Asistente Administrativo

PAPELES DE COMERCIO

Soportes

Teniendo en cuenta los requisitos legales que son aplicables según el acto de que

se tratase, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes del

origen interno y externo, debidamente fichado y autorizado por quienes

intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos, o

dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en

orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Comprobantes de contabilidad de orden interno

Sirven para registrar operaciones que no afecten directamente a terceros, como el

movimiento de reservas, de diferidos, salidas de inventarios, distribución de costos

y gastos etc., deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación

y cuantía de ella.

Comprobantes de contabilidad de orden externo

Son documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con

terceros, como las facturas de ventas, los recibos de caja, comprobantes de pago,

notas de contabilidad, etc., y deben contener fecha de expedición, número de

serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.

Clasificación de los documentos

1. Documentos Títulos Valores

Factura de venta

Letra de Cambio

Pagaré

Cheque

2. Documentos de Ajustes Contables

Nota de Contabilidad

Nota Débito

Nota Crédito

Recibo de Caja o de Ingresos

Recibo de Consignación o Depósito Bancario

Recibo Depósito o Retiro Cuenta de Ahorros

Comprobante de egreso o Recibo de Pago

3. Documentos de Control Interno

Entrada a Almacén

Requerimientos de Producción

Salida de Almacén

Recibo de Caja Menor

Acta de Asignación

Acta de Devolución

Nómina

Pedido

Factura

Concepto: La factura es un documento fuente que soporta la compra o venta

de un bien o servicio.

Requisitos de la Factura:

1. Denominación expresa de factura de venta: aparecerá expresamente

mencionado que el documento es una FACTURA DE VENTA o FACTURA

CAMBIARIA DE COMPRAVENTA o FACTUTA CAMBIARIA DE

TRANSPORTE (Carácter obligatorio preimpreso).

2. Apellidos y nombres o razón social, Nit (RUT) del vendedor: cuando se refiere

a personas naturales, es indispensable el nombre de dicha persona. (Carácter

obligatorio preimpreso).

3. Tipo de Régimen: se debe indicar si es régimen común o simplificado (Carácter

obligatorio preimpreso).

4. Dirección: se refiere al sitio donde tiene ubicado el establecimiento. (Carácter

opcional recomendable).

5. Fecha de expedición: en la cual se realizó la transacción de la venta (Carácter

obligatorio).

6. Apellidos y Nombres o razón social, C.C. o Nit (RUT) del comprador, (Carácter

obligatorio), dirección y teléfono (Opcional).

7. Discriminación del IVA: en la factura se deberá consignar siempre estos datos

del comprador, aun cuando éste no lo solicite. (Carácter obligatorio).

8. Descripción específica o genérica del artículo vendido o servicio prestado:

campo en el cual se debe discriminar o detallar los artículos o servicios

vendidos.

9. Número de resolución, fecha y rango de la numeración autorizada o habilitada:

se refiere al número de la resolución de la DIAN, con la fecha para establecer

el vencimiento y el rango autorizado de la numeración que imprimirá en una

litografía.

10. Expresión para similar a título valor: una de las expresiones que se le debe

incluir cuando se le quiere dar la calidad de un título valor. (Carácter opcional).

11. Numeración consecutiva: llevar un número que corresponda a un sistema de

numeración consecutiva. (Carácter obligatorio pre impreso).

12. Nombre o razón social y Nit (RUT) del impresor de la factura: el impresor de la

factura tiene la obligación de informar a la DIAN a quienes les ha impreso

factura y además debe incluir su nombre y Nit (RUT) en las facturas que

manufacture. (Carácter obligatorio pre impreso).

13. Valor de la operación: se debe consignar en la factura a cuánto asciende el

valor total de la transacción que se realice. (Carácter obligatorio pre impreso).

14. Calidad del retenedor del IVA: únicamente para los retenedores del impuesto a

las ventas. (Carácter obligatorio pre impreso).

15. Texto publicitario: los servicios o mercancías que se ofrezcan en el negocio, se

pueden anunciar en la factura (Carácter opcional).

Quienes están obligados a expedir factura no cumplan con los requisitos de los

literales a), h), e i) del artículo 617 del Estatuto tributario o cuando en estas no

aparezcan el NIT con el lleno de los requisitos legales, incurrirá en sanción del

uno por ciento (1%) del valor de lo facturado incorrectamente, sin exceder la

sanción de la cifra que para cada año fije el Gobierno Nacional (E.T. Art.652)

¿Quiénes están obligados a expedir factura? (E.T. Art.615):

Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de

comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas,

o enajenen bienes productos de las actividades agrícola o ganadera, deberán

expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada

una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de

contribuyentes o no contribuyente de los impuestos administrados por la Dirección

Nacional de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen máquinas registradoras

el equivalente será el tiquete por ésta.

¿Quiénes no están obligados a expedir factura? (E.T. Art.616, parágrafo 2):

 Cuando se trate de enajenación de activos fijos.

 Los bancos, entidades financieras, corporaciones de ahorro y vivienda.

 Los responsables del régimen simplificado.

Otro modelo de factura de venta para aquellas empresas que tengan productos

con diferente porcentaje de I.V.A. Las empresas pueden modelar su prototipo

de factura según sus necesidades. Deben tenere igualmente todos los

requicitos establecidos anteriormente.

Documentos equivalentes a la factura:

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

 Los tiquetes de las máquinas registradoras.

 Los tiquetes de transporte.

 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos

de pago.

 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de pensiones y de

cesantías.

 Factura electrónica: documento virtual que soporta una transacción de compra

o venta de bienes y servicios en la Internet, transferido bajo un lenguaje

estándar denominado EDIFACT y de un computador a otro.

Recibo de caja:

El recibo de caja es el documento fuente que se realiza para dejar constancia

de los dineros recibidos. Éstos pueden ser en efectivo o en cheque.

Los recibos de caja se contabilizan con débito a la cuenta Caja general, y el

crédito a la cuenta del activo por el cual se cobra, o patrimonio cuando son

aportes a capital.

Por el modelo de causación, todas las ventas facturadas van a cuentas por

cobrar (clientes) y con el recibo de caja, se cancela la cuenta contabilizando al

crédito el valor pagado.

Cuando los socios dan su aporte de capital este se contabiliza con recibos de

caja. Teniendo como documento soporte la escritura pública de constitución.

Comprobante de egreso/ recibo de pago:

Este documento es llamado comprobante de egreso o recibo de pago, es un

documento fuente de la contabilidad que respalda los pagos efectuados en

dinero, sea en cheque o en efectivo.

Este debe tener igual que todos los documentos, original y copia. La empresa

puede realizar las copias que sean necesarias para llevar el control.

La contabilización si va a crédito contra caja si es efectivo o bancos si es en

cheque. La contrapartida va contra la cuenta del pasivo que se adeuda.

El documento soporte de este comprobante, es el número de la factura que se

está pagando. Igualmente la copia del recibo de caja del beneficiario, si este

expide recibo. Además como documento.

Comprobante de egreso/ recibo de pago con huella del cheque:

Los comprobantes de egreso o de pago, tienen un espacio para dejar con el

papel carboncillo o papel químico la copia del detalle escrito en el cheque, este

será un soporte de seguridad ante alguna diferencia en el cambio del cheque.

Notas de contabilidad:

Este documento se utiliza para registrar las operaciones que no tienen soporte

contable. Como los asientos de corrección, de ajustes por inflación, de cierre,

de movimientos de inventarios en producción, causación de la nómina y

demás.

Constitución del ente contable

Apertura de fondos

Apertura de Caja General

Apertura de Caja Menor

Consignaciones

Arqueos de Caja Menor

Conciliaciones Bancarias

Ajuste

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