RECURSOS HUMANOS: CODIGO DE ETICA

1Objetivo

1.1. Establecer los fundamentos éticos que orientan la gestión empresarial y guían la toma de decisiones de los miembros de la Compañía . (en lo adelante, la Compañía), al relacionarse con otras personas e instituciones en su labor cotidiana.

2Alcance

2.1.  Aplica a todos los empleados de la Compañía, sin importar la modalidad de su contrato (fijos, temporeros, ocasionales).

3Definiciones

1. Asociados o Socios Comerciales: Término utilizado para referirse a la relación de negocios entre dos o más personas o entidades que, de común acuerdo, se obligan a efectuar aportes para aplicarlos al logro de un fin común.  Los acuerdos se consignan en contratos donde se señala el régimen bajo el cual se desarrolla la relación.

1. Bienes de la Compañía:  Son, entre otros, los inmuebles, derechos de uso, servidumbres, equipos y herramientas, materiales, mobiliario, vehículos, sistemas y equipos informáticos, software, datos informáticos, registros, propiedad intelectual, informes y todo tipo de información privada y derecho tangible o intangible registrado o no, lo que incluye comunicaciones registradas o provistas en medios físicos, por la vía telefónica, por el correo de voz, el correo electrónico o medios afines, proyectos, datos de clientes, usuarios, relaciones e informaciones de suplidores, competidores, etc.  

1. Comisiones ilegales: Pagos u otro tipo de compensación que sirve de "gracias" o beneficio extraoficial para la parte receptora que ha ejecutado un servicio comercial.

1. Conflictos de Intereses:  Situaciones donde se confirme que las relaciones, actividades e intereses personales de un empleado tienen alguna vinculación con sus responsabilidades o con cualquier área de negocio donde participe la Compañía, provocando esta situación la pérdida de la objetividad y la lealtad del empleado hacia la Compañía de manera real o potencial.

1. Fondos de la Compañía: Sumas de dinero, documentos o registros que tienen o representan valor financiero; son, entre otros, el dinero en efectivo, los cheques, los vales, las tarjetas de crédito o de débito, las cuentas por cobrar, las cuentas a pagar, los giros postales, el franqueo, las letras, los formularios de afiliación para recibir beneficios, las solicitudes de reembolso, las cotizaciones, los cheques de sueldo, los reintegros por gastos y las facturas.

1. “Joint Venture” o Empresa Conjunta.   Término utilizado para referirse a un acuerdo comercial de inversión conjunta donde dos o más empresas se unen para formar una nueva, regularmente con la intención de comercializar productos y servicios tomando en cuenta prácticas actualizadas de mercadeo.  Términos que se utilizan también para referirse a este tipo de acuerdo comercial son “alianza estratégica” y “alianza comercial”.  

1. Propinas: Comprenden sumas en efectivo que se ofrecen en agradecimiento por recibir servicios específicos.

1. Regalos: Objetos, dinero y servicios entregados sin requerir algo a cambio. El término podría también extenderse a las invitaciones a actividades y eventos como muestras de aprecio entre las personas.  De acuerdo a la sociedad y a la cultura empresarial donde se intercambien regalos, los mismos podrían clasificarse en apropiados e inapropiados.

1. Sistemas informáticos y de comunicaciones de la Compañía.  Engloban a todos los equipos, hardware, software o redes propiedad de la Compañía, proporcionados o usados por la Compañía o a su nombre, donde se almacenan o transmiten datos de voz o de otro tipo. Entre ellos se encuentran los teléfonos, teléfonos celulares e inalámbricos, correo de voz, computadoras, equipos de redes, correspondencia electrónica, faxes, buscapersonas y acceso a Intranet o a lnternet (incluido el acceso por computadoras personales).

1. Sobornos: Pagos u otro tipo de compensación que tienen por finalidad influir en el criterio comercial de la parte receptora (por ejemplo, para adquirir un producto o servicio), o  son poco comunes, poco razonables, superan los límites de la Compañía o se perciben de alguna otra forma como influencia suficiente para tener un efecto sobre el criterio comercial de la parte receptora.

 4Responsabilidades

4.1.      Presidente

Fija los principios éticos y normativas generales que rigen la gestión empresarial.

4.2.          Vicepresidente de Finanzas

A través de la Unidad de Control Interno – SOX, garantiza que se tengan las informaciones requeridas por el Corporativo para el cumplimiento de todos los lineamientos dentro del Sistema de Control Interno de la Compañía.

4.3.      Vicepresidente Recursos Humanos, Administración y Filiales

             Ratifica que las normas, principios y valores éticos contenidos en este  Código y políticas afines sean conocidos y cumplidos por el personal.  

4.3.1.  Director de Recursos Humanos: Administra la Unidad Ética y Conducta Corporativa, responsable de difundir el Código de Ética y de gestionar la Línea y Sistema de Consulta, la cual es la vía de comunicación base para responder las consultas, asesorías y denuncias de los empleados sobre temas éticos y normativos. Igualmente administra las políticas y procedimientos relativos a la correcta aplicación del Código.  

4.3.2. Directores de Legal y Regulatorio: Proveen asesoría para garantizar el uso de estándares comerciales, legales y regulatorios adecuados para la aplicación del Código y todas las políticas y procedimientos relacionados.

4.4.      Director de Protección Integral y Aseguramiento de Ingresos 

             Mantiene mecanismos para asegurar investigaciones efectivas en caso de violaciones al Código, así como la canalización de las mismas a fin de que se apliquen las consecuencias correspondientes en cada caso.

4.5.      Vicepresidentes, Directores, Gerentes y Supervisores

             Los empleados de la Compañía tienen la responsabilidad de cumplir con los lineamientos contenidos en el presente Código. Como líderes, deben además:

1. Ser ejemplo y representante de la Compañía, basando sus acciones en nuestros principios y valores.

1. Asegurar que cada uno de los empleados bajo su supervisión directa ha recibido su ejemplar de este manual y ha firmado y entregado el acuse de recibo correspondiente, con su debida tramitación al expediente del empleado en el archivo de Recursos Humanos.

1. Asegurar la participación propia y de su equipo en los entrenamientos relativos a temas éticos.

1. Confirmar que los empleados bajo su responsabilidad conocen y cumplen con las disposiciones del Código, así como las normas, políticas y regulaciones de la Compañía.

1. Estar accesible y fomentar el diálogo, de manera que se responda cualquier inquietud de sus supervisados, relativa a temas contenidos en el Código.

1. Utilizar los canales provistos por la Compañía (ver acápite 5.12. Consultas, Asesorías y Denuncias) para dar respuesta a las inquietudes sobre el Código, tanto propias como de su equipo.

1. Conocer y dar cumplimiento a los lineamientos del Programa de Consecuencias en caso de identificar incumplimientos éticos o normativos.

1. Reportar de manera inmediata los hechos que deban ser investigados por el Departamento de Protección Integral, a las áreas correspondientes según aplique.

1. Colaborar con los procesos de investigaciones de la Compañía directamente y facilitar la participación de sus supervisados en los procesos judiciales en los que su presencia sea requerida.

4.6.  Empleados de la Compañía

Ejecutan las actividades de acuerdo a los lineamientos del Código y las políticas y procedimientos que apliquen a sus funciones, asumiendo el compromiso de:

1. Conocer y aplicar el contenido del presente Código de Ética.

1. Procurar asesoría de su supervisor, de Recursos Humanos o de la Línea de Consulta en caso de tener cualquier inquietud sobre temas éticos y normativos. (ver acápite 5.12. Consultas, Asesorías y Denuncias).

1. Proteger la reputación de la Compañía actuando con moderación, integridad y respeto.

1. Asumir la responsabilidad por sus acciones, siendo veraz al informar sobre las mismas.

1. Comunicar cualquier tipo de conducta que se oponga al cumplimiento con las normas y principios contenidos en el presente Código, así como a los contenidos en los procedimientos, políticas, leyes y regulaciones vigentes.

1. Rechazar peticiones solicitadas por terceros, que se opongan a la ética.

1. No solicitar a terceros que actúen de formas contrarias a la ética o que incumplan el Código, las normas, políticas y regulaciones de la Compañía.

1. Dar fiel cumplimiento a las normas y disposiciones departamentales cuando las mismas sean  más estrictas que las contenidas en el presente Código de Ética.

1. Colaborar con los procesos de investigaciones de la Compañía y participar en los procesos judiciales en los que su presencia sea requerida.

     5Descripción

                                             Contenido                                                                            Página

...