La flexibilidad de los equipos y grupos de trabajo

La flexibilidad de los equipos y grupos de trabajo

La empresa Plastic Solutions, dedicada al procesamiento y manufactura de productos de plásticos flexibles para empaque de materias primas, tiene entre sus principales objetivos el crecimiento de ventas basado en el desarrollo e introducción de nuevos productos. Por su falta de experiencia en esa área, los productos que introdujo en 2006 y 2007 fueron un fracaso, pues sus ventas estuvieron muy por debajo de lo planeado. Sin haber elaborado un estudio previo del mercado (clientes, competidores, crecimiento de mercado, proveedores, etc.), la compañía compró la maquinaria para la fabricación de los nuevos productos. Al momento de manufacturarlos se pudieron ver las consecuencias de la falta del estudio de mercado: un retraso de seis meses para la primera orden de producción, un estándar de producción 50% menor al esperado, una eficiencia de labor de 65%, un sobreuso de material de 35% sobre el estándar y una inversión para su introducción superior en 82% sobre lo presupuestado.

En 2008, el director de desarrollo de nuevos productos contrató los servicios de una firma consultora para aplicar un proceso de introducción. Estaba convencido de que todo lanzamiento de un nuevo producto suponía un verdadero sufrimiento y que causaba estrés para todos, pues siempre aparecían problemas cuya solución era muy difícil. Además, esos problemas incidían en los costos del nuevo producto, lo que disminuía drásticamente el beneficio previsto. Ante esto, decidió que debía hacer algo diferente. Una vez realizado el estudio previo, y después de haber seleccionado el producto que ofrecía mejores oportunidades de competencia, diseñó un plan por etapas desde el estudio hasta su validación en el proceso de manufactura.

La dirección de Plastics Solutions decidió romper con la acostumbrada asignación (como un objetivo individual) de estos proyectos al grupo de ingeniería y a las personas de soporte, por lo que creó un equipo en el que participarían todas las partes involucradas en el diseño y la puesta en funcionamiento de las líneas para fabricar el nuevo producto. El equipo trabajaría bajo la conducción de un líder de proyecto y con base en una filosofía sistemática de trabajo en equipo. El propósito era que, desde el diseño de las líneas, se tomaran en cuenta las opiniones de todos los implicados y se eliminaran así los problemas que antes solían surgir a partir de la entrega de los nuevos productos.

Al principio, la idea les pareció muy interesante a los implicados. Sin embargo, después surgieron los inconvenientes. Así, por un lado, hubo una fuerte resistencia a la propuesta por parte de Ingeniería y Procesos porque pensaba n que esto suponía una injerencia de otros (profanos en la materia y con escasos conocimientos de diseño) en sus cometidos. Por otro lado, los participantes de otras áreas pensaban que se les estaba tendiendo una trampa para que no pudieran protestar por los problemas en las nuevas líneas. Pese a todo, y cumpliendo órdenes, fueron constituyendo y desarrollando un equipo de trabajo.

Los componentes del equipo poco a poco tomaron conciencia del objetivo de la empresa: “desarrollar unas líneas de fabricación que funcionaran bien a la primera”. Al principio, las reuniones del equipo eran casi batallas campales, pero en la medida en que se trabajaba en el proyecto y se dirimían las diferencias, la convivencia de los miembros del equipo se hacía más llevadera y se producían resultados positivos.

Tras nueve meses de labor, se inició la comercialización del nuevo producto. Los indicadores de desempeño de trabajo fueron muy buenos: se terminó el producto un trimestre antes de los planeado, y se mejoró el estándar de producción: pasó de 30 a 42 unidades por hora; hubo también una mejoría en la eficiencia de la mano de obra -del 85%, contra una historia de 65 a 70%-, y se observó una variación de uso de material inferior a lo establecido en la hoja de especificaciones; además, la inversión estuvo dentro del presupuesto.

Nadie lo podía creer: era la primera vez en la historia de esta empresa que todo funcionaba como se había previsto, que no surgieron fallas que obstaculizaran el proyecto en sus puntos críticos. Una vez finalizado con éxito el proyecto, el equipo llegó a la etapa de “disolución”, algo costoso emocionalmente para sus componentes, pues se habían adaptado tan bien a trabajar juntos, que les era difícil regresar a su sitio.

Los grupos y equipos de trabajo para el DO

Los equipos permiten optimizar el resultado individual o el de grupos organizacionales, sobre todo cuando se requieren diferentes habilidades, destrezas y conocimientos. La mayoría de las personas está de acuerdo con el aporte de los equipos, pero desafortunadamente una gran parte de ellas desperdicia el beneficio de trabajar en ellos. Quizás esto se deba a que no es fácil aceptar la responsabilidad de los demás en la evaluación de resultados, o a que existe una resistencia a ir más lejos de la responsabilidad individual. La opción del equipo permite un mayor desempeño que el grupo de trabajo, a la vez que conlleva más riesgo. Debido a los valores fundamentados en el individualismo y la resistencia natural a confiar el destino propio a los esfuerzos de otros, la elección del equipo requiere de una firme convicción.

Los grupos de trabajo son menos riesgosos, dado que requieren poco tiempo para definir su propuesta, objetivos y fines, considerando que el gerente es quien los establece. Las reuniones se realizan con agendas en las que las prioridades ya estás preestablecidas y las decisiones se llevan a la práctica responsabilizando a los integrantes de forma individual. De esta manera, al ver los miembros del grupo que los objetivos se alcanzan mediante tareas y responsabilidades individuales, la propuesta de grupo de trabajo resulta menos riesgosa y, por ello, más cómoda. La realidad es que si no existe una necesidad para conformarse como equipo, la energía dedicada a mejorar el desempeño tiene mucho más sentido que sufrir tropiezos al intentar convertirse en un equipo.

Por naturaleza, el ser humano tiende a unirse a otros individuos para conseguir diversos fines. Además, esa unión puede surgir en diversas circunstancias y darse de forma espontánea, o bien planeada y estructurada. Por ello, es importante abordar los conceptos y las características de los grupos y los equipos, debido a que la pertenencia de los individuos a este tipo de asociaciones tiene una repercusión en su comportamiento particular y dentro de los diversos grupos a los que pertenece, además de que resulta primordial conocer las diferencias esenciales entre ambos tipos de agrupaciones, las cuales han sido la referencia del

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