IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DATOS

UNIVERSIDAD POPULAR DE LA CHONTALPA[pic 1]

SECRETARÍA DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA Y SERVICIO SOCIAL

DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA

Coordinación de Servicio Social y Prácticas Profesionales[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE DATOS.

Dependencia: Universidad Popular de la Chontalpa oficinas de Educación Continua

Duración: del 24 de Febrero al 25 de Agosto de 2014.

Horario: 09:00am  a 13:00 PM  Lunes a Viernes.

M.C.S Andrés Zamudio López

Jefe inmediato

 Sello de la Institución receptora                                                          Vo. Bo. De la UPCH

                                                                                                                                                                          Coordinación de Servicio Social

                                                                                                                                                                                  Y Prácticas Profesionales

Cárdenas, Tabasco Febrero de 2014.

Justificación.

Este proyecto surge a partir del problema el cual se vive dentro de una institución, para ello queremos solucionar y mejorar la organización de todos los archivos, así como los niveles que cada documento tenga.

Es necesario tener una buena organización de los datos u archivos que estén dentro de una institución, ya sea de forma física o electrónica para así ser más eficaz y organizados

Objetivo.

Organizar cada uno de los archivos, documentos, datos entre otros dentro de los archiveros este si está en físicos, y los de forma electrónica en carpetas rotuladas dentro de la computadora de escritorio, para así tener un sistema adecuado de ordenamiento en cuanto a los documentos.

Objetivos específicos.

• Lograr que el sistema de organización de datos funcione a su máximo potencial
• Desarrollar las cualidades de carácter y las aptitudes más adecuadas para ejercer con éxito esta función.
• Desarrollar y analizar otras técnicas de la motivación para realizarlo.

Antecedentes

Los archivos son fuentes materiales que hacen posible contar las historias de instituciones o individuos a las generaciones futuras. Estas fuentes pueden ser cartas, actas, informes, documentos legales, publicaciones, fotografías, historias orales, registros / informes de conferencias, u otros materiales que proveen documentación de actividades y eventos. Si esos registros faltaran, el relato de la historia sería incompleto e impreciso.

Guardar los registros no debe ser visto como secundario o pesado, sino como una oportunidad propicia para documentar nuestro pasado y enriquecer nuestro trabajo continuo.

Los archivos pueden:

• Ayudar a formar nuestra identidad al recordar nuestro pasado

• Proveer recursos para publicaciones, actividades y eventos

• Ahorrar tiempo y energía al personal que necesita encontrar información para cumplir con sus responsabilidades

• Proveer recursos valiosos para la investigación a miembros interesados de la comunidad, académicos, y para los historiadores de la organización

La palabra “archivo” no se refiere solamente a los registros mismos, sino también al lugar donde se almacenan los archivos

Beneficiarios.
Universo. Cada uno de las  y los trabajadores dentro de la institución ya sea personal administrativo, operativo, intendencia, vigilancia y estudiantes los cuales tengan que dejar documentación en estas oficinas.

Definición de actividades.

• Previa aprobación del proyecto de servicio social, se solicitará autorización a las autoridades de la institución.
• Presentación del proyecto que se quiere llevar acabo.
• • Procesadoras de texto para uso administrativo, por ejemplo, correspondencia o formularios.
• • Software para publicar guías, folletos, noticieros, etc.
• • Tablas de cálculo para presupuestos.
• • Correo electrónico
• • Leer o bajar documentos de publicaciones electrónicas
• • Trabajo en red con otros archivistas – contribuir con otras redes enviando información, participar de portales y foros.
• • Control intelectual
• • Inventarios y listados establecidos para el tratamiento del texto
• • Sistemas automatizados de catalogación
• • Sistemas automatizados de gestión de documentos
• • Control físico/material
• • Bases de datos para la información concerniente a la localización y tratamiento de conservación del material.

Cronograma de actividades

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