permitan ejercer este derecho. La información y los servicios anticonceptivos serán ofrecidos estrictamente en base a la aceptación voluntaria y al consentimiento informado.
• Organizar y capacitar recursos humanos en los campos de Educación, Salud Sexual y Reproductiva y de Planificación Familiar para extender la cobertura de dichos servicios en todo el país, particularmente a los grupos con menor acceso a los mismos, por ubicación geográfica o por falta de recursos económicos.
• Asegurar el fácil acceso a la Información Orientación Sexual, Educación y Servicios de Planificación Familiar, obligándose a respetar el derecho de los diferentes segmentos de la población a hacer elecciones voluntarias e informadas sobre los programas y servicios disponibles. No se permitirá restricción alguna y se tomarán las medidas necesarias para prevenir cualquier forma de coerción en los programas.

Objetivo del estudio

El diagnostico administrativo en Casf, se realizó en el área administrativa se encontró que dicha unidad es una unidad bien Organizada con funciones específicas y que son muy importantes para la función de las demás unidades de trabajo tanto el área de farmacia como a nivel Hospitalario.

Dentro de la unidad se encontró el organigrama general actualizado de la institución, la misión, visión y sus objetivos institucionales descritos al inicio En la unidad diagnosticada (unidad administrativa de la institución) se pudo constatar que está conformada por un administrador y la secretaria administrativa.

Este estudio en la institución se realizó con el objetivo de analizar el funcionamiento interno de la institución se realizó análisis estructural, funcional, procedimental, de facultades de relaciones y análisis organizacional o administrativo con el fin de detectar problemas funcionales, procedimentales u organizacionales que estuvieren afectando tanto en el presente como a futuro a la institución.

Metodología empleada.

Dentro de la metodología empleada para el estudio del diagnóstico administrativo se realizaron entrevistas a las dos personas que integran el órgano tanto el Administrador de la institución, como a la secretaria administrativa, para conocer cuáles eran sus atribuciones obligaciones y responsabilidades de cada uno. Se buscaron los antecedentes de la empresa se verificaron los procesos principales realizados por la unidad, se estudiaron las funciones asignadas a la unidad y las relaciones de dichos órganos de la unidad con las demás unidades de la institución.

Análisis Estructural: al realizar el análisis estructural de la institución se determinó que la estructura de la institución está conformada de la siguiente manera definida através del siguiente organigrama general de la institución.

CASF

ORGANIGRAMA

CLINICAS Y HOSPITAL REGIÓN SUR

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Objetivo general de la unidad: en este análisis estructural realizado específicamente a la unidad administrativa de la institución se determinó que el objetivo general de la unidad es: planificar, organizar, dirigir, y controlar todas las actividades intrahospitalarias.

Integración de la Unidad en estudio: se verifico al momento del análisis estructural que dos personas integran la unidad administrativa siendo ellas el Administrador, y la secretaria/cajera. Siendo el administrador el jefe inmediato de la secretaria y la máxima autoridad jerárquicamente a nivel Intrahospitalario.

Tramo de control: se determinó que dos son los órganos de la institución que dependen directamente de la unidad administrativa para realizar eficientemente sus funciones y son el órgano hospitalario y la unidad farmacéutica se pudo constatar que la institución.

Se pudo constatar que dieciséis son los recursos humanos dentro de la institución los cuales hacen posible la función primordial de la institución para la contratación del personal como método de contratación la institución realiza reclutamiento y selección de personal dándose este proceso a nivel central no regional.

Análisis Funcional

Dándole seguimiento al diagnóstico administrativo de la Institución CASF luego del análisis estructural se prosiguió con el análisis funcional en cual consiste en determinar las funciones de los órganos que integran la unidad como dicho estudio se realizó al área administrativa de la institución y en el análisis estructural se pudo definir que dicha unidad de la institución está integrada por la secretaria y el administrador procederemos a conocer cuáles son las funciones dichos órganos.

Naturaleza de la Unidad: Realizando el análisis de funciones de la unidad en estudio se determinó que la unidad es de naturaleza administrativa y que de ella dependen las demás unidades de naturaleza hospitalaria y operativa para la realización de sus funciones generales.

Objetivos generales de la Unidad: el objetivo general de la unidad es dirigir y controlar y planificar las actividades y operaciones de la institución así mismo organizar las demás unidades intrahospitalarias que conforman la institución para que esta cumpla con su objetivo principal de una manera eficiente y eficaz.

Objetivos específicos: entre los objetivos específicos de cada órgano que integra el área se pudo determinar funciones atribuidas con normas establecidas dentro de los procedimientos de cada función a continuación se describen las funciones de cada órgano que integra la unidad:

Administrador

El administrador de la es la máxima autoridad jerárquicamente de la institución y de la unidad siendo el jefe inmediato de la secretaria cajera, siendo estos dos órganos los que integran la unidad administrativa en la cual está enfocado nuestro estudio en nuestro análisis funcional se verifico las funciones principales asignadas y normadas para cada uno de estos órganos estando divididas entre funciones principales y funciones específicas para cada uno, estando así determinadas para el administrador de la siguiente manera:

Objetivo del puesto: planificar, organizar, coordinar y controlar todas las actividades intrahospitalarias velando por el buen funcionamiento.

Funciones principales:

• Administrar las actividades realizadas por el personal que conforman las clínicas, velando por que se cumplan las normas y regulaciones establecidas, verificar que las clínicas estén limpias y con los insumos necesarios para prestar los servicios.
• Revisar la correspondencia tomando las acciones correspondientes.
• Supervisar que se preste la atención solicitada al usuario.
• Supervisar la adecuada utilización y manejo de los inventarios de materiales y medicamentos utilizados en las clínicas, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, así como dando las correspondientes autorizaciones para su manejo y utilización.
• Supervisar la utilización adecuada de los activos fijos asignados al personal de las clínicas.
• Revisar y controlar los ingresos de caja.
• Coordinar los servicios que se prestan en las clínicas.
• Evaluar nuevas estrategias para la promoción de servicios conjuntamente con el Departamento Central de Mercadeo.
• Monitorear el desempeño del personal en sus respectivos puestos y de sus respectivas funciones.

Funciones Específicas:

• Verificar el manejo adecuado de los fondos utilizados en la clínica garantizando el seguimiento de los procedimientos y normas establecidas y dando las respectivas autorizaciones.
• Revisar estadísticas sobre las diferentes actividades de las clínicas.
• Revisar y autorizar la planilla del pago del personal por servicios contratados.
• Revisar los expedientes y verificar que los mismos cumplan con las normas establecidas por la auditoria médica.
• Verificar y supervisar el inventario de las diferentes bodegas de cada clínica.
• Autorizar las requisiciones de las bodegas de las clínicas.
• Revisar y autorizar fondo de funcionamiento.
• Llevar el control de los traslados y bajas de los activos fijos.
• Supervisar la infraestructura del edificio y del equipo tanto de oficina como médico, y hospitalario.
• Elaborar ordenes de trabajo y de compra correspondientes en los casos que sean necesarios.
• Supervisar el equipo de informática y requerir al departamento lo correspondiente.
• Realizar la evaluación de desempeño del personal a su cargo y trasladar la misma al departamento central de Recursos humanos.
• Elaborar y presentar el plan de trabajo y presupuesto anual de la institución.
• Elaborar los informes del cumplimiento de las normas de bioseguridad, imagen institucional y atención al cliente trimestralmente.
• Promover proyectos para diversificar servicios en las clínicas.
• Asistir a los cursos convocados por el departamento de capacitación.
• Participar en reuniones que sean solicitadas por las gerencias propias y/o organizaciones particulares afines.
• Preparar informes que le sean solicitados con la periodicidad requerida.

Secretaria/cajera

Dentro de las funciones de la secretaria cajera se pudo constatar que se le denomina de estará manera porque funge como secretaria administrativa y recibe los pagos de los servicios que brinda la institución a la misma vez, esto con el fin de que el administrador pueda llevar un mejor control sobro los ingresos por servicios

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