El instrumento jurídico que las crea

r...

una organización obedece a sus necesidades específicas de trabajo, en función de los siguientes factores:

Internos

• El instrumento jurídico que las crea.

• La desagregación de funciones derivadas de su base legal.

• La determinación de objetivos y programas.

• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.

• La traducción en procedimientos, y por ende, en operaciones de las actividades.

• La definición de estrategias.

• El proceso de toma de decisiones.

Externos

• Por cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones tendientes a la globalización.

• Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

• En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

3.- DISEÑO

Preparación de una forma considerando su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizará, número de copias, usuario (s) y resultados esperados.

Elementos funcionales

Identificación

• Logotipo de la organización.

• Titulo.

• Fecha.

• Numero de hoja.

En los dos puntos anteriores se puede incluir, si es un cambio, la fecha y número de hoja que sustituye, según el tipo de documento, estudio o proyecto de que se trate.

• Nombre de quien la elabora, revisa y/o autoriza.

• Clave de la forma.

• Secuencia de datos (figura 2.1)

• Cuerpo (datos principales).

• Instrucciones al pie o en el dorso, o colocación de números entre paréntesis en cada espacio a llenar y se anexa el instructivo (figura 2.2).

[pic]

Condiciones para su llenado

Manual

Requiere de espacios adecuados para lograr que la información que quede suficientemente clara y evite errores de interpretación.

En máquina

El espaciado debe estar en relación directa y adecuado a la escritura de una maquina de escribir, aunque no existía una estandarización de este equipo.

En impresoras de equipo de cómputo

Este tipo de reproducción no debe de representar problemas, ya que las formas deben haber sido creadas a través de la computadora desde un principio. En caso contrario, se puede usar un scanner para capturarlas y darlas de alta en disco.

Clases de formas

De línea

Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos por líneas para vaciar los datos variables como se muestra en el formato.

De columnas

Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte superior de la siguiente forma.

[pic]

De casillas

Es una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se coloca la información, como se muestra a la derecha.

Combinado

Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para su llenado, según la necesidades, como se muestra en la siguiente figura.

Visualización

Para que una forma facilite su comprensión y utilización es necesario que cubra los siguientes requisitos:

Unidad

Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen homogénea y proporcional, es de suma importancia que los formatos tengan un formato de unidad, con el objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por otra parte para que los formatos tenga validez legal es necesario que cuenten ellos con la información necesaria pero sobre todo que siempre se ubiquen dichos datos en el mismo lugar para los formatos

[pic]

División modular

El módulo permite ordenar y estandarizar los datos en función de la saturación de la forma, por lo que debe ponerse especial atención en la conservación de su tamaño y colocación, lo cual permite apreciar mejor los datos y aprovechar los espacios en forma más racional.

Claridad

Una distribución correcta y accesible facilita la comprensión para el llenado y utilización de los datos, es necesario evitar los formatos que no tengan una distribución de columnas, y de la misma forma los espacios definidos para cada campo de datos, prever el espacio suficiente para dar una mejor redacción.

Agrupación y jerarquización

La distribución de datos en una forma debe efectuarse de acuerdo con su importancia y utilidad, tomando en cuenta la naturaleza general o especifica de los datos.

Saturación

La delineación de una forma debe prever sólo la integración de los datos requeridos para su complementación, lo cual evita que se recargue en exceso.

Movimiento

La distribución lógica en una forma facilita su llenado por medio del movimiento en espiral, lo cual imprime una dinámica, ágil a su contenido, esto implica diseñar formatos que de forma muy dinámica permitan el llenado continuo de la información, nunca desorientando la dirección de escritura.

Ritmo

La distribución de datos en una forma debe contar con un ritmo que permita a un lector o usuario percibir su secuencia.

Imagen residual

La estructura de una forma debe ser tan versátil que permita agregar diversos recursos de apoyo y de imagen, los que permiten fijar en la memoria del usuario determinado tipo de mensaje y/o información.

Selección de producto y presentación

Hojas extras

Son hojas simples sin papel carbón intercalado, que se pueden incluir sueltas o en block.

Juegos engomados

Conjunto individuales de dos o más partes engomadas entre si mediante un talón, las cuales son de papel bond, que llevan una hoja de papel carbón, intercalada, la cual no se mueve debido al pegamento.

Juegos individuales con papel carbón intercalado

Conjunto de dos o mas copias engomadas entre sí, con un talón, con el papel carbón intercalado también engomado.

Formas continuas

Son formas que usualmente se utilizan en equipos de cómputo, que pueden o no tener papel carbón intercalado, cuyas medidas pueden variar según su objeto y tipo de impresora.

Elementos materiales

Papel

Como materia prima base de una forma, es conveniente considerar el tipo de uso que se le va dar, el número de copias deseadas, la clase de impresión a que se le someterá y a cómo se archivará. Por lo tanto su peso, grosor y medidas son factores que determinan su calidad y consistencia.

Tintas y carbones

Elementos que complementan la concepción y desarrollo de la imagen de una forma.

De presentación

Definida la composición material de una forma hay que revisar su estructura en cuanto a medios de expresión y funcionalidad.

Sistemas de cómputo

El desarrollo de instrumentos para el manejo de formas en las organizaciones depende en buena medida de los recursos destinados para su crecimiento en función de la programación y sistemas de apoyo vía computadora a la administración general.

Entre los elementos de esta naturaleza más Útiles para direccionar esta tarea se pueden mencionar:

Programación orientada al objeto. A través de ella, las formas, tratadas como objetos, se pueden codificar como módulos para después ser reutilizados.

Base de datos. Programa puente para estructurar, recuperar, simplificar, actualizar, y/o eliminar formas o datos en ellas.

Cliente/servidor. Sistema por medio del cual se puede acceder vía computadora (cliente) a una computadora central (servidor). Este procedimiento puede acceder y salvaguardar las formas con un alto margen de seguridad, además de permitir el trabajo de más de un usuario en forma paralela.

Intercambio electrónico de datos. Proceso interactivo para el manejo de formas de computadora a computadora.

Correo electrónico. Servicio para intercambiar información, que permite agilizar el desplazamiento de formas.

Redes. Interconexión de computadoras y componentes de un sistema que permiten el manejo e intercambio de información compartiendo recursos. Esta herramienta permite operar en la misma área geográfica, o en áreas distintas.

Otras. Sistemas operativos o ambientes de trabajo que permiten el manejo de formas a través de programas o paquetería.

La modalidad de red de redes, mejor conocida como INTERNET puede brindar soporte a todos los sistemas anotados.

UTILIZACIÓN.

Uso normal.

Las formas constituyen un elemento integrante de la dinámica administrativa de cualquier institución. Su uso se vuelve tan generalizado e indispensable que su manejo pasa a ser casi automático, por lo que una modificación a su estructura es un paso natural, el cual no requiere de autorización múltiple o de estudios exhaustivos.

Cambios.

Cuando se presentan modificaciones radicales en los procedimientos o estructuras organizacionales, se hace necesario implantar un proceso más depurado y de mayor contenido técnico para ajustar las formas.

Implantación.

Una vez que se han aprobado y ejecutado los cambios en las formas, es necesario precisar el método más adecuado para implantarlas.

Método instantáneo. Aprobación para utilizar las nuevas formas en la institución a partir de una fecha determinada.

Prueba piloto. Consiste en realizar un ensayo con las nuevas formas con el fin de valorar su utilidad real antes de generalizar su uso en toda la organización.

En paralelo. Representa la utilización simultánea por un tiempo determinado tanto de las formas tradicionalmente usadas como de las nuevas.

Por aproximaciones sucesivas. Corresponde al uso de solo algunas de las nuevas formas para probar su funcionalidad. Una vez consolidado este paso, se adicionan nuevas formas que siguen el mismo proceso, el cual continua hasta finalizar el cambio propuesto.

Combinación de métodos. Alternativa consistente en emplear más de un método para implantar o cambiar una forma o parte de su contenido.

RESPONSABLES DE SU MANEJO Y CONTROL.

Operativamente.

Cada una de las áreas de la institución que utiliza formas para el desahogo de su trabajo diario, y que está familiarizada con su contenido y uso.

En forma especializada.

Pueden ser diferentes instancias relacionadas con las formas; entre otras, están las siguientes:

Nivel directivo.

Personas que por su jerarquía aprueban todos los cambios organizacionales y, por lo tanto, conocen las formas.

Utilidades de apoyo técnico.

Áreas responsables del manejo de papelería, que cumplen la función de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposición conforme a las especificaciones técnicas y materiales de las áreas usuarias, y resguardan archivos en tránsito y definitivos.

Instrumento de control.

Cuestionario para el análisis de formas.

Documento que contiene en forma ordenada y secuencial la relación de componentes e una forma, a través del cual es posible analizar y evaluar su funcionalidad.

Catalogo de formas.

Compendio de todas y cada una de las formas que se utilizan en una organización, relacionados por unidad administrativa, tipo de forma, clave, frecuencia de uso y programa específico al que apoya.

Unidades de almacenamiento

Dispositivos electromagnéticos en los que se puede preservar el inventario de todas y cada una de las formas; ej.: disco óptico. Este tipo de recurso cumple no sólo con la función de control, sino de back up, lo que permite la recuperación de datos en forma precisa y oportuna.

-----------------------

...