Administración Documental

LA NECESIDADA URGENTE DE IMPLEMENTAR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN NUESTRA SOCIEDAD

La sociedad de hoy en día presenta grandes retos en cuento al manejo que se le da a la información y los documentos. Retos que están relacionados con el auge de la era de la informática y la necesidad de conservar aquellos documentos que surgieron antes de este periodo. Por ello se hace más apremiante para las empresas fortalecer los departamentos en cargados de administrar la documentación, capacitando a sus trabajadores e implementando programas que garanticen la organización de los documentos y su conservación.

La administración documental es el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, a gestionar los documentos de una compañía con la finalidad de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible. Esta definición enmarca de manera general las funciones verdaderas y tangibles de las personas que se dediquen a esta labor, ya que no se puede seguir pensando en acumular documentos y generar más burocracia.

Personalmente considero, que no hay nada más molesto que necesitar la información documental para cumplir con las actividades asignadas y que estas funciones se vean estropeadas porque las empresas o personas encargadas de facilitar la información no tienen una administración de los documentos adecuada.

La razón fundamental por la que decidí tomar el curso sobre los fundamentos básicos de la administración documental es por que pienso que mejorando mis habilidades laborales en el manejo de los documentos no solo obtendré mejores resultados sino que garantizaré que el departamento donde trabajo sea aun más eficiente.

La principal dificultad que se encuentra en la administración documental se hace evidente en los organismos del Estados y la burocracia que se ha generado en donde la consulta de determinados documentos es una tarea dispendiosa y agotadora y a veces infructuosa. Utilizar documentos para desarrollar investigación o para tramites legales se ha convertido en algo desesperanzador ya que no existe una orientación clara de cómo consultar y manejar los documentos. En muchas Universidades públicas los documentos están en el piso sin ningún orden y al necesitar algún papel para trámites estos no se encuentran o nadie da razón de ellos. He aquí la principal preocupación por que las empresas empiecen a gestionar un manejo de los documentos que vaya al ritmo de la sociedad de la inmediatez en la que vivimos.

Frente a estos problemas es importante un sistema integral de documentación que comprenda:

1. La clasificación de archivos: implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa.

2. La descripción de archivos: conjunto de datos que identifican un documento. Aquí deben determinarse los distintos campos, como la ubicación física, la fecha o el contenido.

3. La conservación: Es un sistema en el ciclo vital de los documentos. Estos podrán ser copiados en nuevos soportes, se deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma y mantenimiento del soporte y texto mediante medidas de restauración de los documentos de archivo. Para ello es importante la Trasferencia documental destacando la responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en cada entidad. También se señalan los procedimientos a seguir con miras a realizar la transferencia y tratamiento físico de la documentación para garantizar su conservación.

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