Actividad 2 Sistemas De Informacion

DEL APLICATIVO: WORLDOFFICE

Es un software contable, financiero y de gestión, Es para empresas de todos los tamaños y sectores económicos de las principales ciudades de Latinoamérica y Estados Unidos. Empresas comerciales, industriales, de servicios, cooperativas, del sector salud etc.

Cuenta con un gran equipo de profesionales con experiencia y talento en las áreas de ventas, investigación y desarrollo, capacitación y soporte que guían y acompañan a la empresa en todo el proceso de implementación del software.

Estas son algunas de las características técnicas de World Office:

• Sistema Operativo: Windows

• Motor Base de Datos: SQL Server

• Lenguaje de Programación: Visual Basic, Visual Basic .Net

• Tipo Aplicación: Cliente/Servidor

CAPACITACION: Dentro del proceso de capcitaciona la nuevos usuarios o clientes cuenta con un esuqema categorizado asi:

Fase 1: Implementación

World Office ha implementado un sistema personalizado de capacitación e implementación que le permite al usuario implementar el software completamente mediante una conferencia en la cual un asesor de World Office ira explicando, mediante el uso de la información de cada cliente, paso a paso la forma de implementar de manera exitosa el software contable World Office en un 100%.

Los usuarios de World Office siguiendo las sencillas instrucciones que indica el asesor irán parametrizando su base de datos con datos propios. Durante todo el proceso el asesor de World Office respondera las preguntas que puedan surgir.

Fase 2: Sesión de profundización

Sesiones de capacitación de dos o tres horas cada una en donde se trataran temas específicos del manejo del software como Nómina, Producción, Cuentas por cobrar y por pagar, Inventarios, Punto de venta, seguridad etc., los cuales, aunque han sido manejados en la sesión inicial en este caso se profundiza en cada tema brindando un conocimiento avanzado en el manejo del software.

A estas sesiones los usuarios podrán conectarse de forma ilimitada y gratuita. Las sesiones mencionadas en este punto se programan en diversos horarios cada semana brindando al usuario la posibilidad de asistir cuando mas le convenga.

Herramientas:

Para la capacitación e implementación se suministraran las siguientes herramientas:

• Página de Inicio: Herramienta fundamental que poseen los usuarios para el proceso de instalación e implementación del software, mediante videos multimedia se explica paso a paso el procedimiento para instalar, parametrizar e implementar exitosamente el software World Office.

• Página de Capacitación y Preguntas Frecuentes: Principal herramienta de capacitación y soporte que tienen los usuarios debido al gran numero de preguntas y casos resueltos y la posibilidad de formular preguntas que no se encuentren publicadas. Estas preguntas son actualizadas diariamente por Internet.

● Soporte automático las 24 horas del día 7 días a la semana.

● Ingreso permanente sin restricciones cuantas veces lo desee.

● Solo depende de su disponibilidad de tiempo.

● No tiene que desplazarse fuera de las instalaciones de su empresa.

● Facilidad de capacitación a los nuevos usuarios.

● Capacitación ilimitada de usuarios de manera gratuita.

● Actualización diaria de las preguntas frecuentes en Internet.

El soporte sobre las aplicaciones de World Office se prestará gratuitamente durante el primer año de adquisición del software y consta de lo siguiente:

• Soporte vía internet, telefónico, presencial y por conexión remota.

• Contamos con nuestra Página de Capacitación y Preguntas Frecuentes en la cual nuestros clientes podrán consultar una gran base de datos con las preguntas y respuestas más frecuentes formuladas por nuestros clientes adicionalmente podrán formular nuevas preguntas.

Es fundamental que la persona que solicita el soporte haya cumplido con las fases de capacitación e implementación del software.

Requerimientos normales para World Office:

Recurso Desde o Superior

Sistema Operativo Windows 2003, XP SP3, Vista, Windows 7

Procesador 1.6 GHz Doble núcleo

Memoria RAM 2 Gb

Espacio Disco Duro 1024 Mb Al momento de Instalación

Conexión de Red 100 Mbps de Velocidad (Cuando sea más de un equipo)

Conexión a Internet 1000 kbps (para actualizaciones o soporte)

Periféricos Parlantes, Micrófono

Otros Quemador de CD,memoria extraible(para copias de seguridad)

Nuestros productos son 100% compatibles con Windows 7

Riesgos operativos del worldoffice

Pérdida de información o de servicio

Cuando una empresa depende de un software contable, toda pérdida de servicio debido a un apagón energético o de la computadora puede causar una interrupción en el trabajo. Las interrupciones del trabajo pueden detener la entrada de nueva información como así también, el acceso a la ya almacenada. Sumado a esto, si la información no es adecuadamente resguardada, un apagón de la computadora puede generar la pérdida de datos financieros.

Información incorrecta

La información de un sistema contable es sólo válida cuando está ingresada al sistema. Debido a que la mayoría de sistemas requieren de cierta entrada manual de datos, los resultados financieros pueden ser incorrectos a menos de que toda la información ingresada sea revisada. Si hay una tendencia a revisar sólo los reportes financieros o el rendimiento de un sistema contable, podría ser difícil encontrar información incorrecta.

Configuración del sistema

Cada empresa cuenta con aspectos únicos que pueden generar dificultades al intentar adaptar un paquete de software contable genérico a sus necesidades. Aunque la personalización está disponible para muchos programas, puede generar períodos de inactividad y potenciales errores si no está hecha correctamente. Además, a medida que la empresa crece, puede existir la necesidad de cambiar los paquetes de software contable; esto podría causar una gran interrupción, ya que la información debe ser migrada y un nuevo entrenamiento es necesario para el personal.

Costo

Una desventaja del software contable es el costo implicado. Más allá del desembolso para comprarlo, está el costo de mantención, personalización, entrenamiento y hardware de la computadora. Aunque el ahorro de tiempo pueda justificar el costo, para algunos negocios pueden pasar años hasta que la inversión de un software contable se pague a sí misma.

Fraude

La información almacenada electrónicamente puede ser manipulada y fácil de acceder si los controles adecuados y las medidas de seguridad no están bien utilizadas. Los controles estrictos son necesarios para asegurarse de que sólo personal autorizado use el software contable y tenga acceso a los reportes. Ya que la información financiera puede ser delicada y confidencial, usar un software contable se presta al riesgo de fraude.

Figura 1

Riesgos tecnologico

L

a tecnología se vuelve parte de la operación y su funcionamiento no puede aislarse de los demás elementos del proceso; asimismo, todos los integrantes en conjunto tienen un solo objetivo, además de poseer la misma importancia para el logro de los resultados.

Sin embargo, como en todo proceso, existe el factor llamado “riesgo”, pues como su definición lo establece: es la posibilidad de que ocurra un evento y afecte adversamente el logro de objetivos.

Este factor, también está presente en la tecnología y como se puede observar en la figura 2 (pág. sig.), está inmerso dentro de la operación del negocio.

Para tener mayor claridad sobre la relación del riesgo tecnológico con el negocio, se observa el flujo existente en la figura 1, en la que se detallan los vínculos directos entre los componentes de la tecnología, los procesos, el logro de objetivos, el cumplimiento de metas .

Hoy en día existe un concepto llamado “gobierno de TI” que tiene dentro de sus objetivos, además de alinear la tecnología con los procesos del negocio, la administración apropiada de los riesgos.

Administración de riesgos

Para administrar un riesgo hay que entender su significado, si se retoma la definición utilizada sobre el riesgo, y la relacionamos con la tecnología, se puede decir que un riesgo tecnológico: es aquella posibilidad de que ocurra un evento relacionado con la tecnología y que afecte adversamente el logro de los objetivos del negocio.

Por esta razón podemos inferir que Wordoffice tiene como cualquier (TPS) un riesgo inherente dentro de los cuales se clasifican en la tabla 1 y que se clasifican en 5 tipos de riesgo, se considera que dentro de las muchas ofertas del mercado en cuanto a este tipo de aplicativos todos terminan por tener este mismo tipo de riesgos relacionados con la tecnología que repercute en toda la operación y en cada una de las áreas, ver tabla 2.

Entonces surge un cuestionamiento, ¿cuáles son esos tipos de riesgos o eventos a los que estoy expuesto como negocio? Como no existe una clasificación genérica sobre los riesgos tecnológicos, no hay una respuesta específica para esta pregunta. Esto depende de las características de cada una de las compañías, del tipo de tecnología que esté utilizando y de los procesos a los que ésta relacionada dentro de la operación. Por ello, existen algunas guías o bases que se puedenutilizar sobre los riesgos tecnológicos, como la que proporciona el ITGI (Information Technology Governance Institute), ver tabla 1.

Estos riesgos están completamente relacionados con la tecnología y su impacto puede ser directo para el negocio, pues como ya se mencionó: la tecnología es un factor importante para la operación de los negocios. Para demostrar lo anterior, se tomarán como ejemplos los tipos de eventos de riesgo en la operación del negocio, (ver tabla 2, pág. sig.) así como los aspectos de tecnología relacionados (sin ser éstos los únicos existentes, ya que dependen de la operación de cada empresa y de la constante innovación tecnológica que existe).

La decisión de incorporar tecnología en los procesos del negocio, trae consigo la decisión de administrar el riesgo tecnológico correspondiente

Pero no todo es negativo, ya que aunque existen riesgos que pueden llegar a impactar la operación, hay procesos y mejores prácticas que se apoyan en la administración de los mismos, pues como dice un dicho popular: “quien no arriesga, no gana”, y más en la actualidad, donde tomar riesgos es una parte común para las decisiones de las empresas en la búsqueda de alcanzar nuevas metas, perseguir mayores objetivos y ampliar alcances; cada camino trae inmerso su propio riesgo y mientras más ambicioso sea, mayor es el riesgo relacionado.

La frase de arriesgar y ganar es muy utilizada para tomar la decisión y actuar, pues da a entender que no importa la existencia del riesgo ni que se conozcan las consecuencias, lo importante es ganar y ¿por qué hacerlo sólo de esa manera?, el estar conscientes de la existencia de un riesgo y mejor aún, conocer ese riesgo, son aspectos importantes; pero, conocer la manera de tratar (administración) con ese riesgo, proporcionará mayor seguridad para tomar una decisión.

Esto es un factor importante, ya que en ocasiones se corren riesgos de manera irresponsable, que obligan al desarrollo de planes de compensación; y con el paso del tiempo, la aplicación de éstos resulta más costoso que el beneficio inicial de tomar ese riesgo.

Por tal razón, hago énfasis en la importancia que tiene que las empresas consideren a la tecnología y sus riesgos relacionados, con la finalidad de evitar su impacto en los procesos del negocio. Existen dos factores que no deben pasarse por alto al hablar de riesgo: el impacto (efectos que pueda tener para el negocio) y la probabilidad (posibilidad de que ocurra el evento); pues la combinación de estos factores proporcionarán un panorama sobre las consecuencias que pudiera llegar a sufrir el negocio (ver figura 3).

En este punto, se hace referencia a las actividades de administración de los riesgos, en especial a las mejores prácticas enunciadas por la ITGI para realizar este proceso, entre las cuales se pueden señalar los siguientes elementos fundamentales:

Análisis de riesgos. Es la etapa en la que se recopila la información acerca de la exposición de la operación al riesgo tecnológico, con el fin de tomar decisiones y administrar los riesgos de forma apropiada.

Administración de riesgos. Es el monitoreo y tratamiento de los riesgos, con base en la información recopilada de los mismos, mediante el análisis, la identificación y evaluación.

El proceso anterior, se puede ejemplificar a nivel general por medio de la figura 4.

No hay que olvidar, que cada una de estas actividades son claves para el logro de los resultados, y en conjunto forman un flujo para poder administrar de manera adecuada los riesgos. El beneficio que se obtiene de este proceso, es que se puede contar con un tratamiento adecuado (ver figura 5) para cada riesgo relacionado con la tecnología, de tal forma que el riesgo residual —riesgo que prevalece después de su tratamiento— sea menor (ver figura 6, pág. siguiente).

Fuente: Gustavo A. Solís Montes, CobiT User Convention-CobiT y la administración de riesgos

Pero, ¿cómo determinar el impacto que tiene un riesgo tecnológico y la probabilidad de que ocurra dentro de mi proceso de negocio? Este punto del proceso se refiere a la medición del riesgo tecnológico; es decir, ¿qué beneficios proporciona el medir un riesgo?, sólo por mencionar Algunos: contar con bases para estimaciones futuras y tener argumentos necesarios para saber cómo administrar ese riesgo.

Para medir un riesgo tecnológico es importante tener en mente dos palabras: cualitativo y cuantitativo, ya que con cada una de ellas se puede hacer la medición y determinar los valores que proporcionen la severidad del impacto y la probabilidad de ocurrencia.

En el análisis cualitativo se considera la magnitud de las consecuencias relacionadas con el riesgo. Para el caso cuantitativo, éste está relacionado con la cantidad de ocurrencias relacionadas con el riesgo, por lo que, en cada caso, los factores de impacto vs. Probabilidad son propios de cada tipo de medición.

Una vez que se tiene un panorama sobre cómo hacer la medición de los riesgos tecnológicos, también se puede saber que existe un proceso llamado administración del riesgo con el que se podrá dar un tratamiento a cada uno de los casos que se presenten, con base en su impacto y

Probabilidad. Pero, para que todo esto suceda, se debe preguntar, ¿quién va a medir los riesgos tecnológicos? Y ¿de quién es la responsabilidad?, pues si no se tiene esa figura, no es posible cerrar el proceso.

Otros tipos de riesgo que se pueden tener en una empresa como worldoffice son :

• Catástrofes.

• Sistemas o fallos de los equipos.

• Error humano.

• Virus informáticos.

• Huelgas de empleados.

• Fallas en el suministro eléctrico.

• Fuego.

• Terrorismo.

• Desastres naturales.

• Fallas en comunicaciones, transporte o seguridad.

Las empresas están rodeadas de riesgos y cuando se ven afectadas por un imprevisto para el que no está preparada, puede verse forzada a interrumpir su actividad parcial o totalmente.

En este caso, es necesario disponer de las herramientas que le permitan volver al retorno de la situación normal, disminuyendo el impacto del hecho y reduciendo las perdidas en la medida de lo posible.

Para dar una idea de su importancia, citaremos las siguientes cifras del Emergency Management Forum (Estados Unidos):

De cada 100 empresas que afrontan un desastre sin contar con un PCN, el 43% nunca reabre su negocio y desaparece del mercado, el 51% cierra en menos de 2 años y solo el 6% sobrevive a largo plazo.

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