Caso 2 Aspire S.A

Universidad Rafael Landívar

Facultad de Ingeniería

Seminario de Casos de Gestión

Módulo 1: Sistemas de Información

Ing. Adolfo E. Galán

Caso #2 Aspire S.A.

Guatemala, 29 de agosto de 2018

ERP ¿Realmente la fórmula del éxito?

Qué está pasando

En Aspire no se tienen centralizados los datos; actualmente se tienen 3 sistemas, uno para el área de facturación, para cobranza y para contabilidad. Esto causaba que fuera difícil que la información llegara en su debido momento y contabilidad tenía problemas consolidando los datos. No se tenía un buen control del inventario.

Además de esto, había ciertos conflictos internamente en la empresa entre distintos departamentos y de ciertos operarios con sus supervisores.

Por estas razones, en la empresa se buscaba implementar un ERP, SAP. Este proyecto estaba estipulado para 3 meses y ahora ya casi hay un año desde que se empezó el proyecto y se debe dar una forma en la que se pueda aplicar este ERP correctamente en la empresa.

A quien

·  Daniel Kaufmann: Director general de la empres.

·  Ing. Marco Antonio Cortéz: Líder de proyecto, Ingeniero en sistemas el cual realizaba cotizaciones y levantaba pedidos de clientes.

·  Lic. Raúl Méndez: Gerente Administrativo.

·  Sonia Casillas: Contadora General.

·  Ing. Carlos Garibay: Jefe del departamento de sistemas, encargado de la instalación y mantenimiento de hardware y software, pero adicionalmente hacia el diseño de publicidad en la computadora y elaboraba manuales.

Debido a que

Debido a que la empresa operaba con tres sistemas diferentes para las áreas de facturación, cobranza y contabilidad, y  el objetivo principal era realizar la toma de decisiones con mayor certidumbre, en tiempo y en forma, ya que era totalmente tedioso para contabilidad poder consolidar los saldos, ocasionando atrasos de más de un mes de forma permanente en su trabajo y poca confiabilidad en los saldos de cuentas de los clientes y en las cantidades de inventario por lo que se requería un control sobre inventarios debido a que la falta de información provocaba fugas en el almacén, no se tenía el control de lo que entraba y salía de la empresa.

Análisis de proyectos IT

1. Viabilidad: el proyecto tiene un gran riesgo de ser una gran pérdida para la empresa, ya que no se implementa de manera correcta y si esto no logra implementarse bien ya no se podrá tener un ERP. Actualmente no se tiene un equipo concreto designado para trabajar esto, se está dejando a una persona para encargarse de todo el proyecto.
2. Apoyo de la dirección general: se tiene un apoyo económico para el proyecto y en temas de ventas como las pequeñas celebraciones para motivarlos. Pero no se tiene un apoyo claro en la implementación del ERP, ya que no se asignan roles, no hay recompensas, etc. para que se haga bien todo el proceso de implementación.
3. Supervisión constante: en Aspire no se tiene una constante supervisión del proyecto, no hay cronogramas ni están claros los objetivos para todas las personas. Solo hay pocas personas encargadas de supervisar un proyecto tan grande.
4. Uso adecuado de tecnología: no se usa adecuadamente la tecnología, parece que los empleados no están motivados a utilizarla y hay resistencia al cambio.

 Se deben implementar mejores controles para que la tecnología se utilice de manera correcta y colocar incentivos que los empleados aprecien para que si acepten el cambio.

1. Innovación: se está innovando dentro de la empresa, pero no es una innovación en el mercado.        Actualmente varias empresas ya utilizan SAP como un ERP. Es algo necesario para la empresa      por su tamaño y por la información descentralizada que se tiene actualmente.
   
   

Estrategia Empresarial y Tecnológica

Aspire S.A de C.V. es una empresa que se dedicó a mantener la exclusividad de la distribución el México de la línea Alemana Stromhertz la cual es una línea de prestigio que produce productos y equipos eléctricos y microscopios por lo que esto lo diferenció inmediatamente sobre sus competidores manejando un importante nicho de mercado por lo que empezaron a trabajar con varios países de Europa y con un catálogo de los productos mexicanos de mejor calidad por lo que era necesario implementar un sistema que les permitiera tener el control el flujo de información sobre cada departamento, por lo que decidieron implementar SAP.

Hechos e inferencias

Problemática

Análisis:

El problema principal es que no se puede llevar a cabo el proyecto. Este problema se da ya que hay factores que no se están tomando en cuenta en la implementación del proyecto dentro de la empresa y no tanto porque el ERP no se adecue correctamente a la empresa.

Los empleados no poseen ninguna motivación para implementar el proyecto ni motivación en trabajar como equipo por los problemas del ambiente laboral, tanto supervisores como operarios. Es por eso que no se preocupan por utilizar bien el sistema y a su vez los supervisores no tienen asignadas tareas de supervisión constante, por lo que todo recae en Marco Cortés o Carlos Garibay cuando cada supervisor debería estar encargado de su equipo para que haya una mejor implementación.

Solución

1. Generación de alternativas

1. Metodología Gung Ho (a la carga)
2. Realizar un plan de riesgos y seguir con los sistemas anteriores
3. Despedir y contratar nuevo persona

1. Solución

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