Utilización Del Recurso Humano

Introducción

En la sociedad actual, en donde la globalización y la interdependencia mundial crean un nuevo contexto para el trabajo de las pequeñas y medianas empresas, es evidente que el progreso hacia una mejor calidad de vida se sustenta en la suma de esfuerzos conjuntos. La responsabilidad histórica que vivimos, nos obliga a enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades que hoy se nos ofrecen.

Hoy en día las empresas deben de tener en cuenta que es muy importante utilizar los recursos humanos para poder tener un crecimiento óptimo y lograr sus objetivos a través del plan estratégico diseñado por la organización.

Sistema de información del Recurso Humano

La organización es una serie estructurada de redes de información que conectan las necesidades de la información de cada proceso con las fuentes de datos. En cada organización existen varios sistemas de información, los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información.

En estos tiempos el concepto de SISTEMA DE INFORMACIÓN se relaciona con Tecnología de información (computadora, red de computadoras, programa de proceso de datos y proceso de información). Existen 2 tipos de sistemas de información en cuanto al tipo de procesamiento: El sistema centralizado en Mainframe y el Sistema descentralizado en redes integradas de microcomputadoras.

La tendencia está encaminada a la distribución de redes locales de información de computadores que preserven la independencia de cada unidad dela organización y la conecten con una red corporativa de la organización, para asegurar el acceso a varios volúmenes de información.

Un sistema de información de RH es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre recursos Humanos de la organización .La mayor parte de los sistemas de información de RH está computarizada.

EL sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.

EL SIRH está planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los RH, de modo que los gerentes pueden tomar decisiones Eficaces.

Objetivos de los Sistemas de información de RH (SIRH)

Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información: 1- Reducir costos y tiempo de procesamiento de información y el 2- Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones).

De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.

El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre sí por series de eventos. Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión está perfectamente definida.

Mientras que los sistemas Tradicionales de información consistían en sistemas cerrados que abarcan solo los flujos más importantes de la información formal , el enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de normas de decisión para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones entre participantes .

Después de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administración para dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones (aplicar el principio de excepción) .Toda administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema Integrado de información que ahorre tiempo a las personas.

El SI VA DESTINADO A:

S. I. Destinado al ARH

S. I. Destinado a Gerentes de línea

S. I. Destinado a empleados

Importancia Para la Empresa

Las ventajas que se observan al implementar un sistema de información de Recursos Humanos son entre otras que:

o Permite automatizar la administración de los datos de la dirección de RH.

o Permite gestionar información vital para la toma de decisiones.

o Permite tener el mejor personal

o Disminuir errores, tiempo y recursos

o Permite elaborar y comparar presupuestos

o Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, permitiendo la evaluación y control.

o Detectar problemas y soluciones

Resultados del uso de los sistemas de información en recursos humanos:

Las empresas utilizan la información resultante de sus sistemas para definir estrategias encaminadas al logro de sus objetivos, misión y visión. Esta información es analizada en informes, documentos, índices, listados medidas, estadísticas, etc. donde se observan tendencias o comportamientos de los datos. De este análisis surgen planes de acción que pueden contener redireccionamientos de políticas, de directrices, de objetivos y cambio en estrategias. Lo cual llevara a dos razones de ser de las organizaciones: SER PRODUCTIVAS Y SER RENTABLES.

Áreas que cubre la auditoría de la administración de recursos humanos

o Sistema de información sobre la administración de personal

o Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

o Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)

o Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)

o Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)

o Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación)

o Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea)

Es importante saber si los gerentes de línea están cumpliendo en forma adecuada tanto las políticas de la empresa, como los lineamientos legales.

Beneficios que Aporta la auditoría de la administración de recursos humanos

Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los siguientes:

o Identifica las contribuciones deldepartamento de personal a la empresa.

o Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.

o Identifica problemas de importancia crítica.

o Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.

o Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

Técnicas de investigación para la auditoría

El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a continuación:

Enfoque comparativo: El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor externo: El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa

Enfoque estadístico: A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros: Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos: El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

El informe de auditoría

Es una descripción global de las actividades de recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas en las áreas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como negativos, se considera más balanceado y logra mejor aceptación.

El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la información que se proporcionó a los gerentes de línea, así como a los especialistas de recursos humanos. Además de estos aspectos, se proporciona retroalimentación al gerente

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