Seminario 2

1. Analiza los puntos fuertes y débiles relacionados con la comunicación interna de la empresa.

La comunicación interna como el patrón de mensajes compartidos por los miembros de una organización. Esta resulta imprescindible para realizar las tareas, siguiendo un orden establecido y conocido, que permite alcanzar los objetivos previstos. Se considera como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que les mantengan informados, integrados y motivados, para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

La comunicación descendente no es siempre efectiva, sobre todo en empresas de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos, debido a las malas interpretaciones o a la distorsión de los mensajes.

Para que la comunicación descendente sea efectiva es conveniente repetir varias veces el mensaje y utilizar diferentes canales como el email, tablón de anuncios, etc. La eficacia de la comunicación también depende de una de una serie de factores, como el tipo del contenido, la dimensión del circuito, la eficacia de los canales utilizados y el interés que el mensaje despierte en los sujetos a los que va dirigidos.

Un aspecto crucial que merece ser destacado en este tipo de comunicaciones es la confianza, ya que ésta impacta de manera muy relevante en la eficacia de la misma. Si no existe confianza, el flujo de información será muy limitado, se tendrán menos razones para creer en los que se reciben. Para que surja la confianza es preciso tener en consideración una serie de cuestiones, en la que se resalta la frecuencia con la que se produce la comunicación, la percepción de ocultar información y el tipo de información que se proporciona.

2. Elabora tu propia mejora de la comunicación relativa a los e-mails.

La comunicación electrónica permite realizar una comunicación más eficiente y ofrece nuevas posibilidades de interacción: se reduce las limitaciones de otras formas de comunicación, llegando a alterar la estructura del proceso de comunicación, eliminando o reduciendo las limitaciones especiales, temporales y sociales, ya que conecta a muchos usuarios de distintos lugares del mundo.

El correo electrónico se utiliza para enviar los documentos, facturas, etc., a otros comercios o proveedores, el correo electrónico tiene sus ventajas:

• Reduce los costos al distribuir la información a sus empleados.

• Es una herramienta para aumentar el trabajo en equipo. Permite a los empleados enviar rápidamente mensajes.

• Reduce los costos y el tiempo relacionados con la duplicación impresa y la distribución de documentos en papel.

• Aumenta la flexibilidad, en el caso de los empleados con portátiles, ya que pueden conectarse cuando quieran y donde quieran.

A parte de las ventajas que tiene el e-mail, también tiene sus inconvenientes:

• Enviar y recibir mensajes de correo electrónico puede generar un desperdicio de tiempo y a la vez distraer a los empleados.

• La sobrecarga de información. Se suele enviar muchos mensajes inútiles y pocos importantes y se sobre carga la bandeja de entrada del e-mail.

Para que hubiera los menos inconvenientes de tener e-mail en la empresa, cada trabajador de dicha empresa tendría su propia cuenta de correo en el cual solo y exclusivamente podría utilizarlo para mandar y recibir información de la empresa y que tuvieran otro e-mail para lo personal.

3. ¿Cuáles son a tú parecer las primeras cuestiones que habría que resolver para evitar la sensación de poca transparencia en la comunicación de esta empresa?

- Enfoque estructuralista, se entiende que la comunicación contribuye a la continuidad de la organización o a su perpetuación. Este autor entiende la burocracia como la forma organizativa más adecuada, con un carácter formal, para que la comunicación resulte eficaz.

- Enfoque de sistemas. Las principales aportaciones de este enfoque son las siguientes: la comunicación de las organizaciones tiene lugar de forma horizontal, ascendente, descendente y hacia fuera, la finalidad de la comunicación es la coordinación del control, así como proporcionar información adecuada para tomar decisiones, tanto internamente como en realización con el ambiente.

- Teoría del comportamiento. La autoridad depende no del superior, sino de la decisión que adopta el subordinado donde valora si desea o no acatar los mandatos emitidos por un superior cuando se cumplen simultáneamente las siguientes condiciones que conozca y entienda la comunicación, que en el momento de su decisión crea que no es incompatible con su interés personal en general, y finalmente, que sea capaz mental y físicamente de obrar de acuerdo con ella.

- Enfoque de contingencias. Las empresas se enfrentan a entornos inciertos que determinan que según la situación unas estructuras organizativas serán más eficaces que otras. Es decir, la organización tendrá que establecer planes de comunicación distintos según el entorno en que se encuentre.

- Enfoque de los estilos directivos. Podemos identificar los distintos roles directivos:

• El papel de monitor: que es aquel directivo que capta la información de la organización y de su entorno.

• El papel de difusor: que transmite información a todos los miembros de la organización.

• El papel de portavoz: es el directivo que difunde la información a los agentes externos de la organización.

- Enfoque de la gestión de la calidad total. En las aportaciones relativas a la implantación de sistemas de calidad total en las organizaciones se encuentran referencias directas a la comunicación en las mismas.

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