Auditorias Internas Al Sistema SSOA

AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA SSOA

Las auditorias son un proceso mediante el cual las organizaciones pueden revisar y evaluar continuamente la efectividad de su sistema de gestión, brindan una evaluación amplia y formal de la conformidad de la organización con los requisitos establecidos de SSOA.

Es una pieza fundamental del sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, hace parte de la evaluación y el monitoreo.

Los resultados finales de estas auditorias deben incluir la evaluación detallada de la efectividad y cumplimiento de los procedimientos y debe proponer las acciones correctivas y preventivas necesarias. Se deben registrar e informarlos oportunamente a la gerencia e igualmente se debe retroalimentar a todas las partes pertinentes para que se ejecuten las acciones correctivas y preventivas lo más pronto posible.

La “Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) para Contratistas” establece el siguiente requisito:

GUÍA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS

4. EVALUACION Y MONITOREO

4.2 Auditoria Internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente

Toda empresa contratista del sector hidrocarburos, debe demostrar la existencia de

Procedimientos por escrito de Auditoria interna, que permitan evaluar el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

Las auditorias internas (documentales y en campo), deben cubrir todas las áreas, procesos, proyectos y elementos del sistema, realizadas con una periodicidad por lo menos una vez al año, ejecutadas por personal que no tenga responsabilidad directa con la actividad que se este auditando.

Se deben mantener los registros y hacer el análisis de los resultados para establecer causas de las no conformidades y observaciones e implementar acciones correctivas y preventivas, finalmente se debe realizar un seguimiento a todas las acciones anteriores.

Para que la auditoria sea eficaz, es necesario que la alta gerencia se comprometa plenamente con el proceso e implementación efectiva de las auditorias del Sistema dentro de la organización.

Todo el personal pertinente debería estar informado de los propósitos de la auditoria y sus beneficios. Se debe estimular al personal para que coopere completamente con los auditores y responda a sus preguntas honestamente.

La metodología para la realización de las auditorias debe contener:

• Planeación de la auditoria

• Realización

• Informe de la auditoria.

Se debe preparar un plan anual de auditorias internas al sistema de gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Deben cubrir toda la operación y evaluar su conformidad con los requisitos del RUC.

La frecuencia y cobertura de las auditorias deben estar relacionadas con los riesgos asociados a la falla de los diferentes elementos del sistema, datos disponibles sobre el desempeño del sistema, los resultados de las revisiones por la gerencia, el alcance del sistema y el ambiente en el cual se opera.

Las auditorias deben ser conducidas por personas de la empresa, capaces, entrenadas e independientes de la actividad que está auditándose, o por personas contratadas para tal fin. Es necesario que los auditores entiendan su tarea y sean competentes para llevarla a cabo. Deben tener experiencia y conocimiento de las normas y sistemas pertinentes que están auditando para poder evaluar el desempeño e identificar las deficiencias. Conviene que estén familiarizados con los requisitos establecidos en la legislación pertinente. Adicionalmente, deben conocer y tener acceso a las normas y guías autorizadas pertinentes para el trabajo en el que están comprometidos.

El resultado final de una auditoria del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente debe incluir la evaluación detallada de la efectividad y cumplimiento de los procedimientos y debe proponer las acciones correctivas necesarias.

Los resultados se deben registrar e informar oportunamente a la gerencia. Igualmente se debe retroalimentar a todas las partes pertinentes para que se ejecuten las acciones correctivas lo más pronto posible.

Se debe establecer un plan de acción y seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas, tanto de las auditorias internas, como las realizadas por el Consejo Colombiano de Seguridad. Este plan, en donde se establecen las fechas de cumplimiento, debe ser acordado con las personas responsables de ejecutarlo.

En reuniones de tipo gerencial se deben revisar los hallazgos de las auditorias, analizarlos y establecer las acciones del caso.

Podría utilizar como modelo del formato para hacer la auditoría el formato de auditorias que utiliza el Consejo Colombiano de Seguridad.

Lección 2

AUDITORÍA

Es un Proceso sistemático documentado de Verificación para obtener y evaluar en forma objetiva la Evidencia que permita determinar si las actividades y los resultados relativos al Sistema de Gestión cumplen con los Criterios de la auditoría, si estos se aplican en forma efectiva y si son aptos para alcanzar los objetivos y para comunicar los resultados de este proceso al cliente.

• Es un “Brazo del Gerente” como elemento del Proceso de Gestión.

• Evalúa tanto el desempeño como la eficiencia/eficacia de una organización o parte de ella. Ayuda a la dirección en la valoración objetiva de la organización y de sus ejecutivos mediante un análisis crítico constructivo.

• Se Centra en los Objetivos Estratégicos de la empresa, Intenta determinar hasta que punto se han logrado.

• Apunta al futuro, evalúa las fortalezas y Debilidades para mejorar la capacidad de la empresa para hacer frente con éxito a los cambios. afrontar los cambios.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia, contra los cuales el auditor compara las evidencias recolectadas.

Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos u otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y son verificables.

Las evidencias de la auditoría pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Verificación

Confirmación mediante examen y aporte de evidencia objetiva que se ha cumplido con los criterios de auditoría.

Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría.

Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades para la mejora.

Conformidad

La organización ha implementado las disposiciones prescritas en el estándar apropiado.

No Conformidad

No llenar totalmente los requerimientos especificados.

Conclusiones de la auditoría

Resultados de una auditoría, proporcionados por el equipo auditor después de la consideración de los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos de la auditoría.

Cliente de la auditoría

Organización o persona que solicita una auditoría.

El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos contractuales o reglamentarios para poder solicitar una auditoría.

Auditado

Organización objeto de una auditoría.

Auditor

Persona con la competencia para realizar una auditoría.

Equipo auditor

Uno o más auditores que realizan una auditoría, ayudado por expertos técnicos, si es necesario.

Un auditor del equipo auditor se designa como auditor líder del equipo o líder.

El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Experto técnico

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

Los conocimientos o las experiencias específicos son aquellos que se relacionan con la organización, proceso o actividad objeto de la auditoría así como con el idioma o referencias culturales.

Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor.

Programa de auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico.

Un programa de auditoria incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.

Plan de auditoría

Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una aud

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