Comprotamiento Organizacional

Toma de decisiones en grupo

Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participación de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo, en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el líder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor número de personas, para tomar mejores decisiones, además de que cuando la gente participa en la toma de la decisión, se siente más comprometida a lograr los resultados deseados, convirtiéndose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir.

VENTAJAS

• Una mayor concentración de conocimientos, experiencias e información.

• Una mayor variedad de puntos de vista.

• Se facilita la aceptación de la solución final.

• Se reducen los problemas de comunicación.

DESVENTAJAS

• La presión social que se genera.

• El predominio que ejercen los líderes informales del grupo sobre los demás.

• Los propósitos ocultos, que muchas veces influyen en las opiniones: intereses personales, políticos, etc.

• La manipulación del compromiso, con la finalidad de llegar a una decisión más rápidamente.

Algunos puntos que se sugieren para lograr que funcione la Toma de Decisiones en Grupo:

o Realizar reuniones Semanales o Bisemanales para mantenerse informados sobre los avances y problemas que se presenten.

o Durante las reuniones adoptar un enfoque para el Diagnóstico de la Solución de los Problemas

o Desarrollo de la Solución, sin una intervención dominante del líder del grupo que debe adoptar una posición más de apoyo que de intervención activa, dejando que el grupo sugiera y proponga, sin inmiscuirse directamente en los debates.

o Discusión de la Solución Final.

o Retroalimentación. Después de que se haya escogido e implantado una solución, el líder del grupo debe estar retroalimentando al mismo, sobre los avances, éxitos o fallas que se presenten.

A continuación se presentan algunas sugerencias para decidir primeramente si conviene tomar la decisión en grupo o individualmente y los aspectos que se deben considerar para que el resultado de esas decisiones sea más acorde con la realidad y más probable de realizarse con éxito.

Para que sus decisiones sean mas realistas, tome en cuente los siguientes aspectos:Factor tiempo

• La posibilidad de obtener soluciones satisfactorias.

• Disposición a arriesgarse

• Racionalización

• Emplee el análisis costo-beneficio

• Evita las decisiones “al vapor”

• Confié en los procedimientos establecidos

• Consulte a los demás

• Recuerde que nadie siempre tiene la razón.

Técnicas para la toma de decisiones en grupo

A.- TORMENTA DE IDEAS

Hace ya varias décadas Alex Osborn, en su libro “Imaginación Aplicada”, introdujo el principio de “Criterio diferido”, en el cual se fundamenta la tormenta de ideas Brainstorming.

La esencia del principio que rige el “Criterio Diferido”, consiste en elaborar toda una lista con lo que viene a la mente a una persona cuando esta tratando de resolver un problema , aceptando todo aquello que se le ocurra sin prejuicios de ningún tipo . No se debe analizar la calidad de esas ideas para la solución del problema en cuestión, lo importante aquí es la cantidad.

Después se pueden modificar o cambiar esas ideas con el objeto de generar otras nuevas y más impactantes.

Los elementos claves son: La Cantidad y la libertad para expresar todo aquello que viene a la mente, sin proceder a ningún tipo de evaluación.

Este método permite generar ideas en grupo lo cual produce resultados superiores en calidad y cantidad que si se trabaja en forma individual.

Estas ideas pueden referirse a identificación de problemas o sus causas, o soluciones de los mismos

El resultado final es una lista de ideas destinadas a ser evaluadas y que no se convertirán necesariamente en soluciones sino mas bien en una plataforma para alcanzar nuevas ideas.

NORMAS BÁSICAS:

Para que la participación sea amplia y para aprovechar la opinión y experiencia de los participantes se deben seguir las siguientes normas:

1. Establecer el objetivo de la reunión claramente: Es clave, previo al inicio de las reuniones, aclarar las expectativas de los participantes respecto al objetivo de la misma y establecerlo con precisión, así como el alcance esperado de la reunión.

2. Prohibición estricta de la critica: Se prohíbe criticar las opiniones y calificarlas de buenas o malas. La persona que se sienta criticada puede sentirse cohibida para expresarse posteriormente. Ninguna idea debe ser considerada como absurda.

3. Libertad y opinión libre : No debe hacerse restricciones a la libre expresión de las ideas en función de aspectos como jerarquías o responsabilidad sobre la materia de la sesión; se parte del hecho de que cualquier miembro del grupo puede proponer ideas novedosas verdaderamente creativas, o si es el caso de ver problemas que otros no han advertido antes como tales.

4. Cuantas mas ideas se produzcan mejor: Ya que hay mas probabilidades de que a través de ellas se llegue a la idea superior. Esta prohibido decir : “Es suficiente con esas ideas”, por lo que debe estimularse la generación hasta que las ideas se agoten.

5. Aprovechar las opiniones: Se debe promover la producción de nuevas ideas, a partir de la asociación o perfeccionamiento de otras ya sugeridas.

6. Facilitar la sesión: Es importante la presencia de un facilitador que conduzca y oriente la reunión y vigile el cumplimiento de las normas básicas antes descritas y otras expectativas establecidas por los miembros, como : tiempo de la reunión, secuencia.

FASES DE LA TORMENTA DE IDEAS

Una sesión de tormenta de ideas pasa por tres fases:

1.- Fase de GENERACIÓN DE IDEAS

Es la fase inicial durante la cual se aclaran las expectativas , objetivos y normas para la sesión y se procede a la generación de ideas por parte de los participantes hasta que se agoten , estas ideas suelen ser progresivamente superiores en calidad y cantidad .

Es conveniente que inicialmente se de un tiempo prudencial (3 a 5 minutos) para que cada participante piense y escriba sus ideas .

Se recomienda que cada miembro del grupo aporte una idea por turno. Otro miembro del grupo debe encargarse de escribir en un sitio visible las ideas que se vayan generando en el transcurso de la sesión.

2.- Fase de CLARIFICACIÓN

En esta fase se revisa la lista de ideas generadas para garantizar que todos los participantes las extiendan con claridad. En esta fase se pueden descartar las ideas que no corresponden al objetivo de la sesión.

Es usual encontrar problemas (síntomas – efectos) mezclados con causas, los cuales de no evitarse sesgara la solución, por ejemplo, para definir problemas suelen agregarse a las causas de las siguientes frases: falta de carencia de, Insuficiencia de, etc.

El facilitador debe , en esta frase retomar el objetivo de la sesión, aclararlo y dar ejemplos de cómo se expresa el mismo.

3.- Fase de EVALUACIÓN

En esta fase el grupo revisa la lista de ideas con el objetivo de eliminar duplicaciones y las ideas que han sido enriquecidas o mejoradas con otras ideas que la contiene. Esto último siempre y cuando , quien la propuso este de acuerdo en que realmente esta repetida o está contenida en otra.

B.- TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL

La Técnica de Grupo Nominal ( TGN ), es una técnica útil para las situaciones en que las opiniones individuales deber ser combinadas para llegar a decisiones las cuales no pueden o no conviene que sean tomadas por una sola persona. Ella permite la identificación y jerarquizaron de problemas, causas o soluciones a través de consenso en grupos o equipos de trabajo.

La técnica de grupo nominal procura asegurar que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas y de que la fase de recolección de datos, generación de ideas y la fase de evaluación estén separadas en el proceso de solución de problemas. Así se minimiza la monopolización de la discusión de grupo por algunos individuos debido a su nivel o personalidad

FASES DE LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL

La técnica de Grupo Nominal se realiza en cuatro fases, siendo las tres primeras similares a las de la Tormenta de Ideas y siguiendo las mismas normas. La cuarta fase es la de VOTACIÓN Y JERARQUIZACION.

En esta última fase los participantes son provistos de tantas tarjetas en blanco como número de renglones se hayan incluido en la situación. Cada renglón puede representar una causa, un problema o una solución dependiendo de lo que se este tratando.

Cada uno de los miembros del grupo , trabajando en forma individual , debe escribir un renglón en cada tarjeta. Al renglón de mayor preferencia le coloca la puntuación máxima (de acuerdo a la escala seleccionada); al renglón menos preferido le coloca el número 1 y así sucesivamente hasta haber asignado puntuación a todos los renglones.

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