Actividad 1 Nombre de la actividad: cotización

Diseño Organizacional TI

Segundo informe

Rubén D. Fdez de castro P.

Juan Fawcett Ávila.

Luciano A. De Luque.

Julián Monsalve

Eduardo Ropaín Munive

Docente

Universidad del Magdalena

Ingeniería de sistemas

Santa Marta D.T.C.H

2015-II

Mr. Fish

Actividad 1

Nombre de la actividad: cotización

Descripción: El cliente llega al almacén y dice qué productos está interesado en adquirir, en cuantas cantidades y con cuales especificaciones. El empleado encargado de atender al cliente anota los ítems con las características en una hoja de talonario asignado para esta tarea y agrega los precios correspondientes y a continuación la entrega al cliente quien ya teniéndola en su poder puede decidir ordenar mandar a fabricarlos o visitar otras opciones y en caso tal de preferir la de nuestra empresa regresar y entregar la cotización al encargado para que este le proceda a realizar una factura de compra.

Quiénes realizan la actividad: Las personas encargadas de atender los clientes que llegan al local (Por lo general el propietario).

Qué datos y documentación son necesarios: Los productos que el cliente desea y sus respectivos precios.

Quiénes utilizan la información resultante de la actividad: Los clientes.

Actividad 2

Nombre de la actividad: Facturación

Descripción: El cliente llega al almacén y puede que lo haga con una anterior cotización o quizá venga decidido a pedir sus productos luego de una cotización verbal. El cliente pide la fabricación de sus productos y el encargado anota todos los ítems en la hoja de facturación junto con los datos del cliente y los datos de la compra. Al final el cliente paga por la compra y el encargado le entrega una copia y la empresa se queda con el original. La copia del cliente cuenta con un sello para comprobar su veracidad y la compra sólo podrá ser retirada con la misma.

Quiénes realizan la actividad: Las personas encargadas de atender los clientes que llegan al local (Por lo general el propietario).

Qué datos y documentación son necesarios: Datos personales del cliente, datos de compra y los precios de los ítems comprados, ID de la factura.

Quiénes utilizan la información resultante de la actividad: Los clientes, el administrador y los encargados de la fabricación.

Actividad 3

Nombre de la actividad: Contabilidad

Descripción: El contador de la empresa recibe todos los talonarios de facturación y hace una relación mensual de todas las ventas realizadas para posteriormente realizar la contabilidad de la empresa en Excel. Estos talonarios incluyen los ingresos por las compras como los egresos por compra de materia prima y/o insumos, activos muebles o gastos varios.

Quiénes realizan la actividad: El contador de la empresa.

Qué datos y documentación son necesarios: Facturas de compra, comprobantes de egresos, facturas equivalentes a los egresos.

Quiénes utilizan la información resultante de la actividad: El contador de la empresa y el propietario.

Documentación asociada a la actividad: 

Actividad 4

Nombre de la actividad: Manejo de materia prima

Descripción: El propietario es quien está encargado de que nunca falten los materiales para la fabricación de los productos, por tanto tiene un formato en donde todos los diseñadores o los que fabrican los productos anotan cuáles materiales han usado y la cantidad de los mismos, de esta forma se sabe cuándo hay que comprar más porque se están acabando y además se lleva un control sobre cuánto producto ocupa cada trabajador y que estos correspondan a la realidad para saber si un trabajador está desperdiciando material o lo está ocupando en cosas ajenas a la empresa.

...