Deteccion De Necesidades De Capacitacion

Identificación o Detección de necesidades de capacitación y Educación Continua (DNC)

Enviado por montse

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1. ¿Qué es el DNC?

2. ¿Cuándo hacer un DNC?

3. ¿Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?

4. Entrevista

5. ¿Se aplican por igual los procedimientos y técnicas para la obtención de información que lleven al DNC?

6. ¿Qué elementos contiene un DNC?

7.

Una de las preguntas que aparecen de manera constante por parte de los empleadores que tienen la preocupación de hacer más productivo el trabajo de su organización es: ¿en qué debo capacitar a mis empleados o colaboradores?. En algunos casos, no se cuenta con un plan claro que responda a las necesidades de la empresa o institución. En otros, dicho plan parte justamente de una identificación de necesidades, lo que le proporcionará un valor agregado al plan de capacitación.

En el mejor de los casos, suele suceder, que los interesados preguntan directamente a sus colaboradores para tratar de identificar las necesidades de capacitación. Desgraciadamente, una de las prácticas más frecuentes para el caso es creer exclusivamente en "la intuición" y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de la organización. Otras ocasiones, se practica el modelo de "oferta de capacitación", es decir, el responsable de recursos humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.

Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos correspondientes. Resultado, cuando un nuevo directivo solicita información al respecto, no hay información que pueda orientar nuevas estrategias que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitación.

La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización.

Detección de Necesidades de Capacitación

A fin de apoyar al proceso de planeación de la Capacitación y la Educación Continua, en los siguientes párrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las técnicas para el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) o para la actualización de los miembros de una organización, así como los elementos básicos de un reporte de estudio diagnóstico de necesidades.

¿QUÉ ES EL DNC?

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

¿CUÁNDO HACER UN DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

• Problemas en la organización

• Desviaciones en la productividad

• Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas

• Baja o Alta de personal

• Cambios de función o de puesto

• Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

• Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.

• Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

• Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

¿CUÁLES SON LAS FASES DE ACCIÓN QUE DERIVAN EN UN DNC?

Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

• Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

•

o Descripción de puestos

o Manuales de procedimientos y de organización

o Planes de expansión de la empresa

o Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

• Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

• Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

• Análisis de tareas por medio de lista de cotejo

• Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes.

• Análisis grupales

• Encuesta

• Escala estimativa de desempeño

• Grupos binarios

• Inventario de habilidades

• Lluvia de ideas

• Phillip´s 66

• Registros observacionales directos

• Conferencia de Búsqueda

• TKJ (Planeación prospectiva)

• Cuestionario de evaluación de conocimientos

• Escala estimativas de actitudes

• Entrevista

A continuación se describen las últimas cinco estrategias, toda vez que son las más usuales dentro del contexto que nos ocupa:

Estrategias para el trabajo participativo

Conferencia de búsqueda

Objetivo.- Alcanzar una dimensión más concreta del problema o caso a analizar y generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones más estrechas entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no habían podido llegar a un acuerdo.

Características.- Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido: De tres a cinco días. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, más bien requiere que sean participantes de la situación a analizar.

Síntesis del procedimiento

• Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirán influyendo sobre un futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 años, dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno.

• Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este período.

• Enfocar el problema específico, los participantes deben elaborar una imagen o una descripción que represente la situación actual.

• Elaborar un cuadro del futro deseable.

• Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o situación ideal.

• Formular objetivos o situaciones concretas que servirán de plataforma alcanzar la situación ideal.

• Considerar las estrategias de acción que pueden apoyar el logro del futuro delineado y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes.

• Determinar las políticas posibles a considerar para asegurar el logro de los objetivos.

• Asumir compromisos de colaboración en las diversas fases o etapas a desarrollar.

Aplicaciones

• Análisis del futuro probable, deseable y posible.

• Identificación de las variables que inciden en poro o contra de la Situación ideal

• Planteamiento de estrategias, programas y políticas a corto, mediano y largo plazos.

Limitaciones.- Requiere de una preparación cuidadosa y una planeación conjunta entre el personal o participantes y los organizadores del proceso.

Un grupo muy heterogéneo puede inhibirse o manipular la participación la participación de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales.

Inversión económica para sufragar costos de alquiler del área, alimentos, estancia, etc.

KJ o TKJ

Objetivo.- Obtener una aproximación científica y sistemática de información que oriente la solución de problemas.

Síntesis del procedimiento

• Definir en forma breve el problema a investigar o analizar.

• Cada participante escribe en tarjetas, papeletas u hojas de papel (fichas) los factores o variables que están provocando o promoviendo el problema. Una ficha por situación.

• Se muestran las fichas de cada participante y se agrupan o integran – a la vista de los demás- por la relación estrecha que guardan entre sí.

• Buscar y expresar con flechas o líneas las relaciones existentes entre los

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